MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE ACTIVOS FIJOS
Versión 2.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ERP Y
DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal del departamento Financiero que utilizará el
módulo de Activos Fijos.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-035
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual del módulo de Activos Fijos
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
Fecha de
aprobación
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Esteban Juela
15/10/2017
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 4
Propósito ................................................................................................................................... 4
Alcance ...................................................................................................................................... 4
Definiciones, acrónimos y abreviaturas .................................................................................... 4
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos ........................................................................... 5
Ingreso al sistema ...................................................................................................................... 5
Cambio de clave ........................................................................................................................ 7
Navegación y elementos generales ........................................................................................... 8
Menú principal (1) ................................................................................................................. 8
Chat. .................................................................................................................................. 9
Menú del usuario. ............................................................................................................. 9
Preferencias ................................................................................................................... 9
Mi cuenta de Odoo.com .............................................................................................. 10
Acerca de Odoo ........................................................................................................... 10
Ayuda ........................................................................................................................... 10
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 11
Cerrar sesión ............................................................................................................... 11
Submenús (2) ...................................................................................................................... 11
Área de trabajo (3) .............................................................................................................. 11
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 11
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 12
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 15
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 17
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 17
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 18
Listados ........................................................................................................................ 18
Formularios ................................................................................................................. 20
Funcionalidades del módulo ................................................................................................... 23
Gestión de Categorías de Activos Fijos ............................................................................... 23
Gestión de Activos Fijos ...................................................................................................... 27
Activos Fijos ..................................................................................................................... 27
Duplicar Activos ............................................................................................................... 36
Transferencias ................................................................................................................. 36
Bajas ................................................................................................................................ 43
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Gestión de Reportes ............................................................................................................ 49
Ingreso de Activos Fijos ................................................................................................... 49
Tarjeta de Responsabilidad de Bienes ............................................................................ 51
Certificado de No Tener Bienes a Cargo.......................................................................... 55
Gestión de Interfaces Contables ......................................................................................... 57
Generar Factura .............................................................................................................. 58
Generar Asiento .............................................................................................................. 60
Generar Baja .................................................................................................................... 62
Generar Depreciaciones .................................................................................................. 65
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que labora en el departamento Financiero y
que trabaja en la gestión de Activos Fijos de los diferentes bienes que mantiene el GAD Morona.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas de
procesos, una de ellas la Gestión de Activos Fijos. Permite llevar la gestión de todos los aspectos
relacionados con los Activos Fijos, transferencias, bajas, etc.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo de Activos Fijos, se constituye en una guía para facilitar al usuario su
interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales con
confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos de la gestión de Activos Fijos.
Para revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo manual.
Se describirán procesos que se realizan en la gestión de Activos Fijos y se tratarán temas
relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o cualquier otro
tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Inyección de código
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web y/o manipular su
contenido (Code injection, SQL injection, CSS
Injection, etc.)
IVA
Impuesto al Valor Agregado
Manipulación de sesión
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web (Session Hijacking,
Session Fixation)
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de progrmación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Reprsentational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener
acceso desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá
coordinar directamente con el personal técnico del GAD Morona.
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de
usuario, de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de
sistemas del GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede
realizar el cambio de contraseña.
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva. Una
vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña, el
sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se desplegará
el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la opción
seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de
licenciamiento, información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de
Odoo. También permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información
técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a
la parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente.
Adicionalmente en la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD
Morona, el cual, en el caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal
designada para el usuario, en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos
del GAD Morona, presentará una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda
presenta de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la
información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea
buscar y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el
triángulo negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las
coincidencias del criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
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Documento: MU-035
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También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada,
es necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de
triángulo y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se
ubican a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el
usuario y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean (Si o
No)
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta
que el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se
desea eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
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Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y
después revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en
ciertos casos mapas y gráficos estadísticos.
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Imagen 21. Vista tipo Lista
Imagen 22. Vista tipo formulario
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Documento: MU-035
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Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros
que se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la
pantalla, es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y
cuantos registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es
susceptible de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de
acuerdo a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el
sistema automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono
en forma de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o
descendente.
