MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE ADQUISICIONES
Versión 2.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ERP Y
DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
1
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal del Departamento Administrativo que
utilizará el módulo de Adquisiciones.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-037
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual del módulo de Adquisiciones
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
Fecha de
aprobación
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Esteban Juela
15/10/2017
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
2
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 4
Propósito ................................................................................................................................... 4
Alcance ...................................................................................................................................... 4
Definiciones, acrónimos y abreviaturas .................................................................................... 4
Manual de usuario del módulo de adquisiciones ......................................................................... 5
Ingreso al sistema ...................................................................................................................... 5
Cambio de clave ........................................................................................................................ 7
Navegación y elementos generales ........................................................................................... 8
Menú principal (1) ................................................................................................................. 8
Chat. .................................................................................................................................. 9
Menú del usuario. ............................................................................................................. 9
Preferencias ................................................................................................................... 9
Mi cuenta de Odoo.com .............................................................................................. 10
Acerca de Odoo ........................................................................................................... 10
Ayuda ........................................................................................................................... 10
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 11
Cerrar sesión ............................................................................................................... 11
Submenús (2) ...................................................................................................................... 11
Área de trabajo (3) .............................................................................................................. 11
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 11
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 12
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 15
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 17
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 17
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 18
Listados ........................................................................................................................ 18
Formularios ................................................................................................................. 20
Funcionalidades del módulo de Adquisiciones ....................................................................... 23
Gestión de Compras ............................................................................................................ 23
Solicitudes de Compra ..................................................................................................... 23
Aprobar ........................................................................................................................... 26
Certificar .......................................................................................................................... 28
Autorizar .......................................................................................................................... 30
Finalizar ........................................................................................................................... 34
3
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Órdenes de Compra ........................................................................................................ 36
Configuración ...................................................................................................................... 38
Parámetros ...................................................................................................................... 38
4
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que labora en el Departamento
Administrativo y que trabaja en la gestión de compras y adquisiciones del GAD Morona.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas
de procesos, entre ellas la gestión de Compras y adquisiciones. Permite llevar la gestión de
todos los aspectos relacionados con el proceso de compras, de manera ordenada siguiendo un
proceso basado en las leyes y reglamentos del GAD Morona.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo de Compras, se constituye en una guía para facilitar al usuario su
interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales con
confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos de la gestión de Compras.
Para revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo manual.
Se describirán procesos que se realizan en la gestión de Compras y se tratarán temas
relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o cualquier
otro tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Inyección de código
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web y/o manipular su
contenido (Code injection, SQL injection, CSS
Injection, etc.)
IVA
Impuesto al Valor Agregado
Manipulación de sesión
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web (Session Hijacking,
5
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Session Fixation)
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de programación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Representational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de usuario del módulo de adquisiciones
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener
acceso desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá
coordinar directamente con el personal técnico del GAD Morona.
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
6
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de
usuario, de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de
sistemas del GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
7
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede
realizar el cambio de contraseña.
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
8
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva.
Una vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña,
el sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se
desplegará el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la
opción seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
3
2
1
9
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
10
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de
licenciamiento, información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de
Odoo. También permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información
técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
11
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a
la parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente.
Adicionalmente en la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD
Morona, el cual, en el caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal
designada para el usuario, en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos
del GAD Morona, presentará una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
1
2
3
4
5
6
12
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda
presenta de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la
información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea
buscar y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el
triángulo negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las
coincidencias del criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
13
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada,
es necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de
triángulo y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se
ubican a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el
usuario y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
14
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean (Si o No)
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta
que el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se
desea eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
15
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y
después revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en
ciertos casos mapas y gráficos estadísticos.
16
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 21. Vista tipo Lista
Imagen 22. Vista tipo formulario
17
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros
que se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la
pantalla, es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y
cuantos registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es
susceptible de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
18
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de
acuerdo a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el
sistema automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono
en forma de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o
descendente.
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera
también existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de
todos los registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un
registro, se activa un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
19
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 28. Ventana para exportar datos
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la
información que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los
campos con fondo de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los
campos con fondo blanco son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón
y presionamos Agregar, o simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al
hacer esto, el campo se presentará en la parte derecha como campo seleccionado para
exportar. Es posible también eliminar un campo de los seleccionados para Exportar
presionando el botón eliminar o si se quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a
exportar, se debe presionar el botón Borrar todo. En esta misma ventana, es posible Guardar
lista de campos, esto permite agilitar la función de exportar información en el caso de que se
tengan que realizar tareas periódicamente y volver a utilizar únicamente la selección guardada
con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
20
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un
mensaje parecido al siguiente:
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
21
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
22
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar
los siguientes botones para Grabar la información.
