Manual de Usuario de Módulo Financiero
Versión 2.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE
HERRAMIENTAS ERP Y DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL
GOBIERNO MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal del departamento Financiero que utilizará el
módulo de Contabilidad.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-002
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
Fecha de
aprobación
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Carlos Ordóñez
15/10/2017
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................. 5
Propósito ....................................................................................................................................... 5
Alcance .......................................................................................................................................... 5
Definiciones, acrónimos y abreviaturas ........................................................................................ 5
Manual de Usuario del Módulo Financiero ................................................................................... 6
Ingreso al sistema .......................................................................................................................... 6
Cambio de clave ............................................................................................................................ 8
Navegación y elementos generales ............................................................................................... 9
Menú principal (1) ....................................................................................................................... 10
Chat. ................................................................................................................................ 10
Menú del usuario. ........................................................................................................... 11
Preferencias ................................................................................................................. 11
Mi cuenta de Odoo.com .............................................................................................. 12
Acerca de Odoo ........................................................................................................... 12
Ayuda ........................................................................................................................... 13
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 13
Cerrar sesión ............................................................................................................... 13
Submenús (2) .............................................................................................................................. 13
Área de trabajo (3) ...................................................................................................................... 13
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 14
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 14
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 18
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 19
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 20
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 20
Listados ........................................................................................................................ 20
Formularios ................................................................................................................. 23
Funcionalidades del módulo ....................................................................................................... 26
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Tipos de cuentas .......................................................................................................................... 26
Cuentas Contables ....................................................................................................................... 28
Diarios ......................................................................................................................................... 30
Autorizaciones ............................................................................................................................. 32
Ejercicio Fiscal ............................................................................................................................. 34
Periodos ...................................................................................................................................... 35
Cuentas Bancarias de la Institución ............................................................................................ 37
Asientos Contables ...................................................................................................................... 39
Ficha: Detalle de Asientos Contables .......................................................................................... 40
Ficha: Detalle Presupuestario ..................................................................................................... 41
Detalle de Asientos Contables .................................................................................................... 42
Facturas ....................................................................................................................................... 43
Ficha: Factura .............................................................................................................................. 46
Ficha: Otra información............................................................................................................... 46
Ficha: Pagos ................................................................................................................................. 47
Pagos ........................................................................................................................................... 48
Pago desde Factura ..................................................................................................................... 48
Pagos ........................................................................................................................................... 49
Diario de Comprobantes ............................................................................................................. 51
Interfaz de Egresos de Bodega .................................................................................................... 52
Reportes contabilidad ................................................................................................................. 54
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que labora en el departamento Financiero del
GAD Morona.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas de
procesos, una de ellas la Gestión Financiera y Contable. Permite llevar la gestión de todos los
aspectos relacionados con las cuentas contables, diarios, asientos, etc.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo Financiero, se constituye en una guía para facilitar al usuario su
interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales con
confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos de la gestión Financiera. Para
revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo manual.
Se describirán procesos que se realizan en la gestión Contable y Financiera, y se tratarán temas
relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o cualquier otro
tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Inyección de código
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web y/o manipular su
contenido (Code injection, SQL injection, CSS
Injection, etc.)
IVA
Impuesto al Valor Agregado
Manipulación de sesión
Técnica para obtener acceso no autorizado a
una aplicación web (Session Hijacking,
Session Fixation)
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de progrmación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Reprsentational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener acceso
desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá coordinar
directamente con el personal técnico del GAD Morona.
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de usuario,
de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de sistemas del
GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede realizar
el cambio de contraseña.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva. Una
vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña, el
sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se desplegará
el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la opción
seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
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Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
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Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de licenciamiento,
información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de Odoo. También
permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a la
parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente. Adicionalmente en
la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD Morona, el cual, en el
caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal designada para el usuario,
en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos del GAD Morona, presentará
una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
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Manual de Usuario del Módulo Financiero
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda presenta
de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea buscar
y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que coincidan con
los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el triángulo
negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las coincidencias del
criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada, es
necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de triángulo
y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se ubican
a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el usuario
y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean
(Si o No)
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta que
el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se desea
eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y después
revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en ciertos
casos mapas y gráficos estadísticos.