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera
también existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de
todos los registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un
registro, se activa un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 28. Ventana para exportar datos
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la
información que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los
campos con fondo de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los
campos con fondo blanco son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón
y presionamos Agregar, o simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al
hacer esto, el campo se presentará en la parte derecha como campo seleccionado para
exportar. Es posible también eliminar un campo de los seleccionados para Exportar
presionando el botón eliminar o si se quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a
exportar, se debe presionar el botón Borrar todo. En esta misma ventana, es posible Guardar
lista de campos, esto permite agilitar la función de exportar información en el caso de que se
tengan que realizar tareas periódicamente y volver a utilizar únicamente la selección guardada
con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
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los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un
mensaje parecido al siguiente:
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar
los siguientes botones para Grabar la información.
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del módulo
El sistema permite clasificar los Activos Fijos y los Bienes de Control Administrativo, de
conformidad con lo que se establece en las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental,
con la finalidad de conservar los bienes del GAD Morona de manera ordenada, codificada y
sistematizada.
Gestión de Categorías de Activos Fijos
En esta opción se deberán ingresar y gestionar todas las categorías de Activos Fijos que el GAD
Morona utiliza y que además están reglamentados por el Ministerio de Finanzas para su uso en
todo el sector público del Ecuador.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Activos Fijos, en
el submenú lateral desplegar la opción Categorías y el sistema presentará la opción Crear.
Al seleccionar la opción Crear se presentará una lista con todas las descripciones de la
categoría de la cuenta de Activo Fijo disponibles en el sistema.
Imagen: Listado Categorías de Activos Fijos
Para crear una nueva categoría de Activo Fijo presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta
acción se desplegará una ventana con toda la información relativa a Activos Fijos:
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Creación de una nueva categoría de Activo Fijo
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Código: Código único para la cuenta de activo fijo
2. Descripción: Nombre de la cuenta de activo fijo
3. Clasificador: Elija si corresponde a Bienes de larga duración o bienes sujetos a Control
Administrativo
4. Diario: Elija el tipo de Diario que generará en contabilidad para los diferentes
movimientos
5. Cuenta de Activo Fijo: Elija el número de cuenta correspondiente a Activos Fijos
6. Cuenta Inversión Obras: Elija el número de cuenta correspondiente a Activos Fijos de
Obras o Proyectos
7. Cuenta Inversión Programas: Elija el número de cuenta correspondiente a Activos
Fijos de Programas
8. Cuenta x Pagar: Elija el número de cuenta correspondiente a la Cuenta x Pagar de
Administración
9. Cuenta x Pagar Inversión: Elija el número de cuenta correspondiente a la Cuenta x
Pagar de Inversión
10. Cuenta de Depreciación: Elija la cuenta correspondiente para la depreciación del activo
anteriormente seleccionado en “Cuenta de Activo Fijo”
11. Cuenta Gastos Amortización: Elija la cuenta correspondiente para la amortización del
activo anteriormente seleccionado en “Cuenta de Activo Fijo”
12. Cuenta Baja Patrimonio: Elija la cuenta con la que se va a dar de baja el Activo fijo al
finalizar su vida útil o por cualquier otra razón de baja.
13. Cuenta Acreedora Donaciones: Cuenta contable acreedora para el registro de
donaciones
14. Cuenta Deudora Comodato: Cuenta contable deudora para el registro contable de
Comodatos
15. Cuenta Acreedora Comodato: Cuenta contable acreedora para el registro de
Comodatos
16. Número de depreciaciones: Coloque el número de años de vida útil del Activo Fijo
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
17. Prorata Temporis: Indica que el primer asiento de depreciación para este activo tiene
que ser hecho desde la fecha de compra y no desde el primero de enero. Aplica en el
caso de activos fijos que se migraran al sistema y que ya han sufrido depreciación
Propiedades
Imagen: Creación de una nueva categoría de Activo Fijo
Para llenar este campo Propiedades presionamos en Añadir un elemento
18. Nombre: Especifique las características del Activo Fijo por ejemplo (Color, Marca
Modelo, Serie, etc)
19. Obligatorio: Especifique si es obligatorio colocar las propiedades de los activos fijos
20. Prioridad: Establezca una numeración desde 1, 2, 3, etc de acuerdo al nivel de
importancia de la característica del Activo Fijo
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberá presionar Descartar.
