MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE PROYECTOS Y CONTRATOS
Versión 2.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ERP Y
DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal del departamento del GAD Morona que
utilizará el módulo de Proyectos y Contratos.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-002
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual del módulo de Proyectos y Contratos
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Esteban Juela
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 4
Propósito ................................................................................................................................... 4
Alcance ...................................................................................................................................... 4
Definiciones, acrónimos y abreviaturas .................................................................................... 4
Manual de usuario del módulo de proyectos y contratos ............................................................ 5
Ingreso al sistema ...................................................................................................................... 5
Cambio de clave ........................................................................................................................ 7
Navegación y elementos generales ........................................................................................... 8
Menú principal (1) ................................................................................................................. 8
Chat. .................................................................................................................................. 9
Menú del usuario. ............................................................................................................. 9
Preferencias ................................................................................................................... 9
Mi cuenta de Odoo.com .............................................................................................. 10
Acerca de Odoo ........................................................................................................... 10
Ayuda ........................................................................................................................... 10
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 11
Cerrar sesión ............................................................................................................... 11
Submenús (2) ...................................................................................................................... 11
Área de trabajo (3) .............................................................................................................. 11
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 11
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 12
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 15
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 17
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 17
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 18
Listados ........................................................................................................................ 18
Formularios ................................................................................................................. 20
Funcionalidades del módulo ................................................................................................... 23
Gestión de Proyectos .......................................................................................................... 23
Declaración de proyectos ................................................................................................ 23
Gestión de componentes ................................................................................................ 27
Gestión de Áreas ............................................................................................................. 30
Gestión de Programas ..................................................................................................... 33
Gestión de Objetos de contratación ................................................................................... 44
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Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Gestión de Procedimientos de contratación ...................................................................... 47
Gestión de Contratos .......................................................................................................... 51
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Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que labora en el GAD Morona y que trabaja
en la gestión de los diferentes proyectos en los que trabaja el GAD Morona.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas de
procesos, una de ellas la Gestión de Proyectos y contratos. Permite llevar la gestión de todos los
aspectos relacionados con proyectos que planifique el GAD Morona.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo de Proyectos y contratos, se constituye en una guía para facilitar al
usuario su interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales
con confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos de la gestión de garantías de
contratos. Para revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo
manual.
Se describirán procesos que se realizan en la gestión de garantías y se tratarán temas
relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o cualquier otro
tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Inyección de código
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web y/o manipular su
contenido (Code injection, SQL injection, CSS
Injection, etc.)
Manipulación de sesión
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web (Session Hijacking,
Session Fixation)
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de progrmación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Reprsentational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de usuario del módulo de proyectos y contratos
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener
acceso desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá
coordinar directamente con el personal técnico del GAD Morona.
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de
usuario, de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de
sistemas del GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
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Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede
realizar el cambio de contraseña.
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
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Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva. Una
vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña, el
sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se desplegará
el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la opción
seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
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Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
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Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de
licenciamiento, información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de
Odoo. También permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información
técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
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Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a
la parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente.
Adicionalmente en la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD
Morona, el cual, en el caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal
designada para el usuario, en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos
del GAD Morona, presentará una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
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Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda
presenta de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la
información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea
buscar y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el
triángulo negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las
coincidencias del criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
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También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada,
es necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de
triángulo y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se
ubican a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el
usuario y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
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Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean (Si o
No)
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta
que el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se
desea eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
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Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y
después revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en
ciertos casos mapas y gráficos estadísticos.
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Imagen 21. Vista tipo Lista
Imagen 22. Vista tipo formulario
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Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros
que se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la
pantalla, es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y
cuantos registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es
susceptible de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de
acuerdo a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el
sistema automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono
en forma de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o
descendente.
