MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE PROVEEDORES
Versión 1.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ERP Y
DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal que utilizará el módulo de Proveedores para
ingreso y actualización de información.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-038
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual del módulo de Proveedores
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
Fecha de
aprobación
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Esteban Juela
15/10/2017
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 3
Propósito ................................................................................................................................... 3
Alcance ...................................................................................................................................... 3
Definiciones, acrónimos y abreviaturas .................................................................................... 3
Manual de usuario del módulo de Proveedores ........................................................................... 4
Ingreso al sistema ...................................................................................................................... 4
Cambio de clave ........................................................................................................................ 6
Navegación y elementos generales ........................................................................................... 7
Menú principal (1) ................................................................................................................. 7
Chat. .................................................................................................................................. 8
Menú del usuario. ............................................................................................................. 8
Preferencias ................................................................................................................... 8
Mi cuenta de Odoo.com ................................................................................................ 9
Acerca de Odoo ............................................................................................................. 9
Ayuda ............................................................................................................................. 9
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 10
Cerrar sesión ............................................................................................................... 10
Submenús (2) ...................................................................................................................... 10
Área de trabajo (3) .............................................................................................................. 10
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 10
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 11
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 14
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 16
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 16
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 17
Listados ........................................................................................................................ 17
Formularios ................................................................................................................. 19
Funcionalidades del módulo ................................................................................................... 22
Gestión de Bancos ............................................................................................................... 22
Gestión de Tipos de cuenta ................................................................................................. 25
Gestión de Proveedores ...................................................................................................... 29
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que ingresa y actualiza información relativa a
Proveedores, cuentas de bancos para pagos a través del SPI y cualquier otro tipo de información
relacionada.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas de
procesos, una de ellas es el simplificar el mantenimiento de Proveedores que se registran en el
sistema.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo de Proveedores, se constituye en una guía para facilitar al usuario su
interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales con
confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos al uso del módulo de
Proveedores. Para revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo
manual.
Se describirán procesos que se realizan para el mantenimiento de proveedores y se tratarán
temas relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o
cualquier otro tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Inyección de código
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web y/o manipular su
contenido (Code injection, SQL injection, CSS
Injection, etc.)
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Manipulación de sesión
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web (Session Hijacking,
Session Fixation)
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de progrmación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Reprsentational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener
acceso desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá
coordinar directamente con el personal técnico del GAD Morona.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de
usuario, de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de
sistemas del GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede
realizar el cambio de contraseña.
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva. Una
vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña, el
sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se desplegará
el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la opción
seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
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Manual de usuario del módulo de Proveedores
Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
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Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de
licenciamiento, información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de
Odoo. También permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información
técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a
la parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente.
Adicionalmente en la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD
Morona, el cual, en el caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal
designada para el usuario, en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos
del GAD Morona, presentará una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda
presenta de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la
información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea
buscar y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el
triángulo negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las
coincidencias del criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada,
es necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de
triángulo y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se
ubican a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el
usuario y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
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Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean (Si o
No)
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta
que el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se
desea eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
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Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y
después revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en
ciertos casos mapas y gráficos estadísticos.
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Imagen 21. Vista tipo Lista
Imagen 22. Vista tipo formulario
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Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros
que se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la
pantalla, es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y
cuantos registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es
susceptible de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de
acuerdo a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el
sistema automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono
en forma de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o
descendente.
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera
también existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de
todos los registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un
registro, se activa un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 28. Ventana para exportar datos
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la
información que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los
campos con fondo de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los
campos con fondo blanco son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón
y presionamos Agregar, o simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al
hacer esto, el campo se presentará en la parte derecha como campo seleccionado para
exportar. Es posible también eliminar un campo de los seleccionados para Exportar
presionando el botón eliminar o si se quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a
exportar, se debe presionar el botón Borrar todo. En esta misma ventana, es posible Guardar
lista de campos, esto permite agilitar la función de exportar información en el caso de que se
tengan que realizar tareas periódicamente y volver a utilizar únicamente la selección guardada
con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
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Documento: MU-038
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los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un
mensaje parecido al siguiente:
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar
los siguientes botones para Grabar la información.
