MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE INVENTARIOS
Versión 2.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ERP Y
DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal del Departamento Administrativo que
utilizará el módulo de Inventarios dentro de Bodega.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-036
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual del módulo de Inventarios
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Esteban Juela
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 4
Propósito ................................................................................................................................... 4
Alcance ...................................................................................................................................... 4
Definiciones, acrónimos y abreviaturas .................................................................................... 4
Manual de usuario del módulo de Inventarios ............................................................................. 5
Ingreso al sistema ...................................................................................................................... 5
Cambio de clave ........................................................................................................................ 7
Navegación y elementos generales ........................................................................................... 8
Menú principal (1) ................................................................................................................. 8
Chat. .................................................................................................................................. 9
Menú del usuario. ............................................................................................................. 9
Preferencias ................................................................................................................... 9
Mi cuenta de Odoo.com .............................................................................................. 10
Acerca de Odoo ........................................................................................................... 10
Ayuda ........................................................................................................................... 10
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 11
Cerrar sesión ............................................................................................................... 11
Submenús (2) ...................................................................................................................... 11
Área de trabajo (3) .............................................................................................................. 11
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 11
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 12
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 15
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 17
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 17
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 18
Listados ........................................................................................................................ 18
Formularios ................................................................................................................. 20
Funcionalidades del módulo ................................................................................................... 23
Gestión de Inventarios ........................................................................................................ 23
Configuración .................................................................................................................. 23
Inventarios ................................................................................................................... 23
Ubicaciones ................................................................................................................. 25
Tipos de operación ...................................................................................................... 26
Tipos de Documento en Bodega ................................................................................. 28
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Productos .................................................................................................................... 29
Operaciones .................................................................................................................... 34
Control de inventario ...................................................................................................... 49
Valoración de inventario actual .................................................................................. 49
Trazabilidad ..................................................................................................................... 50
Movimientos de stock ................................................................................................. 50
Quants ......................................................................................................................... 52
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que labora en el Departamento
Administrativo y que trabaja en la gestión de existencias e inventario del GAD Morona.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas
de procesos, entre ellas la gestión de Inventarios. Permite llevar la gestión de todos los
aspectos relacionados con los Inventarios, ubicaciones en las respectivas Bodegas (Corriente,
Inversión y Programas), Agrupación por categorías, movimientos de stock, etc.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo de Inventarios, se constituye en una guía para facilitar al usuario su
interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales con
confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos de la gestión de Inventarios.
Para revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo manual.
Se describirán procesos que se realizan en la gestión de Inventarios y se tratarán temas
relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o cualquier
otro tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Inyección de código
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web y/o manipular su
contenido (Code injection, SQL injection, CSS
Injection, etc.)
IVA
Impuesto al Valor Agregado
Manipulación de sesión
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web (Session Hijacking,
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Session Fixation)
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de programación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Representational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de usuario del módulo de Inventarios
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener
acceso desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá
coordinar directamente con el personal técnico del GAD Morona.
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de
usuario, de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de
sistemas del GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede
realizar el cambio de contraseña.
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva.
Una vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña,
el sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se
desplegará el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la
opción seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
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Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
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Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de
licenciamiento, información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de
Odoo. También permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información
técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a
la parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente.
Adicionalmente en la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD
Morona, el cual, en el caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal
designada para el usuario, en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos
del GAD Morona, presentará una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda
presenta de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la
información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea
buscar y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el
triángulo negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las
coincidencias del criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada,
es necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de
triángulo y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se
ubican a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el
usuario y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean (Si o No)
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta
que el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se
desea eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y
después revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en
ciertos casos mapas y gráficos estadísticos.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 21. Vista tipo Lista
Imagen 22. Vista tipo formulario
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros
que se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la
pantalla, es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y
cuantos registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es
susceptible de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de
acuerdo a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el
sistema automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono
en forma de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o
descendente.
