MANUAL DE USUARIO DEL MÓDULO DE NÓMINA
Versión 2.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ERP Y
DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal del Departamento Financiero y Talento
Humano que utilizará el módulo de Nómina.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-040
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual del módulo de Nómina
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
Fecha de
aprobación
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Esteban Juela
15/10/2017
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 4
Propósito ................................................................................................................................... 4
Alcance ...................................................................................................................................... 4
Definiciones, acrónimos y abreviaturas .................................................................................... 4
Manual de usuario del Módulo de Nómina .................................................................................. 5
Ingreso al sistema ...................................................................................................................... 5
Cambio de clave ........................................................................................................................ 7
Navegación y elementos generales ........................................................................................... 8
Menú principal (1) ................................................................................................................. 8
Chat. .................................................................................................................................. 9
Menú del usuario. ............................................................................................................. 9
Preferencias ................................................................................................................... 9
Mi cuenta de Odoo.com .............................................................................................. 10
Acerca de Odoo ........................................................................................................... 10
Ayuda ........................................................................................................................... 10
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 11
Cerrar sesión ............................................................................................................... 11
Submenús (2) ...................................................................................................................... 11
Área de trabajo (3) .............................................................................................................. 11
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 11
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 12
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 15
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 17
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 17
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 18
Listados ........................................................................................................................ 18
Formularios ................................................................................................................. 20
Funcionalidades del Módulo de Nómina ................................................................................ 23
Gestión de Configuración .................................................................................................... 23
Rol de Pagos .................................................................................................................... 23
Estructura salarial ........................................................................................................ 23
Categorías de reglas de salario .................................................................................... 26
Reglas Salariales .......................................................................................................... 28
Gestión de Rol de Pagos ...................................................................................................... 31
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Roles de Empleado ......................................................................................................... 31
Roles ................................................................................................................................ 32
Detalle de roles ............................................................................................................... 37
Ingresos/Egresos ............................................................................................................. 37
Individual ..................................................................................................................... 37
Masivos ....................................................................................................................... 39
Amortizados ................................................................................................................ 43
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que labora en el Departamento Financiero y
que trabaja en la elaboración de Nómina del GAD Morona.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas
de procesos, entre ellas la elaboración de Nómina. Permite llevar la gestión de todos los
aspectos relacionados con los Roles de Pago, de manera ordenada siguiendo un proceso
basado en las leyes y reglamentos del sector Público.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo de Nómina, se constituye en una guía para facilitar al usuario su
interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales con
confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos a la elaboración de Roles de
Pago. Para revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo
manual.
Se describirán procesos que se realizan en la gestión de nómina y se tratarán temas
relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o cualquier
otro tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Inyección de código
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web y/o manipular su
contenido (Code injection, SQL injection, CSS
Injection, etc.)
LOSEP
Ley Orgánica de Servicio Público
Manipulación de sesión
Técnica para obtener acceso no autorizado a
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
una aplicación web (Session Hijacking,
Session Fixation)
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de programación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Representational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de usuario del Módulo de Nómina
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener
acceso desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá
coordinar directamente con el personal técnico del GAD Morona.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de
usuario, de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de
sistemas del GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede
realizar el cambio de contraseña.
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva.
Una vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña,
el sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se
desplegará el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la
opción seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
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Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
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Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de
licenciamiento, información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de
Odoo. También permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información
técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
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Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a
la parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente.
Adicionalmente en la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD
Morona, el cual, en el caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal
designada para el usuario, en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos
del GAD Morona, presentará una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
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Manual de usuario del módulo de Nómina.
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda
presenta de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la
información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea
buscar y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el
triángulo negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las
coincidencias del criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
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Documento: MU-040
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También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada,
es necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de
triángulo y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se
ubican a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el
usuario y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
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Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean (Si o No)
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta
que el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se
desea eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
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Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y
después revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en
ciertos casos mapas y gráficos estadísticos.
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Imagen 21. Vista tipo Lista
Imagen 22. Vista tipo formulario
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros
que se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la
pantalla, es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y
cuantos registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es
susceptible de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de
acuerdo a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el
sistema automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono
en forma de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o
descendente.