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del módulo
El sistema permite la gestión de proveedores del GAD Morona, información relacionada como
cuentas de bancos para realizar pagos a través del SPI, y en general toda la información
necesaria para el correcto funcionamiento del sistema.
Gestión de Bancos
En esta opción se deberán ingresar y gestionar todos los bancos del sistema financiero
nacional junto con su respectivo código asignado por el Banco Central del Ecuador.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Ventas,
Configuración, Libreta de direcciones, Bancos.
Al seleccionar la opción Bancos se presentará una lista con todos los bancos registrados en el
sistema.
Imagen: Listado de Bancos
Para crear un nuevo Banco presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa al Banco:
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Documento: MU-038
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Imagen: Creación de un nuevo Banco
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre: Nombre del Banco
2. Código de identificador bancario: Código asignado por el Banco Central del Ecuador al
Banco.
3. Información de Dirección: Incluye calles, código postal, ciudad, estado o provincia y
país. Estos datos son opcionales.
4. Información de comunicación: Incluye teléfono, fax y email
5. Activo: Especifica si el banco aparece como activo o no para el sistema
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen: Pantalla de visualización de bancos
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición de bancos
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación de bancos
Gestión de Tipos de cuenta
En esta opción se deberán ingresar y gestionar todos los tipos de cuenta que se pueden utilizar
con el Sistema de Pagos Interbancarios.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Ventas,
Configuración, Libreta de direcciones, Tipos de cuentas.
Al seleccionar la opción Tipos de cuentas se presentará una lista con todas las opciones
disponibles en el sistema.
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Documento: MU-038
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Imagen: Listado de Tipos de cuentas
Para crear un nuevo Tipo de cuenta presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información necesaria:
Imagen: Creación de un nuevo Tipo de cuenta
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre: Nombre del Tipo de cuenta
2. Código: Código asignado por el Banco Central del Ecuador al tipo de cuenta
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
3. Información adicional: La información adicional que se presenta no es necesario
ingresarla ya que no aplica para el GAD Morona.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla de visualización de tipos de cuentas
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
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Documento: MU-038
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Imagen: Pantalla de edición de tipos de cuentas
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
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Documento: MU-038
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Imagen: Pantalla de eliminación de tipos de cuentas
Gestión de Proveedores
En esta opción se deberán ingresar y gestionar todos los proveedores y su información
necesaria para el correcto funcionamiento del sistema.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Administración
financiera, Proveedores, Proveedores.
Al seleccionar la opción Proveedores se presentará la siguiente pantalla. Esta pantalla tiene
tres tipos de vista disponibles: vista kanban, vista lista y vista formulario. El primer tipo de vista
indicado es la que se carga por defecto, sin embargo, es posible cambiar el tipo presionando lo
botones ubicados en la parte superior derecha de la vista. Por defecto, se filtran los registros
de tipo proveedor, como se puede apreciar en el cuadro de búsqueda.
Imagen: Listado de Proveedores, Vista kanban
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen: Listado de Proveedores, Vista lista
Para crear un nuevo Proveedor presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información necesaria:
Imagen: Creación de un nuevo Proveedor
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre: Nombre o Razón Social del proveedor
2. Compañía: En el caso de que el proveedor esté relacionado con una empresa ya
registrada en el sistema
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
3. Tipo de identificador: Puede ser cédula, RUC o pasaporte
4. Cédula / RUC: Se debe ingresar el número de cédula, RUC o pasaporte. Al ingresar la
cédula y si en tipo de identificador esta seleccionado Cedula, el sistema se conectará
con el Registro Civil para obtener el nombre.
5. Tipo de persona: Se debe seleccionar si el proveedor es una persona natural o persona
jurídica.
6. Etiquetas: Los proveedores se pueden clasificar en base a diferentes etiquetas que se
les pueden asignar. Esta clasificación se la puede realizar en base a cualquier criterio
que el usuario final decida.