Cuando se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el sistema
regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en Editar, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla de edición de Categorías de Activos Fijos
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición Activos Fijos
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, la
tercera de ellas nos permitirá Borrar.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla de eliminación de Activos Fijos
Gestión de Activos Fijos
En esta opción se deberán ingresar todas las características para la creación de Activos Fijos
que el GAD Morona utiliza y que además están reglamentados y previamente definidos por el
Ministerio de Finanzas para su uso en todo el sector público del Ecuador.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Activos Fijos, en
el submenú lateral desplegar la opción Activos Fijos y el sistema presentará las opciones
disponibles: Activos Fijos, Duplicar Activos, Transferencias y Bajas.
Activos Fijos
Al seleccionar la opción Activos Fijos se presentará un registro de todos los Activos generados
anteriormente y en la parte superior las opciones para Crear o Importar Activos Fijos.
Si presionamos el botón Importar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Importar un Nuevo Activo Fijo
La misma nos indica que debemos importar únicamente un archivo CSV (Valores separados por
comas) desde nuestro ordenador, estos archivos son de formato abierto sencillo para
representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas y las filas
por saltos de línea. Para realizar la importación el formato el archivo CSV debe tener cierto
formato para lo cual se deberá coordinar con el departamento de sistemas del GAD Morona.
Para crear un nuevo Activo Fijo presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa a la creación de Activos:
Imagen: Creación de un Nuevo Activo Fijo
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Código: Proporciona el sistema
2. # Ingreso: Proporciona el sistema un número secuencial
3. Descripción: Detalle de forma corrida la razón de la transacción (Compra, donación,
comodato, etc.) incluya el número de factura o comprobante en caso de existir
21. Clasificador: Elija si corresponde a Bienes de larga duración o bienes sujetos a Control
Administrativo
4. Categoría: Elija la categoría a la cual corresponde el activo que se encuentre creando
actualmente
5. Tipo de Ingreso: Elija la razón por la cual un activo está ingresando a la Institución, sea
esta por Compra, Toma física, Donación, Comodato o Carga Inicial
6. Tipo de Gasto: Elija el tipo de gasto al que pertenece el activo sea este Corriente,
Inversión Obras o Inversión Programas
7. Fecha de Adquisición: Coloque el día, mes y año en el que se adquirió dicho activo
8. Doc. Referencia: Especifique el documento de respaldo (Facturas, Oficios,
Memorandos)
9. Proveedor: Especifique el nombre del Proveedor del Activo Fijo
10. Control factura: Elija el estado en el que se encuentra el activo fijo (Facturado, Para
facturar o No Aplica). El estado Facturado significa que ya se generó la factura y por lo
tanto la contabilización también. El estado Para facturar significa que está pendiente la
generación de la factura y por lo tanto la contabilización también. El estado No aplica
es utilizado en el caso de que no sea necesario generar la contabilización del activo por
cualquier razón.
11. Valor de Adquisición: Digite el costo de adquisición (este valor está incluido el valor del
IVA)
12. Tiene IVA?: Especifique si el Activo Fijo tiene IVA o no
13. % IVA: Digite el valor del IVA sea este 12 o 0 (Porcentaje)
14. Valor IVA: Este valor proporciona automáticamente el Sistema
15. Valor de salvaguarda: Proporciona el sistema, corresponde al 10% del Valor de
Adquisición.
16. Valor residual: Proporciona el sistema, corresponde al 90% del Valor de Adquisición.
17. Valor Subtotal: Es la diferencia entre el Valor de adquisición y el Valor del IVA
Propiedades
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Añadir Propiedades del Activo Fijo
18. Dpto. / Unidad Operativa: Elija el Departamento en el que reposará el Activo
19. Responsable / Custodio: Elija el nombre de la persona a quien se le hace responsable
del bien (mediante acta de entrega/recepción)
20. Estado del Bien: Elija el estado en el que se encuentra el Bien (Bueno, Regular o Malo)
21. Número de depreciaciones: Especifique el número de años en que se va a depreciar el
Activo.
22. Prorata Temporis: Indica que el primer asiento de depreciación para este activo tiene
que ser hecho desde la fecha de compra
23. Propiedades Adicionales: Se van a detallar otro tipo de Propiedades que caractericen al
Activo Fijo
Para avanzar con las siguientes opciones debemos Guardar presionando el botón rojo
de la parte superior izquierda.