Imagen 21. Vista tipo Lista
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 22. Vista tipo formulario
Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros que
se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la pantalla,
es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y cuantos
registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es susceptible
de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de acuerdo
a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el sistema
automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono en forma
de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o descendente.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera también
existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de todos los
registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un registro, se activa
un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
Imagen 28. Ventana para exportar datos
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la información
que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los campos con fondo
de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los campos con fondo blanco
son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón y presionamos Agregar, o
simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al hacer esto, el campo se
presentará en la parte derecha como campo seleccionado para exportar. Es posible también
eliminar un campo de los seleccionados para Exportar presionando el botón eliminar o si se
quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a exportar, se debe presionar el botón Borrar
todo. En esta misma ventana, es posible Guardar lista de campos, esto permite agilitar la función
de exportar información en el caso de que se tengan que realizar tareas periódicamente y volver
a utilizar únicamente la selección guardada con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un mensaje
parecido al siguiente:
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar los
siguientes botones para Grabar la información.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del módulo
El módulo Contable y Financiero del sistema ERP, integra varios de los procesos institucionales,
así como también representa un punto de partida en varios de ellos. La configuración correcta
de esta sección es esencial para el correcto funcionamiento de varios de los procesos que posee
el sistema y para la obtención de resultados.
El sistema Odoo se encuentra adaptado a las necesidades institucionales y está basado en la
normativa técnica contable de tal forma que integre las operaciones financieras,
presupuestarias, patrimoniales, costos y principios de contabilidad aplicables al sector público,
para satisfacer los requerimientos gerenciales y operacionales de la información institucional, y
colaborar con la toma de decisiones.
Se debe mencionar que, en todo el sistema, los campos en azul son obligatorios, mientras que
los campos en blanco son opcionales.
Tipos de cuentas
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Configuración – Cuentas contables – Tipos de cuentas
Aquí podemos Crear nuevos tipos de cuentas contables, Editar las existentes y Borrar los tipod
de cuentas no utilizadas.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de tipos existentes, o en su defecto, un listado
vació si estas no existen.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de lista de tipos de Cuentas Contables
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
Imagen: Vista de formulario, para edición o creación de tipos de cuentas
Los campos presentados son los siguientes:
1. Tipo de cuenta: Tipo de cuenta contable
2. Código: Código que representa el tipo de cuenta
3. Categoría para PYG: Categoría del tipo de cuenta, para designar reportes, perdidas y
ganancias, balances
4. Método cierre: Método de cierre para este tipo de cuenta
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Luego de Crear o Editar el tipo de cuenta contable, se debe dar clic en para
proceder a almacenar los cambios.
Para proceder con la edición del tipo de cuenta existente, hacemos clic sobre ella, y en la parte
superior izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla exactamente
igual a la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
Cuentas Contables
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Configuración – Cuentas contables – Cuentas contables
Aquí podemos Crear nuevas cuentas contables, Editar las existentes y Borrar o Desactivar las
cuentas no utilizadas.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de cuentas contables existentes, o en su
defecto, un listado vació si estas no existen.
Imagen: Vista de lista de Cuentas Contables
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de formulario, para edición o creación de Cuentas Contables
Los campos presentados son los siguientes:
1. Código Contable: Código de la cuenta contable
2. Nombre de la cuenta: Es el nombre con el cual se conoce a la cuenta contable
3. Padre: Para generar el árbol del plan de cuentas de la institución, debe colocar la cuenta
padre. Si no se coloca una cuenta padre, el sistema tomará la cuenta como un diferente
plan de cuentas.
4. Tipo Interno: El tipo interno se utiliza para la funcionalidad dentro del sistema. Por
ejemplo una cuenta de vista no puede ser usada en asientos contables, cuentas por
cobrar/pagar son utilizadas para el registro de débitos y créditos de clientes y
proveedores, etc.