7. Dirección: Se debe ingresar la calle principal, calle secundaria, Ciudad, Estado o
Provincia, Código postal y País.
8. Sitio web: URL de la página web del proveedor
9. Inscrito en: En caso de que el proveedor sea una persona jurídica se debe ingresar si el
registro fue hecho en el Ministerio o en la Superintendencia
10. Lugar de inscripción: En el caso de que el proveedor sea una persona jurídica.
11. Número de acuerdo/registro: En el caso de que el proveedor sea una persona jurídica.
12. Cédula del representante legal: Número de cédula del representante legal en caso de
que el proveedor sea una persona jurídica.
13. Nombre del representante legal: Nombre del representante legal en caso de que el
proveedor sea una persona jurídica.
14. Posición laboral: O cargo que ocupa en le empresa.
15. Teléfono: Número de teléfono del proveedor.
16. Móvil: Número de teléfono celular del proveedor.
17. Fax: Número de fax del proveedor.
18. Email: Correo electrónico del proveedor utilizado para documentos electrónicos
19. Título: El título del proveedor, por ejemplo: Sr., Sra., Ing., etc.
20. Estado civil del proveedor: Se debe seleccionar el estado civil del proveedor.
21. Cónyuge: Se debe seleccionar el cónyuge del proveedor que tiene que estar
debidamente registrado en el sistema como proveedor.
22. Separación de bienes: Se marca en caso de que el proveedor este casado, pero tenga
un contrato de separación de bienes.
23. Fecha de defunción: Fecha en la que falleció el proveedor
24. Notas internas: cualquier observación que se tenga sobre el proveedor por parte del
GAD Morona.
25. Ventas & Compras: pestaña con el siguiente contenido:
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen: Pestaña Ventas & Compras de Proveedor
a. Comercial: En el caso de que se le asigne un empleado para un trato más
personalizado
b. Cliente: Es caso de que el proveedor sea también un contribuyente o cliente
c. Proveedor: Debe estar marcado ya que le indica al sistema que es un
proveedor
d. Referencia de contacto: Una referencia opcional sobre la forma de contacto
e. Activo: Indica si el proveedor está activo en el sistema.
f. Idioma: Idioma del proveedor
g. No acepta recibir emails: Para indicarle al sistema que no se le pueden enviar
correos electrónicos.
h. Fecha: Fecha de registro
i. Recibir notificaciones por correo electrónico: El tipo de mensaje que llegarán al
correo electrónico del proveedor.
26. Administración financiera: información relativa a la parte financiera:
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen: Pestaña Administración Financiera de Proveedor
a. Tipo de contribuyente: Información para el SRI
b. Última fecha de conciliación completa: Fecha en la que realizó la conciliación
c. Cuenta a cobrar: Cuenta contable para cobrar
d. Cuenta a pagar: Cuenta contable a pagar
e. Plazo de pago de cliente: Obsoleto
f. Plazo de pago proveedor: Obsoleto
g. Total por cobrar: Saldo a cobrar al proveedor
h. Total a pagar: Saldo a pagar al proveedor
i. Crédito concedido: Obsoleto
j. Cuentas de banco: la información obligatoria es Tipo de cuenta bancaria
(ahorros, corriente o virtual), Número de cuenta y Banco
Imagen: Cuentas bancarias de Proveedor
27. Autorizaciones: información relativa a los comprobantes autorizados por el SRI:
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen: Autorizaciones de Proveedor
a. Documento electrónico: Indica si el documento es o no un documento
electrónico
b. Tipo de contribuyente: Catálogo emitido por el SRI
c. Número de autorización
d. Serie emisión: número de serie para el local
e. Serie entidad: número de serie para el punto de venta
f. Desde: Rango inicial de comprobantes autorizados
g. Hasta: Rango final de comprobantes autorizados
h. Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento de la autorización emitida por el
SRI.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
Imagen: Pantalla de visualización de proveedor
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición de proveedores
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
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Documento: MU-038
Manual de usuario del módulo de Proveedores
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación de proveedores