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera
también existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de
todos los registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un
registro, se activa un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 28. Ventana para exportar datos
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la
información que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los
campos con fondo de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los
campos con fondo blanco son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón
y presionamos Agregar, o simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al
hacer esto, el campo se presentará en la parte derecha como campo seleccionado para
exportar. Es posible también eliminar un campo de los seleccionados para Exportar
presionando el botón eliminar o si se quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a
exportar, se debe presionar el botón Borrar todo. En esta misma ventana, es posible Guardar
lista de campos, esto permite agilitar la función de exportar información en el caso de que se
tengan que realizar tareas periódicamente y volver a utilizar únicamente la selección guardada
con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un
mensaje parecido al siguiente:
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar
los siguientes botones para Grabar la información.
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del módulo
El sistema permite clasificar los Inventarios, de conformidad con lo que establecen las Normas
Técnicas de Contabilidad Gubernamental, con la finalidad de conservar los Inventario del GAD
Morona de manera agrupada, ordenada, codificada y sistematizada.
Gestión de Inventarios
Configuración
En esta opción se deberá configurar la clasificación de Inventarios, agrupación por categorías
ubicaciones, tipos de Operación entre otros que el GAD Morona utiliza y que además están
regulados por el Ministerio de Finanzas para su uso en todo el sector público del Ecuador.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Administrativo,
en el submenú lateral izquierdo desplegar la opción Gestión de Inventarios y en la parte
inferior se encuentra dicha opción Configuración
Dentro del desplegable Configuración se encuentra las opciones disponibles: Inventarios,
Ubicaciones, Tipos de Operación, Tipos de Documento en Bodega y Varios.
Inventarios
Le permite clasificar el inventario para cada almacén o bodega del grupo Corriente e Inversión
Al seleccionar la opción inventarios se podrá visualizar la configuración del mismo como se
presenta en la siguiente pantalla:
Imagen: Listado Inventarios Configurados
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Para crear una nueva configuración de Inventarios presionamos el botón rojo Crear. Al realizar
esta acción se desplegará una ventana que le permite crear un nuevo tipo de Bodega para
Inventario:
Imagen: Creación de un nuevo tipo de Bodega para inventario.
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre del almacén: Escriba un nombre para identificar al nuevo almacén
2. Nombre corto: Nombre corto usado para identificar su almacén
3. Dirección: Elija la dirección en la que se encuentra el nuevo almacén.
Para todas las opciones siguientes se deberá entender que los campos que tienen de fondo el
color azul son datos obligatorios, es decir que el sistema no permitirá que se realice la
grabación de la información exitosamente a menos que se ingrese información en cada uno
de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en Editar, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Pantalla de edición de la configuración de Inventarios
Ubicaciones
Al seleccionar la opción ubicación se podrá visualizar la configuración del mismo como se
presenta en la siguiente pantalla:
Imagen: Listado ubicaciones configuradas
Para crear una nueva configuración de ubicaciones presione el botón rojo Crear. Al realizar
esta acción se desplegará una ventana que le permite crear una nueva ubicación del
Inventario:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Creación de una nueva ubicación del Inventario.
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre ubicación: Escriba un nombre para su ubicación (Stock)
2. Ubicación padre: Elija la bodega a la que pertenece en el caso de que sea así, de no
pertenecer a ninguna otra bodega deberá quedar en blanco.
Información adicional
3. Tipo Ubicación: Elija de entre las ubicaciones proporcionadas por el sistema
4. Propietario: Elija el nombre del Propietario o responsable de la ubicación
5. ¿Es una ubicación de chatarra?: Marque la casilla en caso de ser una ubicación para
inventario chatarra.
6. Activo: Marque la casilla en caso de estar activa la ubicación
Localización
7. Pasillo (X): Escriba el número de Pasillo
8. Estantería (Y): Escriba el número de Estantería
9. Altura (Z): Escriba el número de altura
10. Código de barras de ubicación: Escriba el número del código de barras de ubicación
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Tipos de operación
Al seleccionar la opción tipos de operación se podrá visualizar la configuración del mismo
como se presenta en la siguiente pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Listado de los tipos de operación configurados
Para crear una nueva configuración relacionada a los tipos de operación presione el botón rojo
Crear. Cuando se cree una nueva ubicación, automáticamente se crearán nuevos registros en
esta sección, por lo que en esta sección prácticamente no se deberá modificar nada. Al
presionar el botón, se desplegará una ventana que le permite crear un nuevo tipo de
operación:
Imagen: Creación de un nuevo tipo de operación.