5. Tipo de cuenta: Es utilizada con fines informativos, y para realizar reportes o asignar
procesos específicos
6. Asociación presupuestaria: Son utilizadas para la relación contable-presupuestaria. La
relación configurada debe ser similar a la presentada en el catálogo general de cuentas
del sector público
7. Activo: Permite desactivar la cuenta, para evitar su uso en otras transacciones del
sistema
8. Permitir conciliación: Permite que el sistema pueda conciliar diferentes registros de
asientos contables, por ejemplo, para relacionar con sus respectivos asientos de pago
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
9. Débito: Relaciona los registros contables de débito usando la cuenta contable actual, y
presenta el valor de débito acumulado
10. Crédito: Relaciona los registros contables de crédito usando la cuenta contable actual, y
presenta el valor de crédito acumulado
11. Saldo: Presenta la diferencia entre el Débito y Crédito
12. Notas internas: Permite realizar apuntes o notas adicionales sobre la cuenta contable
registrada
Luego de Crear o Editar la cuenta contable, se debe dar clic en para proceder a
almacenar los cambios.
Para proceder con la edición de una cuenta contable existente, hacemos clic sobre ella, y en la
parte superior izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla
exactamente igual a la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
Diarios
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Configuración – Diarios – Diarios
Aquí podemos Crear nuevos diarios, Editar los existentes y Borrar los no utilizadas.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de diarios existentes, o en su defecto, un
listado vació si estos no existen.
Imagen: Vista de Lista de Diarios
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
31
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de formulario de Diarios, para Editar o Crear
Los campos presentados son los siguientes:
1. Código: Código con el cual se identificará el diario
2. Nombre de diario: Es el nombre con el cual se conoce al diario. Este debe identificar el
proceso en el cual es usado
3. Tipo: Para especificar dar una mejor funcionalidad al sistema y sus procesos, es
recomendable seccionar los diarios según su uso, por ejemplo diarios de efectivo, de
bancos, compras, ventas, etc.
4. Cuenta debe por defecto: Cuenta contable por defecto a usarse en el debe como
contrapartida en un asiento contable
5. Cuenta haber por defecto: Cuenta contable por defecto a usarse en el haber como
contrapartida en un asiento contable
6. Usuario: Se puede asignar un usuario en específico para el diario
7. Secuencia del asiento: Calcula automáticamente el número del asiento contable, con el
formato indicado como secuencia
8. Autorización: En caso de diarios de ventas/recaudaciones, se debe configurar la
autorización que se usará para la generación las facturas.
9. Autorización de Ret.: En caso de compras, se debe configurar la autorización que se
usará para la generación de retenciones.
10. Contrapartida centralizada: Obligará a los registros contables que los registros contables
contengan siempre la misma cuenta como contrapartida
32
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
11. Asentar automáticamente los asientos creados en este diario: Activado, asienta
automáticamente el registro contable con este diario
12. Permitir cancelación de asientos: Permite que los registros contables de este diario
puedan ser cancelados
13. Validar fecha en periodo: Valida que la fecha del registro contable, se encuentre dentro
del periodo especificado
14. Agrupar lineas de factura: Activado, agrupa las cuentas contables similares en el reporte
impreso
Luego de Crear o Editar el diario, se debe dar clic en para proceder a almacenar
los cambios.
Para proceder con la edición de un diario existente, hacemos clic sobre el, y en la parte superior
izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla exactamente igual a
la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
Autorizaciones
El sistema dispone de 2 tipos de autorizaciones. Las autorizaciones de la empresa se encuentran
en:
Administración Financiera – Configuración – Diarios – Autorizaciones SRI
Las autorizaciones de proveedores se encuentran en:
Administración Financiera – Proveedores – Autorizaciones SRI
Además de encontrarlas también en las sección de Autorizaciones en el formulario de cada
proveedor
Aquí podemos Crear nuevas Autorizaciones, Editar los existentes y Borrar las no utilizadas.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de autorizaciones existentes, o en su defecto,
un listado vació si estas no existen.