Componentes
En esta opción se especificarán todos los bienes que formen parte de un Activo, por
ejemplo para Equipo de Computo se deberá incluir Monitor, Teclado, Mouse, etc
Imagen: Añadir Componentes del Activo Fijo
Tabla de depreciación
El sistema genera automáticamente una tabla de depreciación anual con los valores
antes digitados.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Tabla de depreciación
Movimientos Contables
Especifica los movimientos que ha tenido el Activo Fijo a nivel de asientos contables.
Imagen: Movimientos Contables
Historial
Aquí se especifican los traslados del Activo Fijo, por ejemplo (El Mueble de Oficina
pasa desde un funcionario A hacia un funcionario B). También se registran los ingresos
y bajas.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Historial de activos fijos
Observaciones
Especifique cualquier observación que tenga el Activo Fijo
Imagen: Observaciones
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberá presionar Descartar.
Cuando se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el sistema
regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización de los registros anteriores de Activos fijos ya guardados:
Imagen: Pantalla de visualización del Listado de Activos Fijos
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla para editar datos de un Activo Fijo
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, la
cuarta de ellas nos permitirá Borrar.
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Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla de eliminación Activos Fijos
Para generar el reporte del registro y estado de un Activo fijo en formato PDF debemos
presionar en el menú desplegable con la etiqueta Print en la parte central superior de la
pantalla, y presionar la opción Activo Fijo la cual nos permitirá descargar el Reporte en
Formato PDF.
Imagen: Pantalla para generar Reporte de Activos Fijos
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla para descargar Reporte de Activos Fijos
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Reporte de Activos Fijos formato PDF
Duplicar Activos
Esta opción nos permite generar un determinado número de copias de un Activo Fijo
cualquiera, con la finalidad de evitar el pasatiempo de volver a digitar un Activo que mantiene
las mismas características de uno antes registrado.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Activos Fijos, en
el submenú lateral desplegar la opción Activos Fijos y el sistema presentará las opciones
disponibles: Activos Fijos, Duplicar Activos, Transferencias y Bajas, elegimos la opción Duplicar
Activos
Imagen: Pantalla para duplicar Activos Fijos
Para esto elegimos el tipo de Activo Fijo a ser duplicado y el número de veces que
necesitemos. Si deseamos duplicar las propiedades (Marca, Modelo, Serie,etc) y los
componentes (Monitor, Teclado, Mouse, etc) del Activo fijo debemos marcar con un visto los
recuadros
Transferencias
Esta opción nos permite realizar transferencias de un Activo Fijo, desde un funcionario A hacia
un funcionario B.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Activos Fijos, en
el submenú lateral desplegar la opción Activos Fijos y el sistema presentará las opciones
disponibles: Activos Fijos, Duplicar Activos, Transferencias y Bajas, elegimos la opción
Transferencias.
Al seleccionar la opción Transferencias se presentará un registro de todas las Transferencias
generadas anteriormente y en la parte superior izquierda se presentan las opciones para Crear
o Importar Transferencias.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla para visualizar registro de Transferencias
Para crear una nueva transferencia presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa a la creación de Transferencias:
Imagen: Creación de una Nueva Transferencia
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Fecha Creación: Ingrese la fecha en la que se transfirió el Bien
2. Código: Proporciona el sistema un código secuencial
3. Descripción: Detalle brevemente el motivo y por qué se traslada el bien a otro
funcionario o usuario
4. Responsable/Custodio Origen: Elija el nombre o el cargo del funcionario en el que
estuvo anteriormente el Bien
5. Responsable/Custodio Destino: Elija el nombre o el cargo del funcionario al que se le
entrega y se le hace responsable de ese Bien
6. Dpto./Unidad Operativa Destino: Elija el departamento en el cuál reposará ese bien
7. Autorizado por: Elija la persona que autorizó el traspaso de ese bien de una persona A
hacia la persona B.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
8. Observaciones: Especifique cualquier otra observación adicional a las que ingresó
anteriormente en los campos de color azul, si es que el bien incluía complementos, por
ejemplo si fue un Equipo de cómputo, señale que equipos nomás se entregaron
(Monitor, teclado, mouse, cables, etc)
9. Detalle de Activos Fijos: Dentro de este campo seleccionaremos los Activos Fijos a ser
Transferidos a otra persona u otro funcionario.
