MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE PRESUPUESTO
Versión 2.0
“CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN, PERSONALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ERP Y
DESARROLLO DE MÓDULOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL GOBIERNO
MUNICIPAL DEL CANTÓN MORONA (SIM)”.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Confidencialidad:
Este documento está orientado hacia el personal del departamento del GAD Morona que
utilizará el módulo de Presupuesto.
Este documento está clasificado como confidencial y de uso exclusivo para el Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón Morona, por lo que no debe ser entregado a personas
no autorizadas.
IDENTIFICADOR:
MU-002
TIPO DE DOCUMENTO:
Manual
NOMBRE DE MANUAL:
Manual del módulo de Presupuesto
Control de documentación
Fecha de
versión
Descripción del
cambio
Versión
Autor
Fecha de
aprobación
01/10/2017
Versión Inicial
1.0
Esteban Juela
15/10/2017
31/01/2018
Cambios
solicitados por
administrador
del contrato
2.0
Esteban Juela
Aprobación de los cambios del documento
Organización
Nombre
Cargo
Teléfono
Correo Electrónico
Propraxis
Esteban
Juela B.
Líder de
proyecto
(07)2821494
esteban.juela@propraxis.com.ec
GAD Morona
Juan
Guallpa
Administrador
del contrato
(07)2700143
jguallpa@mmorona.gob.ec
Consideraciones del documento
Las copias en papel de este documento serán consideradas vigentes siempre y cuando no se
haya notificado formalmente de cambios al mismo. La última versión del presente documento
se encontrará en poder del personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Morona, siendo su responsabilidad referirse a esta fuente para obtener la última versión del
mismo.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 4
Propósito ................................................................................................................................... 4
Alcance ...................................................................................................................................... 4
Definiciones, acrónimos y abreviaturas .................................................................................... 4
Manual de usuario del módulo de presupuestos ......................................................................... 5
Ingreso al sistema ...................................................................................................................... 5
Cambio de clave ........................................................................................................................ 7
Navegación y elementos generales ........................................................................................... 8
Menú principal (1) ................................................................................................................. 8
Chat. .................................................................................................................................. 9
Menú del usuario. ............................................................................................................. 9
Preferencias ................................................................................................................... 9
Mi cuenta de Odoo.com .............................................................................................. 10
Acerca de Odoo ........................................................................................................... 10
Ayuda ........................................................................................................................... 10
Soporte de Odoo ......................................................................................................... 11
Cerrar sesión ............................................................................................................... 11
Submenús (2) ...................................................................................................................... 11
Área de trabajo (3) .............................................................................................................. 11
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)....................... 11
Cuadro de búsqueda (2) .................................................................................................. 12
Opciones de visualización (3) .......................................................................................... 15
Opciones para exportar a Excel o PDF (4) ....................................................................... 17
Paginación de resultados (5) ........................................................................................... 17
Área de trabajo (6) .......................................................................................................... 18
Listados ........................................................................................................................ 18
Formularios ................................................................................................................. 20
Funcionalidades del módulo ................................................................................................... 23
Gestión de Partidas Presupuestarias .................................................................................. 23
Gestión de Orientación del gasto ........................................................................................ 27
Gestión de Presupuestos..................................................................................................... 30
Proforma presupuestaria .................................................................................................... 34
Consulta de presupuesto .................................................................................................... 34
Cédula presupuestaria ........................................................................................................ 39
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Estado de ejecución presupuestaria. .................................................................................. 41
Documentos presupuesto ................................................................................................... 42
Detalle de Documentos Presupuestarios ............................................................................ 47
Gestión de Reformas al presupuesto .................................................................................. 48
Archivos E-SIGEF .................................................................................................................. 54
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Introducción
Propósito
El presente manual está dirigido hacia el personal que labora en el GAD Morona y que trabaja
en la gestión de Presupuesto y sus diferentes ámbitos.
El sistema ERP sobre la plataforma Odoo, proporciona la automatización de diferentes áreas de
procesos, una de ellas la Gestión de Presupuesto. Permite llevar la gestión de todos los aspectos
relacionados con presupuesto, proforma presupuestaria, cédulas de ingresos y gastos,
certificaciones y otros procesos presupuestarios que maneja el GAD Morona.
El presente documento mostrará de una manera clara y concisa el funcionamiento del sistema
en lo referente al módulo de Presupuestos, se constituye en una guía para facilitar al usuario su
interacción con el sistema, de tal forma que le permite realizar pruebas funcionales con
confianza y de una manera efectiva.