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera
también existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de
todos los registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un
registro, se activa un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 28. Ventana para exportar datos
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la
información que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los
campos con fondo de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los
campos con fondo blanco son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón
y presionamos Agregar, o simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al
hacer esto, el campo se presentará en la parte derecha como campo seleccionado para
exportar. Es posible también eliminar un campo de los seleccionados para Exportar
presionando el botón eliminar o si se quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a
exportar, se debe presionar el botón Borrar todo. En esta misma ventana, es posible Guardar
lista de campos, esto permite agilitar la función de exportar información en el caso de que se
tengan que realizar tareas periódicamente y volver a utilizar únicamente la selección guardada
con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
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Documento: MU-006
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los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un
mensaje parecido al siguiente:
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar
los siguientes botones para Grabar la información.
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del módulo
El sistema permite la gestión de los proyectos, así como los diferentes tipos de contratos que
mantiene el GAD Morona. Permite asignar a cada Proyecto diferentes actividades y para cada
una de estas especificar las partidas presupuestarias con sus respectivas asignaciones. Todo
esto permitirá establecer el Presupuesto, tanto de gastos como de ingresos que manejará el
GAD Morona en determinado ejercicio financiero. El sistema permite también el realizar el
seguimiento de los diferentes proyectos, a través del ingreso de avances por cada actividad
especificada.
Gestión de Proyectos
En esta opción se ingresarán todos los proyectos que ejecute o haya elaborado el GAD
Morona. No es necesario que se ingrese el financiamiento ya que puede quedar ingresado a
nivel de declaración de proyectos, sin embargo, si se desea ejecutar el proyecto, es decir,
realizar pagos, ingresar contratos, etc., es necesario agregar actividades y presupuesto por
cada una de estas.
Declaración de proyectos
El primer paso que se debe realizar para iniciar con el módulo, es declarar un proyecto. Esto se
realiza en la opción Proyectos > Configuración > Declaración de proyectos. Aquí se deberán
ingresar todos los proyectos que se vayan a gestionar con éste módulo.
Al seleccionar esta opción se desplegará un listado con todos los proyectos que se hayan
ingresado en el sistema.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Listado de proyectos declarados
Para declarar un nuevo proyecto, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa al proyecto:
Imagen: Declaración de un nuevo proyecto
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Código: Es un código único que debe identificar al proyecto. No se puede duplicar por
ninguna circunstancia, por ejemplo, un proyecto puede ser ejecutado en varios años y
deberá mantener siempre el mismo código
2. Objeto de contratación: Descripción que identifique claramente al proyecto
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
3. Activo: Permite habilitar o deshabilitar el proyecto actual.
4. Contratos relacionados: En este listado aparecerán los contratos que se relacionan con
el proyecto automáticamente, siempre y cuando en la sección respectiva del contrato
se haya seleccionado este proyecto.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla de visualización de la declaración de un proyecto
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de edición de la declaración de un proyecto
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación de declaración de proyectos
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Gestión de componentes
Con el fin de realizar una adecuada gestión de proyectos, es necesario ingresar la estructura
que maneja el GAD Morona, para lo cual es necesario ingresar los diferentes Componentes,
Áreas y Programas que el GAD Morona debe tener claramente identificados. Esto se realiza en
la opción Proyectos > Configuración > Componentes. Aquí se deberán ingresar todos los
Componentes que se vayan a gestionar con éste módulo.
Al seleccionar esta opción se desplegará un listado con todos los componentes que se hayan
ingresado en el sistema.
Imagen: Listado de componentes estratégicos
Para ingresar un nuevo Componente, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción
se desplegará una ventana con toda la información relativa al componente:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Declaración de un nuevo componente
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Componente: Descripción que identifique claramente al componente
2. Secuencia: El orden en el cual se visualizarán los diferentes componentes.
3. Activo: Permite habilitar o deshabilitar el componente actual.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla de visualización de un componente
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
29
Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de edición de componentes
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación de componentes
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Gestión de Áreas
De igual manera que los componentes y con el fin de realizar una adecuada gestión de
proyectos, es necesario ingresar las diferentes Áreas que maneja el GAD Morona y que deben
estar claramente identificados. Esto se realiza en la opción Proyectos > Configuración > Áreas.
Aquí se deberán ingresar todos las diferentes Áreas que se vayan a gestionar con éste módulo.
Al seleccionar esta opción se desplegará un listado con todos los componentes que se hayan
ingresado en el sistema.