Imagen: Detalle de Activos Fijos
Para acceder a esta opción presionamos Añadir un elemento y obtendremos una lista de los
Activos fijos que estén registrados al custodio origen y que estén operativos.
Imagen: Visualización de transferencias de este Usuario
Para crear una nueva transferencia debemos seleccionar el o los bienes que estén a cargo del
Responsable/Custodio Origen y deseemos transferir hacia otro destino, dando clic en el
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
recuadro de la parte derecha y finalmente Presionamos el botón rojo Seleccionar
Imagen: Seleccionar Activos Fijos a ser transferidos
Imagen: Seleccionar Activos Fijos a ser transferidos
Finalmente se trasladarán a la Pantalla de creación únicamente los Activos que hemos
seleccionado.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla de visualización de Activos Fijos a ser transferidos
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón Realizar
Transferencia, la misma que se encuentra ubicada en la parte superior izquierda. Nos
preguntará si estamos seguros de realizar esta acción, caso contrario cancele la operación. A
continuación se mostrará esta pantalla:
Imagen: Pantalla de confirmación de Transferencia
Si estamos seguros de realizar la transferencia presionamos Aceptar y finalmente damos clic
en el botón rojo Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea
completar la información, se deberá presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el Editar, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla para Editar o modificar
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, la
tercera de ellas nos permitirá Borrar.
Para generar el reporte del registro de una Transferencia debemos presionar en el menú
desplegable con la etiqueta Print en la parte central superior de la pantalla, y presionar la
opción Transferencia de Activos Fijos la cual nos permitirá descargar el Reporte en Formato
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
PDF.
Imagen: Pantalla para generar Reporte de la Transferencia de Activos Fijos
Imagen: Pantalla para descargar Reporte de Transferencia de Activos Fijos
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Reporte de Transferencia de Activos Fijos formato PDF
Bajas
Los Activos Fijos se dan de baja por diversas razones sean estas (daño total, perdida, robo, etc),
antes de dar la baja a un Bien es necesario que se mantenga cierta evidencia para el caso de
una auditoria, antes de hacerlo debe contar con la autorización del contador, personal
autorizado o por la Máxima Autoridad en el caso de ser un bien de un valor considerable.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Activos Fijos, en
el submenú lateral desplegar la opción Activos Fijos y el sistema presentará las opciones
disponibles: Activos Fijos, Duplicar Activos, Transferencias y Bajas, elegimos la opción Bajas.
Al seleccionar la opción Bajas se presentará un registro de todas las Bajas generadas
anteriormente y en la parte superior izquierda se presentan las opciones para Crear o Importar
Bajas.
Imagen: Pantalla para visualizar registro de Bajas
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Para crear la baja de un Activo Fijo presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa a la creación de Bajas:
Imagen: Creación de la Baja de un Bien
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Fecha Creación: Ingrese la fecha en la que se está registrando en el sistema
2. Código: Proporciona el sistema un código secuencial
3. Descripción: Detalle brevemente el motivo y por qué se está dando de baja el Bien
4. Fecha Baja: Ingrese la fecha en la que se dio de baja el Bien
5. Contabilizar Baja?: Seleccione con un clic en el recuadro para que se contabilice
automáticamente la Baja del Bien
6. Autorizado por: Elija la persona o el Funcionario que Autorizó la baja del Bien
7. Observaciones: Especifique cualquier otra observación adicional a las que ingresó
anteriormente en los campos de color azul, si es que el bien dado de baja incluía
complementos, por ejemplo si fue un Equipo de cómputo, señale que equipos nomás
se dieron de baja (Monitor, teclado, mouse, cables, etc)
8. Detalle de Activos Fijos: Dentro de este campo seleccionaremos los Activos Fijos a ser
dados de baja, para acceder a esta opción presionamos Añadir un elemento que se
encuentra con letras azules en la parte inferior central.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Detalle de Activos Fijos
Posteriormente visualizaremos una lista de los elementos anteriormente ingresados, y
procederemos a seleccionar cual o cuales de esos elementos vamos a dar de baja,
dando click en el recuadro de la parte izquierda y finalmente Presionamos el botón
rojo Seleccionar
Imagen: Visualización de Activos Fijos antes de dar de Baja
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Seleccionar Activos Fijos a ser transferidos
Finalmente después de haber presionado Seleccionar se trasladarán a la Pantalla de creación
únicamente los Activos que deseamos dar de baja.