33
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de Lista de Autorizaciones
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
Imagen: Vista de formulario de Autorizaciones, para Editar o Crear
Los campos presentados son los siguientes:
1. Documento Electrónico: Marcarlo en caso de tratarse de un documento electrónico
2. Num. De Autorización: Número de autorización registrada por el SRI
3. Establecimiento: Debemos colocar el numero correspondiente a la entidad y al punto
de emisión.
4. Secuencia del Comprobante: Se debe indicar el rango numérico de comprobantes que
abarca la autorización
5. Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento de la autorización
6. Activo: Indica si la autorización indicada está activa para la generación de comprobantes
7. Tipo de Comprobante: Se relaciona a los tipos de comprobantes indicados por el SRI
34
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
8. Tipo Interno: Indica si son autorizaciones Internas (de la empresa) o externas
(proveedores)
9. Empresa: Empresa a la cual pertenece la autorización
Luego de Crear o Editar la autorización, se debe dar clic en para proceder a
almacenar los cambios.
Para proceder con la edición de una autorización existente, hacemos clic sobre ésta, y en la parte
superior izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla exactamente
igual a la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
Ejercicio Fiscal
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Configuración – Períodos – Ejercicio Fiscal
Debemos Crear un Ejercicio Fiscal por año, y mediante este se crean los periodos mensuales. En
esta opción podemos Crear, Editar los existentes y Borrar las no utilizadas, aunque este proceso
no es recomendado, al menos de existir errores al crearlos, antes de proceder con registros
contables.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de ejercicios fiscales existentes, o en su
defecto, un listado vació si estas no existen.
Imagen: Vista de Lista de Ejercicio Fiscal
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
35
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de formulario de Ejercicio Fiscal, para Editar o Crear
Los campos presentados son los siguientes:
1. Ejercicio Fiscal: Debo colocar un nombre al ejercicio Fiscal
2. Código: Código del ejercicio fiscal
3. Fecha inicio: Fecha de inicio del ejercicio, comúnmente el 01 de enero
4. Fecha final: Fecha de fin del ejercicio, comúnmente el 31 de diciembre
5. Listados de Periodos: Periodos mensuales generados en el ejercicio fiscal anual
Para crear periodos mensuales dentro del ejercicio fiscal, se debe proceder a dar clic en
y se crearán los periodos dentro del rango fiscal indicado.
Luego de Crear o Editar el Ejercicio Fiscal, se debe dar clic en para proceder a
almacenar los cambios.
Para proceder con la edición de un ejercicio existente, hacemos clic sobre éste, y en la parte
superior izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla exactamente
igual a la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
Periodos
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Configuración – Períodos – Periodos
36
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Debemos Crear Periodos mensuales desde la sección de Ejercicio Fiscal. En esta opción podemos
Editar los existentes y Borrar las no utilizadas, aunque estos procesos no son recomendados, ya
que son generados desde Ejercicio Fiscal, y se usan directamente en los registros contables.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de periodos existentes, o en su defecto, un
listado vació si estas no existen.
Imagen: Vista de Lista de Periodos
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
Imagen: Vista de formulario de Periodo, para Editar
Los campos presentados son los siguientes:
1. Nombre de Periodo: Se crea automáticamente un nombre al generar periodos desde
Ejercicio fiscal
2. Ejercicio Fiscal: Se relaciona al Ejercicio fiscal desde el cual fue generado
3. Duración: Rango de fechas al cual pertenece el periodo
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
4. Código: Código que representa al Periodo, se crea automáticamente al generarlo desde
ejercicio fiscal
5. Periodo de Cierre/Apertura: Indica que se trata de un periodo para el cierre o apertura
del Ejercicio Fiscal Contable
Luego de Crear o Editar el Periodo, se debe dar clic en para proceder a almacenar
los cambios.
Para proceder con la edición de un periodo existente, hacemos clic sobre éste, y en la parte
superior izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla exactamente
igual a la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
Desde esta opción también podemos cerrar un periodo mensual, para bloquear que se realicen
transacciones dentro de este. Para ello, debemos hacer clic en .