Imagen: Listado de áreas estratégicas
Para ingresar una nueva Área, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa al área:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Declaración de una nueva área
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Componente: Seleccionar el componente al cual pertenecerá el área que se va a
ingresar.
2. Área: Nombre del área a crear
3. Secuencia: El orden en el cual se visualizarán las diferentes áreas.
4. Activo: Permite habilitar o deshabilitar el área actual.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla de visualización de un área
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de edición de áreas
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación de áreas
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Gestión de Programas
De igual manera que los componentes y áreas, con el fin de realizar una adecuada gestión de
proyectos, es necesario ingresar los diferentes Programas que maneja el GAD Morona y que
deben estar claramente identificados. Esto se realiza en la opción Proyectos > Configuración >
Programas. Aquí se deberán ingresar todos los diferentes Programas que se vayan a gestionar
con éste módulo.
Al seleccionar esta opción se desplegará un listado con todos los componentes que se hayan
ingresado en el sistema.
Imagen: Listado de áreas estratégicas
Para ingresar un nuevo Programa, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa al programa:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Declaración de un nuevo programa
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Componente: Seleccionar el componente al cual pertenecerá el programa que se va a
ingresar.
2. Área: Seleccionar el área a la cual pertenecerá el programa que se va a ingresar.
Aparecerán únicamente las áreas que pertenezcan al componente seleccionado.
3. Programa: Nombre del programa a crear
4. Secuencia: El orden en el cual se visualizarán las diferentes áreas.
5. Activo: Permite habilitar o deshabilitar el programa actual.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de visualización de un programa
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición de programas
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación de programas
Una vez que se haya completado toda la información secundaria y necesaria para el manejo de
proyectos, es posible continuar con la gestión de proyectos propiamente dicha, para esto
debemos ir a la opción Proyectos > Proyecto > Proyectos.
Imagen: Listado de proyectos
Para ingresar un nuevo Proyecto, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa al proyecto:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Creación de un nuevo proyecto
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Presupuesto: Se debe seleccionar el presupuesto con el cual se ejecutará el proyecto.
Para esto deberán estar creados previamente los presupuesto junto con los períodos
respectivos.
2. Proyecto: Se debe seleccionar el proyecto el cual previamente debió haber sido
declarado como se ha explicado en los puntos anteriores.
3. Fecha de inicio: Fecha de inicio del proyecto
4. Fecha Fin: Fecha de finalización del proyecto
5. Responsable del proyecto. Usuario/Funcionario responsable de la adecuada ejecución
del proyecto. Se deberá seleccionar del listado que se desplegará.
6. Avance del proyecto: Este campo nos indicará el porcentaje de ejecución que tiene el
proyecto y es calculado en base a los porcentajes de avance de cada tarea y el peso
asignado a cada una de ellas.
7. Componente: El componente al cual pertenecerá el proyecto ingresado.
8. Área: El área a la cual pertenecerá el proyecto que se va a ingresar. Aparecerán
únicamente las áreas que pertenezcan al componente seleccionado.
9. Programa: El programa al cual pertenecerá el proyecto que se va a ingresar.
Aparecerán únicamente los programas que pertenezcan al área seleccionada.
10. Departamento / Unidad: Se debe especificar cuál es el departamento o unidad
responsable de la ejecución del proyecto.
11. Modalidad de ejecución: Se debe especificar bajo que modalidad se ejecutará el
proyecto
12. Seguimiento Senplades: Se debe especificar si al proyecto se le realiza un seguimiento
por parte de la Senplades.
13. Detalle de actividades. En esta sección se debe ingresar todas las actividades que se
realizarán para la ejecución exitosa del proyecto. El nivel de detalle de las actividades
es dado por el personal que lo ingresa, se pueden especificar cualquier número de
actividades o si se prefiere simplemente una actividad que sería el caso más simple. Al
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
presionar Añadir un elemento en el listado de actividades se desplegará la siguiente
ventana:
Imagen: Creación de una nueva actividad
Los datos que se debe ingresar son los siguientes:
a. Código: Código único que se le debe asignar a cada actividad y que debe ser único
por proyecto
b. Actividad: Descripción de la actividad a realizar
c. Fecha de Inicio: Fecha de inicio de ejecución de la actividad
d. Fecha Fin: Fecha de finalización de la actividad
e. Peso: Asignado en base a la importancia de la actividad en proyecto. La suma de
todos los pesos de las actividades que conforman el proyecto deberá sumar 100.