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre del tipo de Movimiento de Inventario: Escriba el nombre del tipo de
Movimiento de Inventario
2. Secuencia de la referencia: Elija la secuencia de la referencia que deberá estar creada
en la sección de secuencias del sistema
3. Gestión Inventario: Elija el tipo de Gestión de Inventario
4. Tipo de operación: Elija el tipo de Operación
5. Tipo de Movimiento de Inventario para las devoluciones: Elija el tipo de Movimiento de
Inventario para las devoluciones
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Ubicaciones
6. Ubicación origen por defecto: Seleccionar la ubicación de origen por defecto para la
operación
7. Ubicación destino por defecto: Seleccionar la ubicación de destino por defecto para la
operación
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Tipos de Documento en Bodega
Al seleccionar la opción tipos de documento en bodega se podrá visualizar la configuración del
mismo entre ellas tenemos Inventario Inicial, Oficio, Factura, guía de remisión y otros como se
presenta en la siguiente pantalla:
Imagen: Visualización de los tipos de documento en bodega configurados
Para crear una nueva configuración relacionada a los tipos de documento en bodega presione
el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se desplegará una ventana que le permite crear
nuevos tipos de documento en bodega:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Creación de un nuevo tipo de documento en bodega - Factura.
Dentro de la opción documento se debe digitar el nombre en este caso un Factura, una vez
que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar para
completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se deberá
presionar Descartar.
Productos
Dentro de este campo se van a crear los productos y configurar las categorías y variantes del
mismo.
Categorías de producto
Permite agrupar una cierta cantidad de existencias similares destinados para gasto Corriente,
Inversión en Obra y para programa.
Al seleccionar la opción Categorías de producto se podrá visualizar los grupos de productos o
existencias ya configurados, a continuación se presenta en la siguiente pantalla:
Imagen: Visualización de las categorías de producto configurados
Para crear una nueva categoría de producto presione el botón rojo Crear. Al realizar esta
acción se desplegará una ventana que le permite generar una nueva categoría de producto:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Creación de una nueva categoría de producto.
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre: Escriba el nombre de la Categoría
2. Categoría padre: En el caso de que la categoría pertenezca o sea una subdivisión de
otra categoría.
3. Tipo de categoría: En el caso de ser una categoría que tenga subdivisiones deberá
seleccionarse Vista. En otro caso deberá seleccionar Normal.
Logística
4. Rutas: Elija la Ruta de entre las proporcionadas por el sistema por ejemplo BODEGA
GENERAL CORRIENTE. Las siguientes rutas se aplicarán a los productos en esta
categoría teniendo en cuenta las categorías padre.
5. Forzar estrategia de retirada: No utilizado
Propiedades contables
6. Cuenta de ingreso: Cuenta contable de ingreso para el registro contable de todos los
productos que pertenezcan a esta categoría
7. Cuenta de gasto: Cuenta contable de gasto para el registro contable de todos los
productos que pertenezcan a esta categoría
Propiedades contables del inventario
8. Cuenta entrada stock: Cuenta contable para la entrada de stock de todos los productos
que pertenezcan a esta categoría
9. Cuenta salida stock: Cuenta contable para la salida de stock de todos los productos
que pertenezcan a esta categoría
10. Cuenta de valoración: Cuenta contable para la valoración de todos los productos que
pertenezcan a esta categoría
11. Diario de inventario: Diario con el cual se registrarán todos los movimientos contables
en esta categoría.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Productos
Permite crear nuevos productos o existencias y visualizar la base de datos de todos los
productos que se van a utilizar en el GAD Morona
Al seleccionar la opción productos se podrá visualizar aquellos que ya se encuentran creados
como se presenta en la siguiente pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Visualización de los productos creados. Vista Kanban
Para crear un nuevo producto presione el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana que le permite crear un nuevo producto:
Imagen: Creación de un nuevo producto
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre del producto: Escriba el nombre del nuevo producto
2. Puede ser vendido: Marque la casilla si es que el producto está clasificado para la venta
3. Puede ser Comprado: Marque la casilla si es que el producto está clasificado para la
compra
Información
4. Tipo de producto: Elija el tipo de producto de entre las opciones presentadas por el
sistema
5. Precio de venta: Coloque el precio en el que se venderá el producto o existencia
6. Activo: Marque la casilla en caso de estar activo el producto
7. Código EAN13: Digite el Código EAN13 en caso de que el producto tenga un código de
barras
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
8. Referencia Interna: Digite el número de referencia interna que tiene cada institución
Abastecimientos
9. Método costo: Elija de entre las tres opciones proporcionadas por el sistema
(Promedio, Real o estándar) en el caso del GAD Morona se debe utilizar el Promedio
10. Precio Costo: Este costo promedio es calculado automáticamente por el sistema en
base a todos los movimientos que se registren.