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera
también existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de
todos los registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un
registro, se activa un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 28. Ventana para exportar datos
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la
información que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los
campos con fondo de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los
campos con fondo blanco son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón
y presionamos Agregar, o simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al
hacer esto, el campo se presentará en la parte derecha como campo seleccionado para
exportar. Es posible también eliminar un campo de los seleccionados para Exportar
presionando el botón eliminar o si se quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a
exportar, se debe presionar el botón Borrar todo. En esta misma ventana, es posible Guardar
lista de campos, esto permite agilitar la función de exportar información en el caso de que se
tengan que realizar tareas periódicamente y volver a utilizar únicamente la selección guardada
con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
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los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un
mensaje parecido al siguiente:
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar
los siguientes botones para Grabar la información.
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del Módulo de Nómina
El sistema permite generar, modificar y visualizar roles de Pago, de conformidad con lo que
establece la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP) y el Código de Trabajo, ayuda a agilizar el
proceso de elaboración de Roles de Pago del GAD Morona.
Gestión de Configuración
Este campo le permite al usuario configurar roles de pago de acuerdo a la estructura salarial,
establecer reglas salariales y agruparlas mediante categorías para su uso en todo el sector
público del Ecuador.
Rol de Pagos
Para acceder a esta opción se debe seleccionar la opción Talento Humano. En el submenú
lateral izquierdo encontramos la opción Configuración y el sistema presentará varias opciones
de las cuales vamos a seleccionar Rol de pagos, como se visualiza en la parte izquierda de la
siguiente pantalla:
Imagen: Visualización de la pantalla de Ingreso a la configuración del
submenú Rol de pagos
Dentro del submenú desplegable Rol de Pagos tenemos las siguientes opciones: Estructura
salarial, Estructura salarial jerárquica, Categorías de reglas de salario, Categorías de reglas de
categorías jerárquica, Reglas salariales y Registros de contribución.
Estructura salarial
Este campo le permite al usuario crear diversos tipos de estructuras salariales, que pueden ser
especificadas al momento de crear un contrato de un empleado. Las estructuras salariales
deberían cubrir todas las opciones de contratos que pueda tener el GAD Morona. A manera de
ejemplo se han establecido cuatro tipos de estructura salarial que se describen a continuación:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Estructura Base: Conformada por Remuneración Mensual Unificada, Subsidio Enfermedad,
Fondo de Reserva, Subtotal Ingresos, Descuentos, Préstamo Quirografario, Descuento
Asociación Empleados, Subtotal Egresos, Total.
Rol Empleados: Conformada por las reglas salariales de la Estructura Base más los Aporte
Personal IESS Empleados y Aporte Patronal IESS Empleados bajo LOSEP
Rol Trabajadores Conformada por las reglas salariales de la Estructura Base más los Aporte
Personal IESS Empleados y Aporte Patronal IESS Empleados bajo Código de Trabajo
Pasantes: Formado únicamente por la Remuneración Mensual Unificada
Para crear una nueva estructura seleccione la opción Estructura Salarial que se encuentra en el
submenú Rol de Pagos y presione el botón rojo Crear que se encuentra en la parte superior
izquierda:
Imagen: Visualización de Estructuras Salariales y creación de las mismas
Los campos que se deben llenar dentro de la pantalla de creación de Estructuras Salariales se
presentan en la siguiente imagen:
Imagen: Pantalla de creación de una nueva estructura salarial
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
La información a ingresar es la siguiente:
1. Nombre: Ingrese el nombre de la nueva estructura salarial que se desea crear
2. Referencia: Escriba una referencia de Identificación de la nueva estructura
3. Padre: Hace referencia a que si la estructura salarial va a tomar las reglas de otra
estructura salarial, de tal forma que se pueda crear una estructura base para todas las
posteriores estructuras que se van a ir creando.
Imagen: Pantalla de creación de una nueva estructura salarial – Eliminación de
Estructura Padre
Para agregar las reglas salariales presionamos en Añadir un elemento y seleccionamos con un
check las reglas correspondientes a la nueva estructura, posteriormente presionamos el botón
rojo Seleccionar que se encuentra en la parte inferior izquierda.