Imagen: Pantalla de visualización de Activos Fijos que se van a dar de Baja
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón Realizar
Baja, la misma que se encuentra ubicada en la parte superior izquierda. Nos preguntará si
estamos seguros de realizar esta acción, caso contrario cancele la operación. A continuación se
mostrará esta pantalla:
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla de confirmación de Transferencia
Si estamos seguros de realizar la baja del bien presionamos Aceptar y finalmente damos clic en
el botón rojo Guardar para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar
la información, se deberá presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el Editar, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla para Editar o modificar
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, la
tercera de ellas nos permitirá Borrar.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla para Borrar el registro de la baja de un Bien
Para generar el reporte del registro de la baja de un Bien debemos presionar en el menú
desplegable con la etiqueta Print en la parte central superior de la pantalla, y pulsar la opción
Baja de Activos Fijos la cual nos permitirá descargar el Reporte en Formato PDF.
Imagen: Pantalla para generar Reporte de la Baja de Activos Fijos
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Pantalla para descargar Reporte de la Baja de Activos Fijos
Imagen: Reporte de la Baja de Activos Fijos formato PDF
Gestión de Reportes
Esta opción le permitirá obtener reportes del custodio o responsabilidad para cada funcionario
que tiene a su cargo activos fijos.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Activos Fijos, en
el submenú lateral desplegar la opción Reportes y el sistema presentará las opciones
disponibles: Ingreso de Activos Fijos, Tarjeta de Bienes (Tarjeta de Responsabilidad de Bienes)
y Certificado No Bienes (Certificado de No Tener Bienes a Cargo).
Ingreso de Activos Fijos
Esta opción le permitirá generar un reporte de ingresos de activos fijos que se han realizado en
base a un proveedor específico, es decir se puede obtener un listado de que activos fijos se le
ha comprado a un proveedor.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Visualización de Ingreso de Activos Fijos
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Elaborado Por: Elija el nombre de la persona que necesita generar el Reporte
2. Fecha: Coloque la fecha del reporte
3. Proveedor: Elija el proveedor
4. Detalle de activos: Elija los activos fijos que se incluirán en el reporte
Imagen: Reporte de Ingreso de Activos Fijos
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Tarjeta de Responsabilidad de Bienes
Esta opción le permite al usuario ver un reporte de los bienes que están a cargo de un
determinado funcionario del GAD Morona
Imagen: Visualización de Tarjeta de Responsabilidad de Bienes
Los datos que se deberán ingresar son:
5. Elaborado Por: Elija el nombre de la persona que necesita generar el Reporte
6. Tarjeta No: Coloque un número con el que desea que se extraiga el reporte
7. Fecha: Coloque la fecha para la cual necesite el reporte
8. Responsable / Custodio: Elija el nombre de la persona o funcionario que desee
visualizar los bienes que tiene a su cargo
9. Departamento: Elija el Departamento al que pertenece dicho funcionario o
responsable del custodio.
10. Cargo: Elija el Cargo del funcionario
11. Mostrar Propiedades?: Seleccione con un clic el recuadro si desea visualizar las
propiedades de los Activos fijos
12. Detalle de Activos Fijos: Dentro de este campo seleccionaremos los Activos Fijos que
necesitemos ver en el Reporte. Para acceder a esta opción presionamos Añadir un
elemento que se encuentra en la parte inferior izquierda y obtendremos una lista de
los Elementos.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Visualización para Añadir un elemento y generar un reporte
Imagen: Reporte del Detalle de Activos Fijos
Para generar el reporte debemos seleccionar el o los bienes que estén a cargo del
Responsable/Custodio, dando clic en el recuadro de la parte izquierda y finalmente
Presionamos el botón rojo Seleccionar
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Reporte del Detalle de Activos Fijos
Finalmente s se trasladarán a la Pantalla de creación únicamente los Activos que deseemos
obtener el reporte, presionamos el botón rojo Imprimir para generar la descarga del reporte e
imprimirlo.