Como parte del proceso de seguridad y administración del sistema se han definido varios roles
o perfiles de usuarios que deberá ser asignados por el departamento encargado de TIC’s y
algunas de las opciones podrán no estar disponibles para todos los perfiles.
Alcance
El presente documento cubrirá aspectos relacionados exclusivos de la gestión de presupuestos.
Para revisar cualquier tema externo a éste será necesario consultar el respectivo manual.
Se describirán procesos que se realizan en la gestión del presupuesto y se tratarán temas
relacionados con los usuarios finales. No se describirán procedimientos técnicos o cualquier otro
tema.
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Término
Descripción
Aplicación web
Sistema informático accesible a través un
navegador web
ERP
Sistema de planificación de recursos
empresariales (siglas en inglés)
Framework
Entorno de trabajo que sirve de base para la
organización y desarrollo de software
GIS
Sistema de información geográfica (siglas en
inglés)
GAD
Gobierno Autónomo Descentralizado
Google Chrome
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IE
Microsoft Internet Explorer (Navegador)
Internet Explorer
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
IVA
Impuesto al Valor Agregado
Mozilla Firefox
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
Odoo
Sistema Integrado de código abierto
Opera
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
PostGIS
Librería que convierte al sistema de
administración de bases de datos
PostgreSQL en una base de datos espacial
Postgresql
Gestor de base de datos de código abierto
Python
Lenguaje de programación
REST
Principios para el diseño de servicios web
(Reprsentational state transfer)
Safari
Sistema informático para acceso a páginas
web (Navegador)
SERCOP
Servicio Nacional de Contratación Pública de
Ecuador
Servicio Web
Método de comunicación entre dos
dispositivos o sistemas que emplea los
protocolos básicos de internet.
SIG
Sistema de Información Geográfico
SOAP
Protocolo para intercambio de información
usado por algunos servicios web
CSV
(Comma Separated Values) Valores
Separados por Comas
Manual de usuario del módulo de presupuestos
Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema se lo deberá realizar utilizando el enlace que el Departamento de
informática del GAD Morona proporcione. Al momento de la redacción de este manual las
direcciones de acceso son las siguientes:
Producción:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.19:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.54:8069/web
Desarrollo o pruebas:
Dirección interna GAD Morona: http://172.16.8.22:8069/web
Dirección externa: http://181.113.133.55:8069/web
Es posible que las direcciones externas no estén disponibles desde cualquier lugar o que sea
necesario solicitar permiso al Departamento de Informática del GAD Morona para tener
acceso desde un lugar externo a las instalaciones del GAD Morona. En este caso se deberá
coordinar directamente con el personal técnico del GAD Morona.
Así también, es posible que estas direcciones sean modificadas por el Departamento de
Informática del GAD Morona, por lo que en caso de no tener acceso se deberá coordinar
directamente con ellos.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Independientemente de este link la primera pantalla que el usuario verá será la siguiente y es
donde el usuario escogerá la base de datos donde se realizarán todas las operaciones
posteriores y en donde deberá ingresar el usuario y contraseña que serán provisto por el
departamento de informática del GAD Morona:
Imagen 1. Pantalla de ingreso al sistema
En el campo denominado Email, deberá ingresarse el correo electrónico o el nombre de
usuario, de acuerdo a las credenciales que debieron ser entregados por el departamento de
sistemas del GAD Morona.
En el campo Password deberá ingresar la clave asignada por el departamento de sistema. Esta
clave puede ser modificada al ingresar al sistema.
Si los datos ingresados coinciden con los registrados en el sistema, se desplegará la pantalla
principal y los menús se presentarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario a los
diferentes módulos. En el caso de que los datos de usuario y clave no coincidan con los
registrados, el sistema presentará un mensaje indicando que hay un error en la información
ingresada y volverá a pedir las credenciales.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 2. Mensaje de error en la pantalla de inicio de sesión
Cambio de clave
Cada usuario puede realizar el cambio de clave ingresando con su usuario y contraseña que
fueron provistos inicialmente por el Departamento de informática del GAD Morona. Una vez
dentro del sistema es posible realizar el cambio de contraseña desde la opción Preferencias,
ubicada en el menú desplegable de usuario en la parte superior derecha de la pantalla:
Imagen 3. Menú de Usuario
Al seleccionar la opción Preferencias se desplegará la siguiente pantalla donde se puede
realizar el cambio de contraseña.