A continuación se muestra el registro:
Imagen: Creación de un nuevo producto - Adaptador 38H1045 (DEG STR)
(Abastecimiento)
Inventario: Se detallan las características y ubicaciones del Inventario
Existencias y variaciones esperadas
11. Cantidad Disponible: Este valor se calculará automáticamente por el sistema en base a
los ingresos y egresos registrados en el sistema
12. Entrada: Es la cantidad prevista que va a ingresar en base a las recepciones. El ingreso
está marcado como Listo para transferir, es decir que todavía no se ha completado en
su totalidad el proceso de ingreso, por eso no se registra completamente.
13. Cantidad prevista: Es la suma de la cantidad disponible más la cantidad de Entrada.
Estado
14. Estado: Elija el estado en el que se encuentra el producto entre las opciones
presentadas por el sistema
15. Responsable del producto: Elija el nombre de la persona responsable del producto
Ubicación de almacenamiento
16. Estante: Nombre del estante
17. Fila: Nombre o número de Fila
18. Caso: Número de Caso o bloque
Peso
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
19. Volumen: Volumen del producto
20. Peso bruto: Peso bruto del producto
21. Peso neto: Peso neto del producto
A continuación, se muestra el registro:
Imagen: Creación de un nuevo producto - Adaptador 38H1045 (DEG STR)
(Inventario)
Administración Financiera. En este campo se elegirá la categoría a la que pertenece el
producto y la cuenta de Ingreso y Gasto que se cargará posteriormente
22. Categoría Interna: Elija el tipo de categoría al que pertenece el producto
23. Cuenta de Ingreso: Elija el número de cuenta con el que se registrará el Ingreso por la
venta del producto o existencia.
24. Impuestos contribuyentes: Seleccione los impuestos que se cobrarán por la venta del
producto. Para creación de impuestos revisar el respectivo manual
25. Cuenta de Gasto: Elija el número de cuenta con el que se registrará el gasto por la
compra del producto o existencia.
26. Impuestos proveedor: Seleccione los impuestos que se pagarán al comprar un
producto. Para creación de impuestos revisar el respectivo manual
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
A continuación se muestra el registro:
Imagen: Creación de un nuevo producto - Adaptador 38H1045 (DEG STR)
(Administración Financiera)
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Variante de Producto
Tiene las mismas funcionalidades de la creación de productos con una característica específica
de desglosar un producto en varios sea por colores, tallas, modelos, etc.
Operaciones
En este campo se encuentran clasificadas las operaciones por cada bodega tanto para el grupo
de Corriente e Inversión
Recepción de productos (Ingresos)
Al seleccionar la opción todas las operaciones se podrá visualizar los tipos de operación para
cada bodega tanto de corriente como de inversión como se presenta en la siguiente pantalla:
Imagen: Listado de las operaciones de Inversión y Corriente
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Para visualizar las operaciones de Recepción de cada bodega, presione en la frase “Todas las
operaciones” que se encuentra en la parte interna de cada recuadro, en este caso se
encuentra pintado de amarillo.