f. Líneas presupuestarias: Es donde se debe asignar las partidas presupuestarias y la
asignación inicial. Una actividad se puede ejecutar con varias partidas
presupuestarias. Son necesarios los siguientes datos:
39
Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Creación de una nueva línea presupuestaria
i. Partida presupuestaria: Seleccionar la partida presupuestaria que se
utilizará para la ejecución de la actividad ingresada.
ii. Descripción: Se puede especificar una descripción debido a que con una
misma partida se pueden realizar varios proyectos o actividades.
iii. Orientación del gasto: Exigido por la Senplades para especificar en destino
del gasto. Si no se conoce este destino o se trata de un proyecto de
ingreso se puede especificar la opción No Aplica con el código 999999.
iv. Asignación inicial: El valor que se destinará como asignación inicial para la
ejecución de la actividad.
v. Relación con ingresos (Proyecto, actividad, partida): Si se trata de un
proyecto o actividad de gasto se puede especificar la fuente del ingreso
para ese gasto, es decir que se puede indicar con que ingresos se van a
financiar el proyecto. Esto es información opciones y no debe ser llenada
necesariamente.
g. Documentos presupuestarios: En este listado se visualizarán todos los documentos
presupuestarios relativos a este proyecto, es un campo de visualización
únicamente.
Imagen: Documentos presupuestarios de proyectos
h. Reformas presupuestarias: De igual forma que la sección anterior, este es un
listado de visualización de todas las reformas que se hayan realizado con relación
al proyecto actual. Se pueden visualizar tanto los aumentos como las
disminuciones.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Reformas presupuestarias relacionados con proyectos
i. Historial de avance: Este es un listado donde se visualizarán todos los registros de
avance que se hayan realizado en el proyecto.
Imagen: Historial de avances relacionados con proyectos
14. Información adicional. En esta sección se pueden ingresar texto para describir de una
manera más amplia el proyecto y también se pueden especificar Indicadores de
desempeño.
41
Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Información adicional de proyectos
15. Contratos relacionados. En esta sección se visualizarán todos los contratos que estén
relacionados con el proyecto actual.
Imagen: Contratos relacionados de proyectos
Una vez que se ha ingresado la información del proyecto, se grabará inicialmente en estado
Planificación. Todos los proyectos tienen diferentes estados en lo que pueden estar en
determinado momento y que se puede observar claramente en la parte superior derecha de la
información del proyecto.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Estado del proyecto
1. Planificación: Cuando el proyecto se encuentra en este estado es posible realizar
cualquier modificación o actualización de información. En este estado todavía no
afecta al presupuesto y es como si no existiera para el sistema, es decir que no va a
afectar a ningún módulo relacionado, no se podrán realizar pagos ni ningún otro tipo
de operación relacionada con el proyecto como ingresar avances.
2. En ejecución: Para poner un proyecto en ejecución es necesario presionar el botón
Poner en ejecución ubicado debajo del botón grabar. Al presionar este botón el
sistema pedirá una confirmación de que efectivamente se va a poner en ejecución el
proyecto.
Imagen: Poner en ejecución el proyecto
Una vez que el proyecto está puesto en ejecución, el sistema ya no permitirá modificar
la información ingresada, a menos que vuelva a estar en estado Planificación, sin
embargo, este proceso lo deberá realizar un usuario con los respectivos permisos
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Proyecto en estado En Ejecución.
Cuando el proyecto está en estado En Ejecución, el sistema permite registrar avances
sobre las actividades ingresadas anteriormente, para esto se presiona el icono ubicado
a la derecha de la actividad, después de lo cual se desplegará la ventana respectiva
para el ingreso del avance:
Imagen: Registro de avance de actividad.