Imagen: Imprimir Reporte del Detalle de Activos Fijos
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Descargar Reporte del Detalle de Activos Fijos
Imagen: Reporte del Detalle de Activos Fijos en formato PDF
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Certificado de No Tener Bienes a Cargo
Esta opción le permite al usuario generar un reporte el cual certifica que un determinado
funcionario no dispone de Bienes a su cargo o no tiene responsabilidad de custodiar bienes.
Imagen: Visualización del Certificado de No Tener Bienes a Cargo
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Elaborado Por: Elija el nombre de la persona que necesita generar el Reporte
2. Fecha: Coloque la fecha para la cual necesite el reporte
3. Funcionario: Elija el nombre de la persona o funcionario que desee visualizar el reporte
de No Tener Bienes a su Cargo
4. Departamento: Elija el Departamento al que pertenece dicho funcionario
5. Cargo: Elija el Cargo del funcionario
6. Omitir Verificación?: Seleccione con un clic el recuadro si desea omitir la verificación es
decir que el certificado se imprimirá a si el funcionario tenga bienes a cargo.
7. Detalle de Activos Fijos: En este campo se podrá visualizar si es que el funcionario tiene
o no Activos fijos bajo su cargo.
En el caso de que el funcionario mantenga bienes a su cargo automáticamente se mostrará
un registro de sus bienes en la parte inferior como se muestra esta pantalla:
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Visualización de un funcionario que mantiene bienes a su cargo
Posteriormente presionamos el botón rojo Imprimir y el sistema nos dirá que este funcionario
tiene bienes a su cargo, por lo tanto no se podrá generar un reporte
Imagen: Visualización de un mensaje proporcionado por el sistema de un
funcionario que mantiene bienes a su cargo
Si es que el funcionario no mantiene bienes a su cargo, no se mostrará ninguna pantalla de
bienes, simplemente presionaremos el botón rojo Imprimir que se encuentra en la parte
inferior izquierda y procedemos a descargar el Reporte en formato PDF e imprimirlo:
Imagen: Visualización de la pantalla de un funcionario que no tiene bienes a
cargo
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Descargar Reporte de no tener bienes a cargo
Imagen: Certificado de no tener bienes a cargo
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Gestión de Interfaces Contables
Esta opción le permitirá generar asientos contables y su contrapartida, incluido el IVA y otros
impuestos.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Activos Fijos, en
el submenú lateral desplegar la opción Interfaces Contables y el sistema presentará las
opciones disponibles: Generar Factura, Generar Asiento, Generar Baja y Generar
Depreciaciones
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Generar Factura
Esta opción le permite al usuario crear una factura para un proveedor de Activos fijos en base
a la información cargada anteriormente.
Para acceder a esta opción debe seleccionar en el menú de la izquierda la opción Generar
Factura y se visualizará una pantalla como esta:
Imagen: Visualización de la pantalla Generar Factura
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Diario Destino: Elija el Diario en el que va a generar el asiento
2. Cta x Pagar: Elija la cuenta y el código de la misma con la que se pagará
posteriormente (213)
3. Proveedor: Elija el nombre del proveedor (Solo aquellos que hayan quedado para
facturar)
4. Detalle de Activos Fijos: Dentro de este campo seleccione los bienes que va a facturar .
Para acceder a esta opción presionamos Añadir un elemento que se encuentra en la
parte inferior izquierda con letras de color azul y obtendremos una lista de los
Elementos.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Visualización para Añadir un elemento y generar la factura
Imagen: Reporte del Detalle de Activos Fijos que se adquirió a un proveedor
Posteriormente seleccione los activos a ser facturados y presione el botón rojo Seleccionar,
para que los mismos pasen a la ventana de creación y proceder a facturar.
Imagen: Visualización de la pantalla Generar Factura
Finalmente presione el boton rojo de la parte superior izquierda Generar Factura para
proceder a crear la factura y el sistema le solicitará que confirme si esta seguro que
desea genrar la Factura, presione Aceptar y habrá generado una factura para su
proveedor.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Visualización de la pantalla Generar Factura
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Generar Asiento
Esta opción le permite al usuario generar asientos contables en base a la información de los
proveedores cargada anteriormente.