Imagen 4. Pantalla de preferencias y opción para Cambiar la contraseña
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 5. Opción de cambio de contraseña
Se debe ingresar la clave anterior, la clave nueva y la confirmación de la contraseña nueva. Una
vez que se han ingresado la información, se debe presionar el botón Cambiar contraseña, el
sistema realizará el cambio y saldrá del sistema a la pantalla de ingreso, para que el usuario
vuelva a ingresar sus credenciales con la nueva clave y reingrese al sistema.
Navegación y elementos generales
Una vez ingresado al sistema y dependiendo de los permisos que tenga el usuario se desplegará
el menú principal en la parte superior y los submenús laterales dependiendo de la opción
seleccionada.
Las diferentes secciones de la pantalla se describen a continuación:
Imagen 6. Secciones de la pantalla
Menú principal (1)
Ubicado en la parte superior de la pantalla, en fondo negro con letras grises. En este menú se
presentarán los accesos a los diferentes módulos de acuerdo a los permisos que le fueron
asignados a cada usuario. En el caso de que el espacio sea insuficiente al final de las opciones,
en el lado derecho se presentará una opción adicional con la etiqueta Más, y al hacer click en
esta opción se presentarán las opciones que por espacio de la pantalla no son visibles.
En el menú principal, también se pueden ver los siguientes elementos:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Chat.
Permite enviar mensajes instantáneos a otros miembros que estén conectados en el sistema.
Funciona de manera similar a cualquier tipo de mensajería instantánea.
Imagen 7. Sección para mensajería instantánea
Menú del usuario.
Permite acceder a un menú del Usuario donde se podrán realizar las siguientes acciones:
Imagen 8. Menú de usuario
Preferencias
Donde se pueden establecer preferencias propias del usuario, como el idioma, la zona horaria,
una firma para el correo electrónico, una imagen y desde aquí se puede realizar el cambio de
contraseña.
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Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 9. Ventana de edición de preferencias de usuario
Mi cuenta de Odoo.com
Acceso directo al ingreso de usuarios en el sitio de Odoo.com
Acerca de Odoo
Abre una ventana con información acerca de Odoo, la versión utilizada, el tipo de
licenciamiento, información de contacto, eventos relativos a Odoo y enlace a redes sociales de
Odoo. También permite activar el modo desarrollador que es útil para brindar información
técnica.
Imagen 10. Ventana Acerca de Odoo
Ayuda
Acceso directo a la sección de ayuda en el sitio de Odoo.com
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Soporte de Odoo
No utilizado
Cerrar sesión
Permite cerrar la sesión con el usuario actual.
Submenús (2)
En esta sección se presentarán las opciones de acuerdo a la selección realizada en el menú
principal. Cuenta con una barra de desplazamiento para que las opciones puedan agregarse a
la parte inferior, de tal forma que las opciones pueden crecer indefinidamente.
Adicionalmente en la parte superior de esta sección se puede apreciar el logotipo del GAD
Morona, el cual, en el caso de los usuarios regulares, permite regresar a la página principal
designada para el usuario, en el caso de usuario que tenga permisos para modificar los datos
del GAD Morona, presentará una pantalla de edición de esta información.
Área de trabajo (3)
En esta sección es donde se presentará toda la información para realizar cualquier operación o
proceso. Aquí se presentarán las pantallas para edición, creación y los listados de información.
Imagen 11. Pantalla de listados
Botones para Creación, edición y acceso para Importar información (1)
En esta sección se presentan los botones para Crear, Editar y el acceso para Importar
información en el caso de que el usuario tenga los respectivos permisos. Para tener habilitados
los botones de creación o edición el usuario debe tener privilegios de creación o edición,
respectivamente, sobre la vista actual. De no tener los respectivos permisos, lo botones no
aparecerán y en algunos casos tampoco aparecerá la información en el listado.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Cuadro de búsqueda (2)
En este cuadro, es posible realizar cualquier tipo de búsqueda, desde una simple palabra a
búsquedas en donde se incluyen varios criterios y condiciones. El cuadro de búsqueda
presenta de una manera rápida todos los criterios que se han utilizado para filtrar la
información.
Al momento de empezar a escribir, en el cuadro se desplegarán los diferentes criterios por los
cuales se puede realizar la búsqueda. Se deberá seleccionar el criterio por el cual se desea
buscar y el sistema realizará la búsqueda automáticamente y mostrar los registros que
coincidan con los criterios especificados.