La información necesaria para el registro del avance es:
a. Fecha: La fecha en la que se registró el avance
b. Descripción: Texto descriptivo del avance que se registra indicando los pormenores
del avance.
c. Porcentaje de avance: El porcentaje de avance que se registra.
d. Documento adjunto: En caso de ser necesario se puede adjuntar un documento.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Después de registrar el avance de una o varias actividades es necesario presionar el
botón Calcular ubicado debajo del porcentaje de avance del proyecto. Al hacer esto el
sistema calculará el avance general del proyecto, en base a los porcentajes de avance
de cada tarea y a su respectivo peso.
Gestión de Objetos de contratación
En esta opción se deberán ingresar y gestionar todos los objetos de contratación que el GAD
Morona utiliza y que además están reglamentados y previamente definidos por el SERCOP
para su uso en todo el sector público del Ecuador.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Proyectos, en el
submenú lateral desplegar la opción Contratos y el sistema presentará las opciones
disponibles: Objetos de contratación, Procedimientos de contratación y Tipos de garantías.
Al seleccionar la opción Objetos de contratación se presentará una lista con todos los objetos
de contratación disponibles en el sistema.
Imagen: Listado Objetos de contratación
Para crear una nuevo Objeto de contratación presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta
acción se desplegará una ventana con toda la información relativa al Objeto de contratación:
45
Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Creación de un nuevo Objetos de contratación
Los datos que se deberán ingresar son:
16. Ejercicio fiscal: Correspondiente al ejercicio fiscal o año actual
17. Objeto de contratación: Nombre descriptivo del objeto de contratación
18. Secuencia: Orden en el que se desplegará el listado para su selección
19. Activo: Permite habilitar o deshabilitar el registro actual.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de visualización Objetos de contratación
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición Objetos de contratación
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación Objetos de contratación
Gestión de Procedimientos de contratación
En esta opción se deberán ingresar y gestionar todos los procdimientos de contratación que el
GAD Morona utiliza y que además están reglamentados y previamente definidos por el
SERCOP para su uso en todo el sector público del Ecuador.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Proyectos, en el
submenú lateral desplegar la opción Contratos y el sistema presentará las opciones
disponibles: Objetos de contratación, Procedimientos de contratación y Tipos de garantías.
Al seleccionar la opción Procedimientos de contratación se presentará una lista con todos los
objetos de contratación disponibles en el sistema.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Listado Procedimientos de contratación
Para crear un nuevo Procedimiento de contratación presionamos el botón rojo Crear. Al
realizar esta acción se desplegará una ventana con toda la información relativa al
Procedimiento de contratación:
Imagen: Creación de un nuevo Objetos de contratación
Los datos que se deberán ingresar son:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
1. Objeto de contratación: Se deberá seleccionar cual es el objeto de contratación
2. Procedimiento de contratación: Nombre descriptivo del procedimiento de contratación
3. Valor mínimo: Valor mínimo permitido para el procedimiento de contratación, el cual
es dado anualmente por el SERCOP
4. Valor máximo: Valor máximo permitido para el procedimiento de contratación, el cual
es dado anualmente por el SERCOP
5. Secuencia: Orden en el que se desplegará el listado para su selección
6. Activo: Permite habilitar o deshabilitar el registro actual.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
Imagen: Pantalla de visualización Procedimientos de contratación
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de edición Procedimientos de contratación
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de eliminación Procedimientos de contratación
Gestión de Contratos
En esta opción se deberán ingresar y gestionar todos los contratos que el GAD Morona tiene
activos, así como los nuevos que se vayan creando.
Para acceder a esta opción se debe seleccionar en el menú principal la opción Proyectos, en el
submenú lateral seleccionar la opción Contratos, tras lo cual se presentará la siguiente
pantalla:
Imagen: Listado Contratos
Para crear un nuevo Contrato presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información relativa al contrato:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Creación de un nuevo Contrato
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Código de contrato: Generalmente asignado por el departamento legal
2. Objeto del contrato: Descripción del objeto del contrato
3. Contratista/Proveedor: Contratista o proveedor a cargo del contrato
4. Fecha: Fecha efectiva de inicio del contrato
5. Plazo: Descripción del plazo del contrato, donde se pueden descriir detalles como si el
contrato inicia con la firma del mismo o a partir de la entrega del anticipo.