Imagen: Ingresar al campo todas las operaciones de Bodega General de
Inversión
Al realizar esta acción, se desplegará una ventana que le permite visualizar todas las
operaciones de Bodega General de Inversión – Recepciones como se muestra en la siguiente
pantalla:
Imagen: Visualización de todas las operaciones de recepción en Bodega
General de Inversión
Para crear nuevas operaciones de recepción en Bodega General de Inversión presione el botón
rojo Crear. Al realizar esta acción se desplegará una ventana que le permite crear:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Creación de una nueva operación de recepción en Bodega General
de Inversión
Dentro de este campo operación de recepción en Bodega General de Inversión se registrará
todas operaciones relacionadas con la entrada de inventario o existencias
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Documento: Elija el tipo de documento (Factura, Oficio, Guía de remisión)
2. Proveedor: Elija el nombre del Proveedor
3. Centro de Costo: Elija el Centro de Costo, en el caso de recepciones no se necesario
4. Responsable: Elija el nombre del responsable
5. Fecha Creación: El sistema le genera automáticamente
6. Doc. Fuente: Anote el número o secuencial del documento fuente que se seleccionó en
Documento
Imagen: Creación de una nueva operación de recepción en Bodega General
de Inversión (Con Datos)
Para llenar este campo Productos que se encuentra en la parte inferior presionamos en Añadir
un elemento y se despliega la siguiente pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Añadir un nuevo producto
Los datos que se deberán ingresar para añadir un nuevo producto son:
1. Producto: Elija el nombre del producto.
2. Cantidad: Digite el número de unidades que se están adquiriendo
3. Precio Unidad: Digite el precio del producto al que se están adquiriendo
4. Descripción: Descripción del producto, por defecto el sistema asigna el nombre del
producto, sin embargo, es posible modificarlo
5. Fecha: Fecha de la recepción del producto
6. Control factura: Este campo es utilizado para especificar si se debe o no generar una
factura junto con su respectiva contabilización. Las opciones posibles son:
a. Facturado: Cuando el ingreso del producto ya fue contabilizado por cualquier
medio
b. Para facturar: Cuando el sistema debe generar una factura para su respectiva
contabilización
c. No aplicable: Cuando no es necesario ningún tipo de enlace contable.
Para guardar la información se debe presionar el botón rojo Grabar & Cerrar para completar la
operación, o si desea agregar un nuevo producto presione Grabar & Nuevo.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación y de forma automática se llenará el campo Subtotal
como se presenta en la siguiente pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Visualización de una recepción
Una vez que se ha completado la información y se ha grabado exitosamente, el sistema crea la
recepción, pero en estado borrador, es decir en un estado en el cual todavía no afecta al
inventario y es susceptible de realizar cualquier cambio o modificación. Para realizar todo el
proceso es necesario completar los siguientes pasos:
1. Marcar por realizar: Cuando la recepción está en estado borrador, es posible presionar
el botón rojo Marcar Por realizar o Cancelar la transferencia. Si se presiona el último, el
sistema cancelará la recepción y no afectará al sistema. En el caso de persionar el
botón rojo, Marcar por realizar, la recepción cambiará al estado Listo para trasferir.
Imagen: Visualización de una recepción en estado Listo para transferir
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
2. Transferencia: Para completar la recepción se debe presionar el botón rojo
Transferencia. Al hacer este proceso el sistema presentará una pantalla para confirmar
las cantidades de los productos registrados en la recepción. En este punto todavía es
posible modificar las cantidades de los productos.
Imagen: Confirmación de cantidad para completar la recepción
3. Al finalizar se deberá presionar el botón Aplicar y la recepción estará completa. El
estado se colocará en Transferido.
Imagen: Recepción finalizada
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
4. En el caso de que se hayan incluido productos con la opción Para facturar, aparecerá el
botón Crear factura, el cual creará una factura en estado borrador en el módulo
contable, con el fin de que el departamento financiero completa la información
necesaria y se realice el registro contable. Al presionar este botón se desplegará la
siguiente pantalla donde se deberá indicar información como el Diario a generar, la
fecha de la factura. Al completar la información se debe presionar Crear.
Imagen: Creación de factura
5. El sistema presentará la factura de proveedor generada en estado borrador, la cual
podrá ser completada por el departamento financiero para su respectiva
contabilización.
Imagen: Factura generada en estado borrador
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Detalle de factura generada en estado borrador
Para descargar e imprimir el ingreso de bodega, presione el menú desplegable Print que se
encuentra ubicado en la parte superior central, seleccione Movimiento, posteriormente
presione Guardar archivo como se muestra en la siguiente pantalla:
Imagen: Descargar e imprimir reporte de las Operaciones de Ingreso de
inventario
El reporte en formato PDF que genera el sistema es siguiente:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Reporte de las Operaciones de Ingreso de inventario
Los pasos para llenar las operaciones de las demás Bodegas son similares a Bodega General
Inversión: Recepciones, es importante aclarar que el GAD Morona solo clasifica la Bodega en
Inversión y Corriente, dentro de las cuales solo permite realizar Recepciones (Ingresos de
Inventario-Compras) y Órdenes de entrega (Egresos de Inventario-Ventas), para todos los
casos le permitirá imprimir un reporte de las operaciones y se deben seguir los mismos pasos
que el anterior.