Imagen 12. Cuadro de búsqueda desplegado
En los campos relacionados es posible realizar búsquedas más directas presionando el
triángulo negro ubicado al lado izquierdo del criterio. Se presentará un listado con las
coincidencias del criterio de búsqueda en el campo relacionado, lo que facilitará la selección.
Imagen 13. Opciones de búsqueda para campos relacionados
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
También es posible realizar búsquedas avanzadas, búsquedas en base a criterios predefinidos y
en algunos casos existe la opción de agrupar registros. Para ingresar a la búsqueda avanzada,
es necesario ir a la parte derecha del cuadro de búsqueda y presionar el icono en forma de
triángulo y al hacer esto se desplegarán todas las opciones.
Imagen 14. Opciones de búsqueda avanzada
En el cuadro de búsqueda avanzada es posible usar las opciones predeterminadas que se
ubican a la izquierda. Estas opciones varían de acuerdo a la pantalla en donde se encuentre el
usuario y en algunos casos puede ser que no exista ninguna opción.
A la derecha se pueden ver tres accesos:
- Guardar filtro actual: permite grabar los criterios de búsqueda actuales para ser
posteriormente utilizados. Al hacer click sobre el texto, se desplegará una ventana
solicitando la siguiente información:
Nombre del filtro: Para identificarlo claramente pudiendo ser cualquiera que
el usuario escoja
Compartir con todos los usuarios: Permite que este filtro esté disponible para
todos los usuarios que tengan acceso a la vista en donde se está creando el
filtro.
Usar por defecto: Si se marca esta opción el filtro se cargará de manera
automática al ingresar en la vista donde se está generando el filtro.
Imagen 15. Ventana Guardar filtro actual
- Búsqueda avanzada: Esta opción permite realizar búsqueda por cualquier campo que
tenga el modelo, incluso si no está visible en la pantalla. Primero se debe seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la búsqueda de todos los posibles que presenta el
sistema. Dependiente del tipo de campo se puede seleccionar un operador y en al caso
de los campos de tipo fecha se presentará un selector de fecha para facilitar el escoger
una fecha específica.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 16. Ventana de búsqueda avanzada
Campo de tipo Texto
Campo de tipo número
Campo de tipo Boolean (Si o
No)
Selector de fecha
Imagen 17. Diferentes tipos de operador de acuerdo al tipo de campo
Una vez que se ha seleccionado el campo, el operador y el valor, se debe presionar el
botón Agregar condición y el sistema permitirá seguir agregando condiciones hasta
que el usuario considere que puede obtener la información que necesita.
Imagen 18. Criterios de búsqueda avanzada
Después de agregar las condiciones se presiona el botón Aplicar y el sistema realizará
los procesos necesarios para filtrar la información de acuerdo a los criterios
seleccionados. El criterio aparecerá en el cuadro de búsqueda como una condición más
y es posible también utilizar la opción Guardar filtro actual que ya se explicó. Si se
desea eliminar la condición se presiona sobre la X a la derecha de la condición.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 19. Búsqueda Avanzada aplicada como filtro
- Añadir al tablero
El sistema maneja una funcionalidad de tablero que permiten a los usuarios crear
cuadros de mando personalizados, sin embargo, esta funcionalidad estará disponible
solo para ciertos usuarios con los permisos requeridos. Al presionar Añadir al tablero,
se deberá seleccionar el tablero al cual se va a agregar la vista con los parámetros de
búsqueda ingresados. También se debe agregar un nombre que será el que aparecerá
en el tablero. Una vez ingresados esta información, se debe presionar Agregar y
después revisar en los tableros del usuario.
Imagen 20. Añadir al tablero
Opciones de visualización (3)
Las opciones de visualización permiten cambiar el tipo de vista, entre listado, forma y en
ciertos casos mapas y gráficos estadísticos.
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Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 21. Vista tipo Lista
Imagen 22. Vista tipo formulario
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Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 23. Vista Tipo mapa
Opciones para exportar a Excel o PDF (4)
Esta opción está disponible únicamente en el modo de Lista y permite exportar los registros
que se están visualizando a PDF o Excel, de acuerdo a la selección que el usuario realice.
El resultado será un archivo exactamente igual al listado que se está visualizando en la
pantalla, es decir se respectarán los mismos filtros, el mismo número de registros que se están
visualizando ese momento, si hay alguna opción de agrupación que se esté aplicando este
momento, también será respetada.