Para acceder a esta opción debe seleccionar en el menú de la izquierda la opción Generar
Asiento y se visualizará una pantalla como esta:
Imagen: Visualización de la pantalla Generar Asiento
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Fecha: Elija la Fecha que va a generar el asiento
2. Diario Destino: Elija el Diario en el que va a generar el asiento
3. Tipo de Ingreso: Elija el motivo por el cuál ingresó el Activo a la Institución (Toma
Física, Donación, Comodato, Carga Inicial)
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
4. Proveedor: Elija el nombre del proveedor (Solo aquellos que hayan quedado para
facturar)
5. Detalle de Activos Fijos: Dentro de este campo seleccione los bienes que va a hacer el
asiento contable. Para acceder a esta opción presionamos Añadir un elemento que se
encuentra en la parte inferior izquierda con letras de color azul y obtendremos una
lista de los Elementos.
Imagen: Visualización para Añadir un elemento y generar el asiento contable
Imagen: Detalle de Activos Fijos que se adquirió a un proveedor
Posteriormente seleccione los activos a ser registrados en el asiento contable y presione el
botón rojo Seleccionar, para que los mismos pasen a la ventana de creación y proceder a
generar su respectivo asiento.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Visualización del bien previo a generar el asiento
Finalmente presione el boton rojo de la parte superior izquierda Generar Asiento, el sistema le
solicitará que confirme si esta seguro que desea generar el asiento, presione Aceptar y habrá
generado un nuevo asiento contable.
Imagen: Mensaje de confirmación para generar el asiento
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Generar Baja
Esta opción le permite al usuario dar de baja un Activo Fijo dentro de contabilidad.
Para acceder a esta opción debe seleccionar en el menú de la izquierda la opción Generar Baja
y se visualizará una pantalla como esta:
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Generar Baja
Imagen: Visualización de la pantalla Generar Baja
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Fecha: Elija la Fecha en la que va a dar de baja el Activo Fijo
2. Diario Destino: Elija el Diario en el que va a generar la Baja del Activo Fijo
3. Activos a Dar de Baja: Dentro de este campo seleccione los bienes que se van a dar de
baja y se va a registrar en Contabilidad. Para acceder a esta opción presionamos
Añadir un elemento que se encuentra en la parte inferior izquierda con letras de color
azul y obtendremos una lista de los Elementos.
Imagen: Visualización para Añadir un elemento y Generar Baja
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Detalle de Activos Fijos que se van a dar de baja
Posteriormente seleccione los activos a ser dados de baja y presione el botón rojo Seleccionar,
para que los mismos pasen a la ventana de creación y proceder a generar la baja.
Imagen: Visualización del bien previo a generar la baja
Finalmente presione el boton rojo de la parte superior izquierda Generar Baja, el sistema le
solicitará que confirme si esta seguro que desea generar la baja, presione Aceptar y habrá
dado de baja en Contabilidad los Activos fijos antes seleccionados.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Mensaje de confirmación para generar la baja de Activos Fijos
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Generar Depreciaciones
Esta opción le permite al usuario Generar las Depreciaciones de Activos Fijos de forma Anual,
en base a la información registrada anteriormente.
Para acceder a esta opción debe seleccionar en el menú de la izquierda la opción Generar
Depreciaciones y se visualizará una pantalla como esta:
Imagen: Visualización de la pantalla Generar Depreciaciones
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Fecha: Elija la Fecha en la que va a depreciar el Activo Fijo
2. Diario Destino: Elija el Diario en el que va a generar la depreciación del Activo Fijo
3. Cuenta Contable Acreedora: Elija la cuenta contable acorde al bien que está
depreciando.
4. Ejercicio Fiscal: Elija el Ejercicio Fiscal en que va a depreciar el bien
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Visualización para Generar Depreciación.
Posteriormente llene los espacios de color azul que son campos obligatorios para proceder a
Generar la Depreciación.
Imagen: Visualización de los campos previo a Generar la Depreciación
Finalmente presione el boton rojo de la parte superior izquierda Generar Depreciaciones, el
sistema le solicitará que confirme si esta seguro que desea Generar la Depreciación, presione
Aceptar, en caso de no estar seguro presione Cancelar.
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Documento: MU-035
Manual de usuario del módulo de Activos Fijos
Imagen: Mensaje de confirmación para Generar Depreciaciones de Activos Fijos
Todos los campos que tienen de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