Para todas las opciones se deberá entender que los campos que tienen de fondo el color azul
son datos obligatorios, es decir que el sistema no permitirá que se realice la grabación de la
información exitosamente a menos que se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Entregas de productos (Egresos)
Al seleccionar la opción todas las operaciones se podrá visualizar los tipos de operación para
cada bodega tanto de corriente como de inversión como se presenta en la siguiente pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Listado de las operaciones de Inversión y Corriente
Para visualizar las operaciones de Entrega de cada bodega, presione en la frase “Todas las
operaciones” que se encuentra en la parte interna de cada recuadro, en este caso se
encuentra pintado de amarillo.
Imagen: Ingresar al campo todas las operaciones de Bodega General de
Inversión
Al realizar esta acción, se desplegará una ventana que le permite visualizar todas las
operaciones de Bodega General de Inversión – Entergas como se muestra en la siguiente
pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Visualización de todas las operaciones de entrega en Bodega
General de Inversión
Para crear nuevas operaciones de recepción en Bodega General de Inversión presione el botón
rojo Crear. Al realizar esta acción se desplegará una ventana que le permite crear:
Imagen: Creación de una nueva operación de entrega en Bodega General de
Inversión
Dentro de este campo operación de recepción en Bodega General de Inversión se registrará
todas operaciones relacionadas con la entrada de inventario o existencias
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Documento: Elija el tipo de documento (Factura, Oficio, Guía de remisión)
2. Proveedor: Elija el nombre del Proveedor
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
3. Centro de Costo: Elija el Centro de Costo
4. Responsable: Elija el nombre del responsable
5. Fecha Creación: El sistema le genera automáticamente
6. Doc. Fuente: Anote el número o secuencial del documento fuente que se seleccionó en
Documento
Imagen: Creación de una nueva operación de entrega en Bodega General de
Inversión (Con Datos)
Para llenar este campo Productos que se encuentra en la parte inferior presionamos en Añadir
un elemento y se despliega la siguiente pantalla:
Imagen: Añadir un nuevo producto
Los datos que se deberán ingresar para añadir un nuevo producto son:
1. Producto: Elija el nombre del producto.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
2. Cantidad: Digite el número de unidades que se están adquiriendo
3. Precio Unidad: Digite el precio del producto al que se están adquiriendo
4. Descripción: Descripción del producto, por defecto el sistema asigna el nombre del
producto, sin embargo, es posible modificarlo
5. Fecha: Fecha de la recepción del producto
6. Control factura: Este campo es utilizado para especificar si se debe o no generar una
factura junto con su respectiva contabilización. Las opciones posibles son:
a. Facturado: Cuando el ingreso del producto ya fue contabilizado por cualquier
medio
b. Para facturar: Cuando el sistema debe generar una factura para su respectiva
contabilización
c. No aplicable: Cuando no es necesario ningún tipo de enlace contable.
Para guardar la información se debe presionar el botón rojo Grabar & Cerrar para completar la
operación, o si desea agregar un nuevo producto presione Grabar & Nuevo.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación y de forma automática se llenará el campo Subtotal
como se presenta en la siguiente pantalla:
Imagen: Visualización de una recepción
Una vez que se ha completado la información y se ha grabado exitosamente, el sistema crea la
recepción, pero en estado borrador, es decir en un estado en el cual todavía no afecta al
inventario y es susceptible de realizar cualquier cambio o modificación. Para realizar todo el
proceso es necesario completar los siguientes pasos:
1. Marcar por realizar: Cuando la recepción está en estado borrador, es posible presionar
el botón rojo Marcar Por realizar o Cancelar la transferencia. Si se presiona el último, el
sistema cancelará la recepción y no afectará al sistema. En el caso de presionar el
botón rojo, Marcar por realizar, la recepción cambiará al estado Listo para trasferir.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Visualización de una entrega en estado Esperando disponibilidad
2. Comprobar disponibilidad: Se debe presionar el botón Comprobar disponibilidad para
continuar con el proceso.