Paginación de resultados (5)
En esta sección se visualiza el número de resultados que se están mostrando en listado y
cuantos registros existen en total. Por defecto la paginación se realiza de 80 registros, pero es
susceptible de modificación.
Imagen 24. Paginación de resultados
El primero número muestra desde que número hasta que número de registros se está
visualizando en la pantalla. Las flechas permiten ir navegando por los registros, la flecha a la
izquierda presentará la información previa a la actual y la flecha a la derecha presentará la
información siguiente.
Es posible modificar el número de registros que se visualizan en la pantalla, para esto hacemos
click sobre los números descritos anteriormente y se desplegará una lista que nos permitirá
seleccionar el número de registros que se desean visualizar. Es importante el tener en cuenta
que, si se selecciona un número ilimitado de registros y dependiendo de la información que se
visualice, podría ser que el rendimiento del servidor se vea afectado.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 25. Opciones de visualización
Área de trabajo (6)
Dependiendo de la selección del tipo de vista, en esta sección se presentarán listados,
formularios o mapas, de acuerdo a la configuración de la vista.
Listados
En el caso de los listados, las columnas vienen predefinidas y no es posible agregar o eliminar
columnas en la vista. Se pude cambiar el orden de forma ascendente o descendente de
acuerdo a las columnas, para lo cual es necesario dar click en la cabecera de la columna y el
sistema automáticamente realizará el ordenamiento del listado. Además, presentará un icono
en forma de triángulo que nos indicará si está en ordenado en forma ascendente o
descendente.
Imagen 26. Cabeceras de listado
A la derecha de cada uno de los registros existen casillas de verificación que permiten realizar
múltiples con los registros que se han seleccionado. En la parte superior, en la cabecera
también existe una casilla de verificación, la cual permite seleccionar o quitar la selección de
todos los registros que se están visualizando en el listado. Al seleccionar por lo menos un
registro, se activa un menú desplegable titulado Más, con las opciones Exportar y Borrar.
Imagen 27. Menú desplegable Más
La opción Exportar permite enviar los registros seleccionados a Excel o a un archivo Csv
(Delimitado por comas). Al seleccionar esta opción de desplegará la siguiente ventana:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 28. Ventana para exportar datos
En el campo Tipo de exportación se recomienda utilizar la opción Compatible con Importación-
Exportación y en formato se puede seleccionar entre CSV (Delimitado por comas) y Excel. A la
izquierda están los campos disponibles a exportar y que van a variar de acuerdo a la
información que se esté visualizando al momento de seleccionar la opción Exportar. Los
campos con fondo de color son obligatorios al momento de ingresar la información, los
campos con fondo blanco son opcionales. Para seleccionar un campo lo marcamos con el ratón
y presionamos Agregar, o simplemente se debe dar doble click sobre el campo que se desea. Al
hacer esto, el campo se presentará en la parte derecha como campo seleccionado para
exportar. Es posible también eliminar un campo de los seleccionados para Exportar
presionando el botón eliminar o si se quiere eliminar y dejar en blanco la lista de campos a
exportar, se debe presionar el botón Borrar todo. En esta misma ventana, es posible Guardar
lista de campos, esto permite agilitar la función de exportar información en el caso de que se
tengan que realizar tareas periódicamente y volver a utilizar únicamente la selección guardada
con anticipación.
Imagen 29. Opción de Guardar lista de campos desde Exportar
La otra opción disponible en el Menú Más es Borrar, está opción permitirá eliminar la
información. Está opción estará disponible únicamente para ciertos usuarios que cuenten con
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
los permisos necesarios. Además, es posible que no se pueda eliminar registros si es que están
siendo utilizados en algún otro lugar del sistema. En este caso el sistema presentará un
mensaje parecido al siguiente:
Imagen 30. Mensaje de Error de integridad al tratar de eliminar un registro
Formularios
Al presionar un botón Crear o Editar se desplegará un formulario con los datos necesarios de
acuerdo a la información que se está ingresando. Existen elementos comunes en todos los
formularios que son los que se describirán a continuación.