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
23
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del módulo de Adquisiciones
El sistema permite organizar el proceso de las compras, de conformidad con lo que establece
la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP (Compras Públicas), con
la finalidad de sistematizar todos los procesos de compras del GAD Morona.
Gestión de Compras
En esta opción se llevará la gestión de compras de manera ordenada desde la necesidad de
realizar una compra en base a una solicitud, hasta concluir con la autorización de la misma,
que deberán seguir todos los procedimientos establecidos en las leyes y reglamentos de
compras públicas.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Compras, en el
submenú lateral izquierdo desplegar la opción Compras y en la parte inferior se encuentran
todos los procesos para realizar adecuadamente una compra.
Dentro del menú Compras se encuentra las opciones disponibles: Solicitudes de Compra,
Aprobar, Certificar, Autorizar, Finalizar y Órdenes de Compra
Solicitudes de Compra
Le permite especificar detalladamente los motivos de la solicitud y quien la está solicitando
Imagen: Vista del modelo borrador de creación de una solicitud de compra
Al seleccionar la opción Solicitudes de Compra se podrá visualizar una ventana modelo
borrador de creación de una solicitud de compra, en la se va a especificar lo siguiente:
1. Elaborado por: El Sistema automáticamente le seleccionará el usuario activo
2. Fecha: El sistema genera automáticamente la fecha al momento de guardar la
solicitud.
3. Código: El sistema le asignará automáticamente un código
24
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
4. Detalle del Requerimiento: Escriba el motivo por el cual se está solicitado la compra en
base a una necesitad.
5. Solicitante: Elija el nombre de la persona que está solicitando la compra
6. Dpto./Unidad Operativa: Elija el departamento para el cual se está solicitando la
compra.
En la parte inferior de este registro tenemos la opción Detalle de productos,
Observaciones e Historial. Para llenar la opción Detalle de productos presione en Añadir
un elemento, los campos que se deben especificar son los siguientes:
7. Producto: Elija el producto que se va solicitar para la compra en el caso de que ya este
creado en el sistema
8. Descripción: Describa detalladamente el producto en el caso de que el producto no
este creado en el sistema
9. Cantidad: Digite el número de unidades que se van a solicitar
10. Características: Defina las características del producto como por ejemplo: color
tamaño, modelo, etc.
Imagen: Ingreso de un producto para la solicitud de compra
Dentro de la opción Observaciones el solicitante tendrá que especificar todas las inquietudes y
observaciones con respecto a esa compra.
25
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Ingreso de las observaciones respecto a la solicitud de compra
En la opción Historial quedará un registro de manera automatizada de todos los procesos
que tuvo esa compra y las fechas de los mismos.
Imagen: Visualización del Historial de la solicitud de compra
Los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el sistema no
permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que se ingrese
información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en Editar, posterior los cambios que se realicen presione el botón
rojo Guardar.
26
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Para pasar al segundo paso del proceso de compra se debe presionar el botón rojo Procesar
ubicado en la parte superior izquierda el mismo que le pedirá confirmar si está seguro de
procesar la solicitud de compra para pasar a una nueva etapa del proceso:
Imagen: Pantalla para procesar la Solicitud de Compra
Imagen: Confirmar el avance a una etapa superior a la Solicitud de Compra
La siguiente imagen representa el flujo del proceso de operaciones que deberá seguir para
realizar una compra:
Aprobar
Es el segundo paso del proceso de compra mediante el cual se Aprueba la solitud por un
funcionario autorizado para realizar esta actividad.
27
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Visualización del registro de las solicitudes de compra por Aprobar
Al seleccionar una de las solicitudes se podrá visualizar una ventana en la cual se aprobará
dicha solicitud al momento de presionar el botón rojo Aprobar de la parte superior izquierda
como se visualiza a continuación:
Imagen: Pantalla para Aprobar la Solicitud de Compra
Misma que le pedirá confirmar si está seguro de aprobar la solicitud de compra para pasar a
una nueva etapa del proceso:
28
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Confirmar la aprobación de la solicitud
Certificar
Es el tercer paso del proceso de compra mediante el cual se Certifica la solitud por un
funcionario autorizado para realizar esta actividad.
Imagen: Visualización del registro de las solicitudes de compra por Certificar
Al seleccionar una de las solicitudes se visualizará la siguiente pantalla:
29
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Pantalla para Certificar la Solicitud de Compra
Antes de certificar la solicitud de compra es obligatorio seleccionar el documento
presupuestario que debe estar creado previamente, para realizar esta acción presione el botón
Editar y seleccione el documento presupuestario correspondiente a determinada compra.