Cuentas Bancarias de la Institución
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Configuración – Cuentas contables – Configurar sus cuentas
bancarias
Aquí podemos Crear nuevas cuentas bancarias institucionales, Editar las existentes y Borrar las
cuentas no utilizadas.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de cuentas bancarias registradas, o en su
defecto, un listado vació si estas no existen.
Imagen: Vista de Lista de Cuentas Bancarias Institucionales
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
38
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de formulario de Cuentas Bancarias, para Editar
Los campos presentados son los siguientes:
1. Tipo de cuenta bancaria: Selecciona el tipo de cuenta
2. Numero de cuenta: Numero de cuenta
3. Propietario cuenta: Relaciona la cuenta bancaria con su propietario dentro de la tabla
de empresas, en este caso, el propio registro de la institución.
4. Dirección: Indica la dirección del propietario de la cuenta
5. Banco: Institución financiera en la cual se tiene la cuenta bancaria
6. Nombre del banco: obtiene el nombre directamente del banco seleccionado
7. Código de identificación bancario: obtiene el código directamente del banco
seleccionado
8. Cuenta de diario: se puede configurar la cuenta bancaria para que refleje sus
movimientos en el diario indicado, en caso de no seleccionar ninguno durante un
registro contable
Luego de Crear o Editar la cuenta bancaria, se debe dar clic en para proceder a
almacenar los cambios.
Para proceder con la edición de una cuenta existente, hacemos clic sobre ésta, y en la parte
superior izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla exactamente
igual a la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
39
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Asientos Contables
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Asientos Contables – Asientos Contables
Aquí podemos Crear nuevos registros contables, Editar las existentes y Borrar los registros
erróneos.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado de asientos contables registrados, o en su
defecto, un listado vació si estas no existen.
Imagen: Vista de Lista de Asientos Contables
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
40
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de formulario de Asientos Contables
Los campos presentados son los siguientes:
1. Diario: Seleccionamos el diario sobre el cual se realizará el registro contable
2. Periodo: Indica el periodo contable al que pertenece el asiento contable
3. Documento Presupuestario: Se refiere al documento de certificación o compromiso
presupuestario
4. Referencia: Información de referencia acerca del registro contable
5. Fecha: Fecha a la que aplica el asiento contable
6. Agregar una nota interna: Puede agregar información adicional, apuntes o notas al
registro contable
Ficha: Detalle de Asientos Contables
Imagen: Detalle Contable de un Asiento Contable
La pestaña de detalle contable, al añadir un elemento, contiene la siguiente información:
41
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
1. Factura: La información se crea automáticamente en caso que el asiento contable
proceda desde una factura en el sistema
2. Nombre: Información de referencia sobre el detalle contable del registro
3. Empresa: Proveedor o contribuyente al que está relacionado el registro contable
4. Cuenta: Cuenta contable del movimiento
5. Débito: Valor de débito del movimiento contable
6. Crédito: Valor de crédito del movimiento contable
7. Cuenta de Costo: Cuenta de costo sobre la cual se puede cargar el valor del movimiento
contable.
8. Estado: Valor automático, cambia en base al estado del registro contable en general
9. Conciliar: Indica el registro sobre el cual se concilia los registros contables, para
relacionar para relacionar movimientos contables con sus respectivos pagos
10. Conciliación parcial: en caso que se trate de una conciliación parcial, aquí se
representará el registro respectivo correspondiente al pago parcial.
Ficha: Detalle Presupuestario
Imagen: Detalle Presupuestario de un Asiento Contable
La pestaña de detalle presupuestario, al añadir un elemento, contiene la siguiente información:
1. Linea Presupuesto: Línea de detalle del documento presupuestario
2. Valor: Valor que aplica a la linea de detalle de presupuesto
Luego de Crear o Editar el asiento contable, se debe dar clic en para proceder a
almacenar los cambios.
Para proceder con la edición de un asiento contable, hacemos clic sobre ésta, y en la parte
superior izquierda, damos clic en a lo que se nos presentará la pantalla exactamente
igual a la de creación, y la descripción de sus campos es la misma.