Imagen 31. Formulario para ingreso de información
Los campos con fondo de color son los campos requeridos y obligatoriamente tienen que ser
ingresados, caso contrario el sistema no permitirá que la información se grabe, presentará un
mensaje de error indicando los campos que falta por ingresar y además, marcará con un borde
rojo a los campos con problemas.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 32. Mensaje de error en formulario
Existen diferentes tipos de campo, de acuerdo a la información que se va a ingresar:
Campos de tipo texto
Estos campos son utilizados para ingresar información de tipo texto o numérica. En el caso de
los campos numéricos, el sistema validará que no se pueda introducir texto, con el fin de
garantizar la integridad de la información.
Campos de tipo fecha
Cuando se trate de un campo tipo fecha, el sistema presentara a la derecha de este campo un
icono de calendario y al presionarlo desplegará un asistente para seleccionar la fecha.
Imagen 33. Campo de tipo fecha
Lista de selección
Estos campos permiten ingresar información en base a un listado que puede ser alimentado en
algún otro lugar del sistema.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen 34. Campo de tipo listado
En este tipo de campos es posible realizar búsquedas escribiendo directamente en el campo y
el listado se actualizará automáticamente en base al criterio ingresado. También es posible
realizar búsquedas avanzadas presionando el botón Buscar más. Al presionar este botón, el
sistema desplegará una lista similar a los listados que se explicaron anteriormente donde es
posible realizar búsquedas más complejas en base a diferentes criterios.
Tablas
Existe también tablas donde se puede ingresar información. Se pueden agregar varios registros
mediante el uso de tablas. En diferentes lugares del sistema se encontrarán este tipo de tablas.
Imagen 35. Tabla para ingreso de información
Para agregar información se debe presionar Añadir elemento y se desplegará una ventana con
la información requerida. Después de ingresar y en la misma ventana, es posible seleccionar
los siguientes botones para Grabar la información.
Imagen 36. Botones para ingreso de información en tablas
- Grabar & Cerrar. Graba la información, cierra la ventana y regresa a la tabla inicial
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
- Grabar & Nuevo. Grabar la información y en lugar de regresar a la pantalla anterior se
queda en la ventana actual para volver a ingresar información. Es decir, facilita el
ingreso de información.
- Descartar. Elimina la información ingresada sin guardar nada.
Funcionalidades del módulo
El sistema permite la gestión de presupuestos, así como los diferentes procesos que se realizan
en el GAD Morona. Permite realizar certificaciones y se registra la ejecución automáticamente
en base a los diferentes movimientos que se registran en el sistema. El sistema arroja reportes
de ejecución, cédulas de ingresos y gastos. También bloquea los sobregiros para el
presupuesto de gastos para evitar inconsistencias en la ejecución presupuestaria. Permite
realizar transferencias entre partidas, así como aumentos y disminuciones.
Gestión de Partidas Presupuestarias
En esta opción se deberá registrar el catalogo presupuestaria dado por el Ministerio de
Finanzas y que es común para todos los organismos del estado. También existe la posibilidad
de utilizar niveles auxiliares, es decir que en base al catálogo presupuestario se puedan seguir
agregando auxiliares propios del GAD Morona.
Para realizar la gestión de las partidas presupuestarias es necesario ir a Presupuesto >
Configuración > Partidas presupuestarias. Al seleccionar esta opción, se desplegará un listado
de las partidas registradas en el sistema.
Imagen: Listado de partidas presupuestarias
Para ingresar una nueva partida presupuestaria, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar
esta acción se desplegará una ventana con toda la información necesaria para la creación de
un nuevo registro:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Declaración de una nueva partida presupuestaria
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre: Nombre o descripción de la partida presupuestaria
2. Código: Código de la partida presupuestaria
3. Tipo presupuesto: Se debe especificar si es de ingresos o gastos.
4. Partida padre: Partida a la cual pertenece. En el caso de los niveles superiores este
campo deberá quedar en blanco.
5. Nivel: Nivel en el que se encuentra la partida presupuestaria. El nivel 1 es en el que se
encuentran las partidas presupuestarias principales.
6. Tipo: Existen dos tipos posibles de partidas presupuestarias:
a. Vista: Para aquellas partidas que contienen auxiliares u otro tipo de partidas.
En este tipo de partidas presupuestarias no es posible registrar ninguna
transacción.
b. Regular: Aquellas partidas que se usan regularmente y sobre las que se
registran los movimientos o transacciones.