Imagen: Agregar reglas salariales a la nueva Estructura.
Una vez que se ha seleccionado las reglas para la nueva estructura se debe presionar el botón
rojo Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Guardar información para crear una nueva estructura salarial.
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Categorías de reglas de salario
Este campo le permite al usuario crear diversas categorías, las cuales permiten agrupar las
reglas de salario en Ingresos, Egresos, provisiones, Ingresos Aportables, etc.
Para crear una nueva categoría seleccione la opción Categorías de reglas de salario que se
encuentra en el submenú Rol de Pagos y presione el botón rojo Crear que se encuentra en la
parte superior izquierda:
Imagen: Visualización de categorías de reglas de salario y creación de las mismas
Los campos que se deben llenar dentro de la pantalla Categorías de reglas de salario se
presentan en la siguiente imagen:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de creación de una nueva Categoría de reglas de salario
La información a ingresar es la siguiente:
1. Nombre: Ingrese el nombre de la nueva categoría de reglas de salario que se desea
crear
2. Código: Escriba un código de identificación de la categoría
3. Padre: Es opcional la elección de una categoría de reglas de salario
Imagen: Pantalla para Ingresar información y guardar la creación de una nueva
Categoría de reglas salariales.
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha llenado los campos para la nueva categoría de reglas de salario se debe
presionar el botón rojo Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea
completar la información, se deberá presionar Descartar.
28
Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en Editar, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla de edición de la categoría de reglas salariales – Ingresos
Reglas Salariales
Este campo le permite al usuario crear los rubros necesarios para el manejo y agrupación de
cuentas para el rol de pagos.
Para crear una nueva regla salarial seleccione la opción Reglas salariales que se encuentra en el
submenú Rol de Pagos y presione el botón rojo Crear que se encuentra en la parte superior
izquierda:
Imagen: Visualización de las reglas salariales y creación de las mismas
Los campos que se deben llenar dentro de la pantalla Reglas salariales se presentan en la
siguiente imagen:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de creación de una nueva regla de salarial
La información a ingresar es la siguiente:
1. Nombre: Ingrese el nombre de la nueva regla de salarial que se desea crear
2. Categoría: Elija la categoría en la que se va a agrupar la nueva regla salarial
3. Código: Genere un Código Único para la nueva regla salarial
4. Secuencia: Digite un número distinto de las demás reglas salariales de acuerdo al
orden de cálculo
5. Activo: Marque el recuadro si es que la regla salarial se encuentra vigente
6. Aparece en el rol: Marque el recuadro si desea que la regla aparezca en el Rol
7. Tipo de rentabilidad: Elija el tipo de rentabilidad a la que pertenece la nueva regla
8. Empresa: Elija el nombre de la institución (GAD Municipal del Cantón Morona)
9. Cuentas para débito: Elija en que momento la cuenta será de débito
10. Cuentas para crédito: Elija en que momento la cuenta será de crédito [2016]
11. Formulario 107: Elija la cuenta de retenciones en la fuente del impuesto a la renta por
ingresos del trabajo en relación de dependencia (403)
Para llenar el menú General de las Reglas de Salario clasifique en condiciones y cálculo:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla para Ingresar información General para el cálculo de reglas
salariales.
Condiciones:
12. Condición Basada en: Debe elegir entre las opciones siempre Activo, Rango y Expresión
de Python.
a. Siempre activo: Activo en todos los casos
b. Rango: Se debe especificar un campo y un valor mínimo y otro máximo
c. Expresión de Python: Es una expresión en lenguaje de programación Python
Cálculo:
13. Código Python: Para realizar el cálculo del valor del Importe elija si es un Importe fijo,
Porcentaje (%) o Código Python (Cuando nos referimos a Código Python el usuario
debe configurar el cálculo de la regla salarial como es el caso del Fondo de Reserva).
Imagen: Pantalla para Ingresar información General para el cálculo de reglas
salariales.