42
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Detalle de Asientos Contables
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Asientos Contables – Detalle de Asientos Contables
Aquí podemos Observar, Filtrar, Buscar o imprimir, un detalle completo de todos los
movimientos contables.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado del detalle de movimientos en un asiento
contable, o en su defecto, un listado vació si estos no existen.
Imagen: Vista de Lista de Detalle de movimientos contables
El filtro principal de la vista, nos permite seleccionar un periodo, y un diario, cargando por
defecto el periodo actual, y un diario general. Podemos dejar en blanco las 2 opciones, y
obtendremos un detalle de todos los movimientos contables registrados.
Al aplicar un Periodo o Diario de búsqueda, se cargarán automáticamente los movimientos
correspondientes, como podemos observar en la imagen:
43
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Detalle de movimientos, correspondientes a 1 periodo y 1 diario.
Al hacer clic en la flecha de la barra de búsqueda, en la parte superior derecha, obtenemos las
siguientes opciones:
Imagen: Barra de búsqueda de detalle de movimientos contables
En esta opción, podemos realizar búsquedas por cuentas contables específicas, periodos,
transacciones, referencia, estados, contribuyentes/proveedores, conciliaciones, etc.
Facturas
Existen 2 tipos de facturas, Facturas de proveedor:
Administración Financiera – Proveedores – Facturas de Proveedor
Facturas de contribuyente o cliente:
Administración Financiera – Contribuyentes – Facturas de Contribuyente
Al hacer clic en la opción de Facturas de Proveedor, tenemos la siguiente vista de lista:
44
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de lista de facturas de proveedor
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
Imagen: Vista de formulario de factura de proveedor
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
La información necesaria para el registro de la factura es la siguiente:
1. Proveedor: Proveedor que emite el comprobante
2. Tipos de Contribuyente: Tipo de contribuyente del proveedor
3. Doc. fuente: se puede especificar información sobre un documento de referencia, que
sea fuente de la factura a registrarse.
4. Establecimiento: Número de comprobante de autorización del proveedor
5. No. de factura de proveedor: Número de factura correspondiente al proveedor
6. Fecha de factura: Fecha de emisión de la factura
7. Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento del comprobante
8. Documento Presupuestario: Documento de compromiso presupuestario
9. Cuenta: Cuenta por pagar del comprobante
10. Diario: Diario sobre el cual será registrado el comprobante
11. Nro. de retención: Indica la forma de generación de la retención, el número, y el
sustento del comprobante especificado en el manual de impuestos
12. Información adicional: puede especificar información extra, apuntes o notas acerca del
comprobante
13. Subtotal: Se puede observar el subtotal de la factura, sin impuestos
14. Impuesto: Se puede observar el total de impuestos que se adicionan a la factura. Este
tiene el botón de actualizar, que me permite calcular el valor de impuestos al colocar
nuevos productos o impuestos
15. Total: Se puede observar el total de la factura, sumando Subtotal + Impuestos
16. Total Retenciones: Se puede observar el total de retenciones aplicado
17. Total a Pagar: Se puede observar el Total que debe cancelar
18. Saldo: Se puede observar el saldo pendiente por pagar
46
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Ficha: Factura
Imagen: Ficha de productos de factura
En la ficha tenemos la información:
1. Producto: Seleccionamos el producto o servicio de la factura
2. Descripción: Descripción del producto, la información se obtiene automáticamente del
producto, pero puede ser editado
3. Cuenta: Cuenta contable del producto, la información se obtiene automáticamente del
producto, pero puede ser editado
4. Cuenta de Costo: cuenta de costo al cual será cargado el producto.
5. Categoría de activo: en caso de activos fijos, se llenará la información de la categoría
6. Cantidad: Cantidad de productos
7. Precio Unitario: precio unitario del producto, la información se obtiene
automáticamente del producto, pero puede ser editado
8. Impuestos: Impuestos que se aplican al producto, la información se obtiene
automáticamente del producto, pero puede ser editado
9. Monto: se puede observar el monto total de la linea
Ficha: Otra información
Imagen: Ficha de otra información de factura
En la ficha de otra información contiene los campos:
1. Cuenta de Banco: cuenta con la que se pagará la factura, puede ser de contribuyente o
de la empresa
47
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
2. Responsable: Usuario que registra la factura
3. Términos de Pago: especifica, de ser necesario, el tiempo de pago
4. Asiento Diario: Asiento contable del registro de la factura
5. Retención de impuestos: documento de retención correspondiente a la factura
6. Forzar Periodo: Intentará realizar el registro contable en un periodo diferente, en caso
de que el diario lo permita, y el periodo no se encuentre cerrado
Ficha: Pagos
Imagen: Ficha de pagos
En la ficha se puede observar información referente a los pagos, no es posible registrar nada en
la ficha, ya que esta representa la información registrada de los pagos realizados
1. Fecha de pago: fecha en la que se realiza el registro del pago
2. Asiento de Diario: Numero de asiento contable del pago
3. Referencia: Referencia que describe al registro contable del pago
4. Nombre: Nombre indicado en el movimiento contable del pago
5. Diario: Diario en el que se registra el pago
6. Débito y Crédito: Valor que aplica el pago
Ficha: Detalle Presupuestario
Imagen: ficha de detalle presupuestario de una factura
En la ficha debemos completar información sobre:
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
1. Línea de presupuesto: Linea relacionada al documento presupuestario indicado en la
cabecera
2. Valor: Monto que aplica al detalle de presupuesto indicado
Al finalizar el registro de la información de la factura, se procede a para registrar
contablemente.
Pagos
Existen 2 formas de proceder con el pago. El sistema conciliará automáticamente los
documentos o registros contables correspondientes con el pago, siempre que las Cuentas
Contables relacionadas, tengan activada la opción “Permitir Conciliación”.
Pago desde Factura
Primero podemos proceder a dar clic en la opción que se encuentra en la cabecera
de una factura en estado “Abierto”
Aquí nos aparece la siguiente opción:
Imagen: Registro de pago desde una factura
Debemos registrar la siguiente información:
1. Proveedor: Nos presenta el proveedor o contribuyente de la factura
2. Monto Pagado: Monto a cancelar de la factura
3. Método de Pago: Debemos seleccionar el diario que representa el método de pago de
la factura. Este puede ser un diario de efectivo o un diario de bancos.
4. Fecha: Fecha de registro del pago
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
5. Periodo: Periodo contable al que aplica el pago
6. Ref. de pago: Información de referencia respecto al pago
7. Memo: Información adicional que podemos registrar al pago
8. Diferencia: Valor pendiente de pago
9. Diferencia del pago: Proceso a realizar con el valor que quedaría pendiente de cancelar
después del registro del pago actual
Al registrar la información, se debe proceder haciendo clic en , que
procederá con su registro, contabilización y conciliación.
Pagos
Existe la opción de Pagos de Contribuyente. El menú se encuentra en:
Administración Financiera – Contribuyentes – Pagos de Contribuyente
Además también la opción de Pagos a Proveedor
Administración Financiera – Proveedores – Pagos a Proveedor
Se debe mencionar que la opción aquí presentada, permite registrar uno o varios pagos a la vez,
con un solo registro contable.
Al hacer clic en la la opción indicada, tenemos la siguiente vista:
Imagen: Pagos a proveedor
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
50
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de Pagos
En el formulario podemos registrar la siguiente información:
1. Proveedor: Seleccionar el proveedor o contribuyente al cual está relacionado el registro
del pago.
2. Total: Monto total a pagar
3. Método de Pago: Diario que indica en método de pago, este puede ser un diario de
efectivo (caja) o de banco.
4. Fecha: Fecha del registro de pago
5. Ref. de pago: Información de referencia respecto al pago
51
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
6. Memo: Información adicional que podemos registrar al pago
7. Diferencia: Valor pendiente de pago
8. Diferencia del pago: Proceso a realizar con el valor que quedaría pendiente de cancelar
después del registro del pago actual
9. Notas Internas: Puede agregar notas al registro de pago
10. Información del comprobante: Aquí se cargarán automáticamente los registros
pendientes de pago correspondientes al proveedor/contribuyente. En esta sección
solamente podemos modificar los campos de “Conciliación Total” que indicará si se
pagará el monto total, y el campo “Importe” en el que debe registrarse el valor a pagar.