7. Cuentas: en este listado se especifica la relación con las cuentas contables
8. Detalle de partidas: En el caso de las cuentas de tipo Vista, en este listado se
visualizarán aquellas en donde se ha especificado como Partida Padre a la partida
presupuestaria que se está visualizando.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Detalle de partidas presupuestarias
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Cuando se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el sistema
regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de visualización de partidas presupuestarias
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición de partidas presupuestarias
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar. El sistema no permitirá eliminar partidas
presupuestarias que se estén usando actualmente o aquellas de tipo Vista que contengan
partidas presupuestarias.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de eliminación de partidas presupuestarias
Gestión de Orientación del gasto
En esta opción se deberá registrar el catálogo de orientación del gasto que es dado por el
Ministerio de Finanzas y que es común para todos los organismos del estado. Este catálogo
viene precargado y no será necesario realizar modificaciones en el mismo, de todas formas en
el caso de que el Ministerio de Finanzas realice un cambio o agregue más partidas
presupuestarias, el sistema tiene la opción de realizarlo.
Para realizar la gestión de la Orientación del gasto es necesario ir a Presupuesto >
Configuración > Orientación del gasto. Al seleccionar esta opción, se desplegará un listado de
registros del sistema.
Imagen: Listado de Orientación del gasto
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Para ingresar una nueva orientación del gasto, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar
esta acción se desplegará una ventana con toda la información necesaria para la creación de
un nuevo registro:
Imagen: Declaración de una nueva orientación del gasto
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Código: Código de la orientación del gasto
2. Orientación del gasto: Descripción de la orientación del gasto
3. Tipo: Similar a las partidas presupuestarias, existen dos tipos posibles de orientación
del gasto:
a. Vista: Para aquellos registros que contienen otros registros.
b. Regular: Aquellos registros que se usan regularmente y que no contienen
registros
4. Padre: Registro al cual pertenece. En el caso de los niveles superiores este campo
deberá quedar en blanco.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Cuando se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el sistema
regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de visualización de orientación del gasto
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición de orientación del gasto
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
final se puede encontrar la opción Borrar. El sistema no permitirá eliminar registros que se
estén usando actualmente o aquellas de tipo Vista que contengan información.
Imagen: Pantalla de eliminación de orientación del gasto
Gestión de Presupuestos
En esta opción se debe registrar los presupuestos que se utilizaran durante el año fiscal. Es
posible utilizar varios presupuestos durante un año, debido a que por diferentes circunstancias
es posible que existan dos presupuestos en un año, por ejemplo, en el año en que haya un
cambio de administración.
Para realizar la gestión de Presupuestos es necesario ir a Presupuesto > Presupuesto. Al
seleccionar esta opción, se desplegará un listado de registros del sistema.
Imagen: Listado de Presupuestos
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Para ingresar un nuevo presupuesto, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción
se desplegará una ventana con toda la información necesaria para la creación de un nuevo
registro:
Imagen: Declaración de un nuevo presupuesto
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Nombre: Nombre del presupuesto, por ejemplo, Gastos 2017. Es recomendable que el
año forme parte del nombre con el fin de facilitar el posterior manejo
2. Ejercicio fiscal: Seleccionar el período fiscal en el cual se realizará la ejecución
3. Código: Código asignado al presupuesto, de igual forma que el nombre es
recomendable que el código contenga el año fiscal
4. Tipo de presupuesto: Se debe especificar si el presupuesto ingresado es de Ingreso o
Gasto
5. Duración: Se debe especificar la fecha de inicio y fecha de finalización del período.
6. Líneas presupuestarias: En esta sección aparecerán detalladamente los proyectos que
se han incluido en el presupuesto. Para revisar con más detalle cómo definir proyectos
y asignar presupuestos revisar el respectivo manual.
Cuando se agregue un presupuesto, se creará en estado borrador, lo que significa que es
posible realizar cualquier tipo de cambio o modificación en el mismo, sin embargo, no es
posible utilizarlo en los módulos del sistema relacionados. Para cambiar del estado es
necesario presionar el botón Confirmar en la parte superior izquierda de la pantalla:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Botón de confirmación de presupuesto
Cuando un presupuesto ya se encuentre confirmado, es posible volver a estado borrador,
siempre que el usuario tenga los permisos adecuados. Así también, es posible Aprobar la
ejecución del presupuesto. Los botones necesarios para esto se encuentran en la misma
sección anterior:
Imagen: Botones para aprobación y regreso a borrador
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Cuando se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el sistema
regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de visualización de presupuestos
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. La edición es posible solo en los presupuestos que se encuentren
en estado borrador, en cualquier otro caso ya no es posible realizar ningún tipo de
modificación. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro nuevo. Si
presionamos el botón Editar, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición de presupuestos
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Es posible realizar la eliminación de un registro siempre y cuando no esté siendo usado en
ningún otro módulo del sistema. Para eliminar el registro, desde el listado se selecciona la o las
casillas de verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema
presentará un menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con
varias opciones, al final se puede encontrar la opción Borrar.