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha llenado los campos para la creación de una nueva regla salarial debe
presionar el botón rojo Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea
completar la información, se deberá presionar Descartar.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en Editar, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de edición de reglas salariales – Fondo de reserva
Gestión de Rol de Pagos
Esta opción le permite al Personal de Talento Humano o Financiero generar roles de pago de
forma personalizada e independiente de acuerdo a los puestos de trabajo, días laborados,
horas extras se deberá entender que el sistema genera Automáticamente los roles de pago
solo con activar al empleado
Para acceder a esta opción se debe seleccionar el menú desplegable con la etiqueta Más en la
parte superior derecha, y elija la opción Talento Humano. En el submenú lateral izquierdo
encontramos la opción Rol de Pagos y el sistema presentará las opciones disponibles: Roles de
Empleado, Agrupación de Roles por mes, Detalle de roles, Ingresos/Egresos
Roles de Empleado
Esta opción le permite visualizar los roles de pago de forma individual de acuerdo a los días
trabajados, horas extras, ausencias, descuentos, entre otros como se muestra en la siguiente
pantalla:
Imagen: Pantalla de Visualización de los Roles de Empleados
Para visualizar el Rol de un empleado haga clic sobre uno de ellos y actualice presionando el
botón rojo de la parte superior izquierda Calcular hoja como se muestra a continuación:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de visualización del rol de uno de los Empleados
Roles
Esta opción le permite crear roles de pago de únicamente marcando con un check a los
empleados que desea generar el rol.
Para crear los roles de pago de los empleados seleccione la opción Roles, presione el botón
rojo Crear que se encuentra en la parte superior izquierda:
Imagen: Pantalla de Visualización de los Roles Generados
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de creación de los Roles de Empleados
La información a ingresar es la siguiente:
1. Nombre: Escriba el nombre con el que se generará el grupo de roles ejemplo (ROL MES
DE SEPTIEMBRE)
2. Período: Elija el período para el cálculo del rol por ejemplo (01/09/2017 - 30/09/2017)
3. Categorías de entradas? Elija las categorías o el grupo de reglas salariales relacionado
con los empleados.
4. Tipo de rol: Elija si el rol es mensual o por los décimos
Para agregar personal a este rol de pagos presione el botón que se encuentra
en la parte superior izquierda, luego de clic en Añadir un elemento y seleccione los empleados
que desea generar el rol, como se muestra en la siguiente imagen:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de selección de empleados para generar los Roles de Pago
Después de marcar con un check a los empleados presione el botón rojo para
cargar la información y finalmente de clic en el botón rojo Generar que se encuentra en la
parte superior izquierda:
Imagen: Pantalla generar empleados a los Roles de Pago
35
Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de visualización de empleados generados
Se tiene la posibilidad de agregar Etiquetas de impresión para el rol de pagos presionando el
botón de la parte superior Colocar etiquetas.
El botón de Calcular Asiento permite visualizar de forma detallada las cuentas de Débito y
Crédito respectivamente como se muestra a continuación:
Imagen: Pantalla de visualización del Asiento Contable
El botón de Contabilizar permite generar un documento presupuestario y el asiento contable,
mismo que le solicita confirmar antes de generar como se muestra a continuación:
Imagen: Confirmar si se desea generar contabilizar
Después de aceptar la contabilización el sistema le genera un detalle de la partida
presupuestaria y un resumen Contable especificando el número de asiento (*195) como se
muestra a continuación:
Imagen: Visualización de la Partida presupuestaria
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Visualización del Resumen Contable
Imagen: Visualización del asiento contable *195
El sistema de también genera el SPI presionando el botón Generar SPI que se encuentra en la
parte superior central como se muestra en la siguiente pantalla:
Imagen: Generar SPI
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Una vez que se ha llenado todos los campos para la elaboración de Roles se debe presionar el
botón rojo Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Detalle de roles
En este campo se puede visualizar todos los roles generados para los empleados, para
visualizar su contenido presione sobre alguno de ellos y el sistema abrirá una nueva pantalla.