También se puede borrar un registro que no se desea cancelar, haciendo clic sobre el
basurero al final de la línea ( ).
11. Créditos: Carga automáticamente Cuentas por Cobrar al proveedor, o las Cuentas por
Pagar al contribuyente, y permite conciliar el monto a pagar, con los registros
mencionados. En esta sección solamente podemos modificar los campos de
“Conciliación Total” que indicará si se usará el monto total, y el campo “Importe” en el
que debe registrarse el valor a usar. También se puede borrar un registro que no se
desea cancelar, haciendo clic sobre el basurero al final de la línea ( ). El monto
utilizado en esta sección, se conciliará con el pago, el monto restante, el sistema lo
registrará con el diario seleccionado en el Método de Pago.
Al registrar la información, se debe proceder haciendo clic en , que procederá con
su registro, contabilización y conciliación.
Diario de Comprobantes
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Asientos Contables – Diario de Comprobantes
Aquí podemos Observar, Filtrar, Buscar o imprimir, un detalle completo de todos los
comprobantes de pago.
Al hacer clic en la opción, nos presenta un listado del detalle de movimientos en un asiento
contable de pago, o en su defecto, un listado vació si estos no existen.
52
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
Imagen: Vista de Lista de Detalle Diario de Comprobantes de pago
Al hacer clic en la flecha de la barra de búsqueda, en la parte superior derecha, obtenemos varias
opciones de filtro y búsqueda.
Si hacemos clic sobre un registro del listado, tendremos una vista mas completa sobre el registro
de pago, como podemos ver en la siguiente imagen:
Imagen: Vista de formulario de un comprobante de pago
Debemos recordar que es imposible crear estos registros en la opción presentada, esta sirve
solamente para reportes y búsquedas. Los campos presentados, y sus descripciones, se puede
observar en la sección de pagos.
Interfaz de Egresos de Bodega
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Procesamiento – Inventario – Egresos de Bodega
La opción nos permite realizar la interfaz contable de egresos de bodega, correspondientes a un
mes. Se debe mencionar que para que la opción funcione sin inconvenientes, se debe encontrar
53
Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
correctamente configurados los productos o categoría con sus respectivas cuentas de Gasto, y
la categoría de producto, con su cuenta de Salida de Stock.
Al hacer clic sobre el menú, obtenemos la pantalla
Imagen: Vista de lista de Interfaces de Egresos de Bodega
Para crear un nuevo registro damos clic en a lo que obtendremos la siguiente
pantalla:
Imagen: Formulario de Interfaz de Egresos de Bodega
Para el registro se debe registrar la siguiente información:
1. Fecha: Fecha del registro contable de la interfaz contable
2. Periodo: Periodo mensual al que aplica las transacciones de bodega
3. Operación: Indica la operación y la bodega sobre la que se realiza
4. Diario: Diario sobre el cual debe realizarse el registro contable
5. Asiento Contable: Al proceder a , se podrá observar el número del
registro contable basado en la información del cálculo preliminar.
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Documento: MU-002
Manual de Usuario del Módulo Financiero
6. La tabla siguiente que se puede observar, se llena automáticamente luego de hacer clic
en , el cual calculará un asiento contable previo a su registro, el
cual puede ser revisado y analizado antes del registro contable.
Reportes contabilidad
El menú principal se encuentra en:
Administración Financiera – Procesamiento – Reportes Contabilidad
La opción nos permite obtener un reporte mensual de contabilidad, en formato excel.
Imagen: Asistente de generación de reportes contables
En el documento debemos colocar el periodo al que corresponde el reporte, y dar clic en
Generar, a lo que podremos descargar el Archivo, que contiene los siguientes reportes:
1. Balance de Comprobación
2. Situación Financiera
3. Cédula de Ingresos
4. Cédula de Gastos