3. Transferencia: Para completar la recepción se debe presionar el botón rojo
Transferencia. Al hacer este proceso el sistema presentará una pantalla para confirmar
las cantidades de los productos registrados en la recepción. En este punto todavía es
posible modificar las cantidades de los productos.
Imagen: Confirmación de cantidad para completar la entrega
4. Al finalizar se deberá presionar el botón Aplicar y la recepción estará completa. El
estado se colocará en Transferido.
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Entrega finalizada
Para descargar e imprimir el ingreso de bodega, presione el menú desplegable Print que se
encuentra ubicado en la parte superior central, seleccione Movimiento, posteriormente
seleccione la opción que desee. El reporte en formato PDF que genera el sistema es siguiente:
Imagen: Reporte de las Operaciones de egreso de inventario
Los pasos para llenar las operaciones de las demás Bodegas son similares a Bodega General
Inversión: Recepciones, es importante aclarar que el GAD Morona solo clasifica la Bodega en
Inversión y Corriente, dentro de las cuales solo permite realizar Recepciones (Ingresos de
Inventario-Compras) y Órdenes de entrega (Egresos de Inventario-Ventas), para todos los
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
casos le permitirá imprimir un reporte de las operaciones y se deben seguir los mismos pasos
que el anterior.
Para todas las opciones se deberá entender que los campos que tienen de fondo el color azul
son datos obligatorios, es decir que el sistema no permitirá que se realice la grabación de la
información exitosamente a menos que se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la
información, se deberá presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
La contabilización de los egresos se la realiza en módulo de contabilidad, para revisar detalles
referirse al respectivo Manual.
Control de inventario
Valoración de inventario actual
Le permite al usuario visualizar las cantidades y el valor total en dólares que dispone en
Inventario como se presenta en la siguiente pantalla:
Imagen: Visualización de la Valoración de Inventario
En la parte superior derecha de la pantalla se puede realizar filtros para agrupar por producto,
categoría o por ubicación, se debe escribir el tipo de filtro y seleccionar como se muestra a
continuación:
50
Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Aplicación de filtros para agrupar los productos.
En esta opción también le permite descargar información en dos formatos: PDF y Excel, para
realizar esta acción presione los botones de color azul PDF o Excel que se encuentran en la
parte superior derecha:
Imagen: Descargar inventario en formato Excel.
Trazabilidad
Movimientos de stock
Le permite al usuario visualizar el historial de movimientos de stock como se presenta en la
siguiente pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Visualización de los movimientos de stock
En la parte superior derecha de la pantalla se puede realizar filtros para agrupar por producto,
categoría o por ubicación, se debe escribir el tipo de filtro y seleccionar como se muestra a
continuación:
Imagen: Aplicación de filtros para agrupar los movimientos por cada producto.
Si damos clic sobre uno de los productos, tenemos la posibilidad de visualizar el historial de
movimientos con sus respectivas fechas, lugares de origen y destino como se visualiza a
continuación:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Visualizar historial de movimientos por cada producto.
En esta opción también le permite descargar información en dos formatos: PDF y Excel, para
realizar esta acción presione los botones de color azul PDF o Excel que se encuentran en la
parte superior derecha:
Imagen: Descargar historial de movimientos en formato Excel.
Quants
Le permite al Usuario visualizar cantidades, ubicaciones, fechas de entrada y el valor total en
dólares que dispone en Inventario como se presenta en la siguiente pantalla:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Visualización de Inventario
En la parte superior derecha de la pantalla se puede realizar filtros para agrupar por producto,
o por ubicación, se debe escribir el tipo de filtro y seleccionar como se muestra a continuación:
Imagen: Aplicación de filtros para agrupar el Inventario.
En esta opción también le permite descargar información en dos formatos: PDF y Excel, para
realizar esta acción presione los botones de color azul PDF o Excel que se encuentran en la
parte superior derecha:
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Documento: MU-036
Manual de usuario del módulo de Inventarios.
Imagen: Descargar inventario en formato Excel.