Imagen: Visualización del detalle de roles
Imagen: Visualización de un Rol de Pagos
Ingresos/Egresos
Dentro de estos campos se van a incluir ciertas reglas salariales como por ejemplo, Préstamos
Quirografarios, Obligaciones en Ópticas o Centros comerciales. La finalidad específica de esta
función es darle pagando al empleado una obligación mediante una parte de su mismo sueldo.
Individual
Dentro de esta opción se puede agregar reglas salariales por cada empleado, estos valores
serán disminuidos automáticamente del Rol de Pagos, por ejemplo un descuento de $50
sueldo por programa de Navidad.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Para crear un egreso individual presionamos el botón rojo Crear que se encuentra en la parte
superior izquierda como se visualiza a continuación:
Imagen: Pantalla de creación de un Egreso Individual
Imagen: Pantalla de creación de un nuevo Egreso Individual
La información a ingresar es la siguiente:
1. Empleado: Ingrese el nombre del empleado o trabajador que desea crear un Egreso
Individual.
2. Fecha: Seleccionar la fecha que ocurre el Egreso
3. Etiqueta: Escriba una descripción identificativa para este Egreso, por ejemplo Cuota
Navideña
4. Regla Salarial: Elija la regla salarial correspondiente al egreso
5. Valor: Digite el valor de la cuota o pago
Finalmente presione el botón Procesar y luego Guardar como se visualiza en la siguiente
pantalla:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Procesar información para grabar
Imagen: Guardar información
Masivos
Dentro de esta opción se puede agregar reglas salariales de un grupo de empleados, estos
valores serán disminuidos automáticamente del Rol de Pagos, por ejemplo un descuento por
consumo en un centro comercial, para realizar esta acción primeramente se debería tener una
base de datos en formato Excel para cargar al sistema
Para crear un egreso Masivo presionamos el botón rojo Crear que se encuentra en la parte
superior izquierda como se visualiza a continuación:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de creación de un Egreso Masivo
Imagen: Pantalla para ingreso de información de un nuevo Egreso Masivo
La información a ingresar es la siguiente:
1. Regla Salarial: Elija la regla salarial correspondiente al Egreso Masivo
2. Fecha: Seleccionar la fecha que ocurre el Egreso
3. Etiqueta: Escriba una descripción identificativa para este Egreso, por ejemplo pago en
centro comercial
4. Departamento: Ingrese el nombre del departamento de los empleados o trabajadores
que desea crear un Egreso Masivo.
5. Valor: Los valores se deben ingresar en una hoja de Excel
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla Visualización de Base de Datos Excel
Imagen: Pantalla para cargar base de datos formato Excel
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla para importar base de datos formato Excel
Imagen: Pantalla para importar base de datos desde el ordenador
Imagen: Pantalla para importar base de datos formato Excel
Finalmente presione el botón Importar, luego presione el botón Procesar para que avance
hasta un segundo paso y Guardar como se muestran en las siguientes pantallas:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla para procesar base datos en formato Excel Importada
Imagen: Pantalla de una base datos en formato Excel Importada
Amortizados
Dentro de esta opción se puede agregar reglas salariales de un empleado, estos valores serán
disminuidos automáticamente del Rol de Pagos, por ejemplo las cuotas fijas de una
amortización por pagos de Préstamo Quirografario
Para crear un amortizado presionamos el botón rojo Crear que se encuentra en la parte
superior izquierda como se visualiza a continuación:
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Imagen: Pantalla de creación de un Amortizado
Imagen: Pantalla para ingreso de información de un nuevo Amortizado
La información a ingresar es la siguiente:
1. Regla Salarial: Elija la regla salarial correspondiente al Egreso Masivo
2. Empleado: Seleccione el nombre del empleado
3. Fecha: Seleccionar la fecha del Egreso
4. Valor: Digite el valor del monto total del préstamo
5. Número de Pagos: Digite el número de Pagos mensuales del préstamo
Para realizar el cálculo de la amortización presione el botón Calcular líneas
Imagen: Pantalla para calcular la cuota de la amortización
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
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Documento: MU-040
Manual de usuario del módulo de Nómina.
Una vez que se ha llenado los campos presione el botón rojo Guardar para completar la
operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se deberá presionar
Descartar.