6. Objeto del contrato: Descripción del objeto del contrato
7. Número de días: El número de días que durará el contrato. Al ingresar este campo, la
fecha de finalización se calculará automáticamente.
8. Fecha de finalización: Fecha en la cual finalizará el contrato, este campo es calculado
automáticamente en base a la fecha de inicio de contrato y al número de días, sin
embargo, si se modifica la fecha de inicio del contrato se calcular en base al número de
días.
9. Monto sin IVA: El monto total del contrato sin incluir el IVA
10. Forma de pago: En este campo se puede describir cual será la forma de pago del
contrato
11. Porcentaje de anticipo: Porcentaje que se entregará como anticipo al contratista
12. Valor de anticipo: Valor que se entregará al contratista en calidad de anticipo. Este es
un campo calculado en base al monto sin IVA y al porcentaje de anticipo.
13. Objeto de contratación: Se debe especificar el objeto de contratación.
14. Procedimiento de contratación: Se debe especificar el procedimiento de contratación.
El sistema validará el monto del contrato corresponda con los rangos especificados en
el Tipo de contratación, en caso de no coincidir no permitirá la grabación del contrato.
15. Ubicación del archivo: Ubicación física del expediente
16. Código compras públicas: Código del proceso en el Portal de Compras públicas
17. Proyecto relacionado: En el caso de que el contrato se relacione con un Proyecto
registrado en el módulo de Proyectos del sistema.
18. Delegado máxima autoridad: Nombre del empleado delegado por la máxima
autoridad. Se deberá seleccionar el nombre del empleado el cual deberá ser registrado
en el módulo de Talento humano.
Adicional a los campos antes indicados, existen diferentes pestañas, cada una con determinada
información:
1. Garantías: En esta sección se visualizarán todas las garantías vigentes relacionadas con
el contrato.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Contratos, pestaña de Garantías
2. Administrador: Se puede ir especificando quien ha sido el administrador el contrato
durante el tiempo que dure el contrato, incluyendo los posibles cambios que se
pudieran dar por cualquier motivo.
Imagen: Contratos, pestaña de Administrador
3. Fiscalizador: Permite especificar el caso del fiscalizador del contrato en caso de existir,
así como los cambios del mismo.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Contratos, pestaña de Fiscalizador
4. Líneas de factura: Permite ver las facturas de compra relacionadas con el contrato,
siempre y cuando se seleccione al contrato como Centro de costo.
Imagen: Contratos, pestaña de Líneas de factura
5. Planillas: Permite visualizar las planillas relacionadas a un contrato a través de las
garantías
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Contratos, pestaña de Planillas
6. Actas: Visualiza las actas relacionadas con las garantías de un contrato
Imagen: Contratos, pestaña de Actas
7. Observaciones: Permite ingresar cualquier tipo de observación sobre el contrato.
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Contratos, pestaña de Observaciones
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
En este punto es necesario indicar que el contrato tiene un ciclo de vida dentro del sistema, el
cual está definido por el estado del mismo. El estado de un proyecto puede estar en los
siguientes estados:
1. Borrador: Es un estado que permite realizar cualquier cambio de información sin que
existan inconveniente con la información.
2. En ejecución: Una vez que se ha validado la información correctamente el estado de
contrato puede cambiar a éste estado, el cual permite realizar las validaciones
respectivas.
3. Finalizado: Cuando un proyecto a finalizado y ya no es necesario llevar el control de las
garantías ni ningún otro control.
4. Cancelado: Cuando el contrato por cualquier razón debió ser cancelado.
Con el fin de ir cambiando los estados del contrato, es necesario utilizar los botones que
aparecen en la parte superior del área de trabajo y que van variando de acuerdo al estado
actual del contrato:
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Una vez que se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el
sistema regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de visualización Contratos
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla en el caso de
que el estado del contrato sea Borrador:
Imagen: Pantalla de edición Contratos
En el caso de que el estado del contrato sea Finalizado o Cancelado, el sistema presentará la
siguiente pantalla, donde solamente es posible modificar ciertos datos:
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Documento: MU-006
Manual de usuario del módulo de Proyectos y Contratos
Imagen: Pantalla de edición Contratos
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación Contratos