Imagen: Seleccionar documento Presupuestario correspondiente a la
Compra
Una vez que se ha seleccionado el documento presupuestario se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación, a continuación se podrá visualizar una ventana en la cual
se certificará dicha solicitud al momento de presionar el botón rojo Certificar de la parte
superior izquierda como se visualiza a continuación:
30
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Pantalla para Certificar la Solicitud de Compra
Misma que le pedirá confirmar si está seguro de certificar la solicitud de compra para pasar a
una nueva etapa del proceso:
Imagen: Confirmar la certificación de la solicitud
Autorizar
Es el cuarto y último paso del proceso de compra mediante el cual se Autoriza la solitud por un
funcionario con el perfil de realizar Autorizaciones de compra.
Antes de autorizar la solicitud de compra es obligatorio crear una cotización de proveedores,
para realizar esta acción presione el botón Crear Cotización que está ubicado dentro del menú
desplegable Cotizaciones como se muestra a continuación:
31
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Crear Cotización
Una vez que ha presionado el botón Crear Cotización se debe elegir al proveedor que presentó
la cotización y luego presionar en como se muestra a continuación:
Imagen: Seleccionar proveedor para la creación de cotizaciones
Posteriormente el sistema le pedirá confirmar si está seguro de crear la cotización antes de
autorizar la solicitud de compra como se muestra en la siguiente pantalla:
32
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Confirmar la creación de la cotización
Luego presione el botón Editar, seleccione con un check al proveedor en la parte inferior y se
abrirá una pantalla de visualización de la cotización la misma que permitirá seleccionar la
cotización como se muestra a continuación y por último presione el botón rojo de la parte
inferior izquierda Guardar, a continuación las pantallas:
Imagen: Pantalla de Edición para seleccionar la cotización del Proveedor
33
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Visualización de la cotización del proveedor y selección del mismo
Finalmente podrá Autorizar dicha solicitud presionando el botón rojo Autorizar que se
encuentra en la parte superior izquierda como se visualiza a continuación:
Imagen: Pantalla para Autorizar la Solicitud de Compra
Misma que le pedirá confirmar si está seguro de autorizar la solicitud de compra para finalizar
el proceso:
34
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Confirmar la Autorización de la solicitud
Finalizar
Esta opción permite dar por terminado el proceso de la compra, para realizar esta acción
presione el botón rojo Finalizar como se muestra a continuación:
Imagen: Finalizar proceso de Compra
Esta opción le pedirá confirmar si está seguro de Finalizar el proceso de compra:
35
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Confirmar que se desea finalizar el proceso de compra
Al finalizar el proceso de compra se obtendrá una pantalla como la siguiente:
Imagen: Proceso de compra finalizado
Para todos los procesos de la solicitud de compra (Solicitud, Aprobación, Certificación,
Autorización y Finalización) se tiene la posibilidad de descargar e imprimir reportes del estado
en el que se encuentra la solicitud, para realizar esta acción presione el menú desplegable
Print, luego seleccione la opción Solicitud de Compra y el sistema descargará dicho reporte.
36
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Descargar e imprimir reportes del Estado del Proceso de Compra
Imagen: Reporte del Estado de la solicitud de compra
Órdenes de Compra
Esta opción permite visualizar e imprimir todas las órdenes de compra ya finalizadas, siempre
que las órdenes de compra se muestren de color verde, significa que ha finalizado el proceso
de compra a continuación se muestra la pantalla:
37
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Visualización de las órdenes de Compra
Para descargar e imprimir el reporte de alguna orden de compra, primero seleccione la orden
de compra marcando con un check en la parte izquierda, luego presione el menú desplegable
Print y seleccione la opción Orden de Compra, automáticamente el sistema descargará dicho
reporte.
Imagen: Descargar e imprimir el reporte de la Orden de Compra
38
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Imagen: Reporte de la Orden de Compra #OC/2017/00001
Configuración
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Compras y en la
parte lateral izquierda encontrará dicha opción de Configuración
Parámetros
Dentro de esta opción se va a configurar el límite del monto para realizar una compra que
puede autorizar el Director Administrativo para este caso el monto máximo es de $2 000.00.
Para las compras que superen el límite de $2000.00 el único que podrá Autorizar será el
Alcalde o una persona delegada por él.
Para crear esta configuración presione en Parámetros, dentro de esa ventana de clic en el
botón rojo Crear como se muestra a continuación:
Imagen: Creación de parámetros para autorización de compra
39
Documento: MU-037
Manual de usuario del módulo de Adquisiciones.
Los Datos Generales que se deberán ingresar son:
1. Monto Máximo: Digite el monto máximo que puede autorizar dicha persona
2. Usuario Autoriza monto mayor: Seleccione el nombre o el cargo del usuario que puede
autorizar dicho monto
3. Activo: Marque el recuadro si es que el parámetro se encuentra vigente
Imagen: Creación de parámetros para autorización de compra
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