Imagen: Pantalla de eliminación de presupuestos
Proforma presupuestaria
Para el ingreso de la proforma presupuestaria, es necesario continuar con la gestión de
proyectos, ya que todo el presupuesto es ingresado en base a proyectos y actividades. Para
revisar lo referente a proyectos se deberá revisar el respectivo manual.
En el módulo de proyectos se deberán registrar todos los proyectos que se conformarán el
presupuesto, junto con sus respectivas actividades, partidas presupuestarias y asignación
inicial. Una vez que se cuente con toda esta información, es posible revisar el estado inicial,
ejecución y dar seguimiento al presupuesto.
Consulta de presupuesto
Para realizar la consulta de un presupuesto es necesario ir a la opción Presupuesto >
Presupuestos > Consulta de presupuestos. En esta opción se desplegará una ventana con el fin
de seleccionar el presupuesto que deseamos consultar
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de consulta de presupuesto
Se deberá seleccionar el presupuesto para la consulta y presionar el botón Consultar, al hacer
esto el sistema arrojará la información de dicho presupuesto:
Imagen: Pantalla de consulta de presupuesto
En esta pantalla y con el fin de facilitar el manejo de la información, se puede trabajar con el
cuadro de búsqueda de la parte superior derecha. Al empezar a digitar se desplegarán las
opciones por las cuales se puede realizar la búsqueda. En este caso y como se puede apreciar
en la imagen, es posible realizar la búsqueda por Área, Programa, Proyecto, Actividad, Posición
presupuestaria o por descripción.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Búsqueda de información de presupuesto
Es posible apreciar que a la izquierda de algunas opciones aparece un triángulo negro, si
hacemos click en ese triángulo, el sistema presentara las coincidencias que se encontraron
para el criterio de búsqueda que estamos ingresando, de las cuales es posible seleccionarlas
directamente haciendo click sobre ellas.
Imagen: Búsqueda de información de presupuesto, visualización de
coincidencias
Adicionalmente es posible también realizar agrupaciones en base a criterios predefinidos. Para
realizar esto es necesario presionar el triángulo ubicado a la derecha en el cuadro de
búsqueda, con lo cual se desplegarán las opciones que el sistema tiene configuradas. Como se
puede apreciar es posible realizar agrupaciones por Proyecto, Actividad, Partida
presupuestaria y Relación entre gastos e ingresos
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Opciones de agrupación en consulta de presupuesto
Al presionar cualquiera de las opciones disponibles, el sistema automáticamente agrupará la
información en base al criterio seleccionado, así también es posible realizar agrupaciones en
varios niveles, el sistema detecta el orden y va realizando las agrupaciones de acuerdo al orden
en el que fueron seleccionadas. El sistema realizará los subtotales necesarios que, en este
caso, es posible revisarlos desplazándose hacia la derecha.
Imagen: Información agrupada en consulta de presupuesto
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Información agrupada y con subtotales en consulta de presupuesto
Es posible revisar el detalle de las agrupaciones haciendo click en el triángulo derecho de cada
línea de agrupación, al hacer esto se desplegará los registros individuales.
Imagen: Detalle de información agrupada en consulta de presupuesto
Adicionalmente es posible exportar a cualquier PDF o Excel la pantalla que se está visualizando
en ese momento. Para esto hacemos click en la respectiva opción en la parte superior derecha
de la pantalla.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Opciones de exportación
Cédula presupuestaria
Para revisar las cédulas presupuestarias es necesario ir a la opción Presupuestos >
Presupuestos > Cédulas presupuestarias. Al hacer esto el sistema presentará la siguiente
pantalla para los respectivos filtros:
Imagen: Opciones de filtrado para cédulas presupuestarias
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Fecha de corte: Fecha de corte de la cédula presupuestaria
2. Tipo de presupuesto: Seleccionar si es de Ingreso o Gasto
3. Presupuesto: Seleccionar el presupuesto
4. Mostrar por niveles: Especifica si la cédula presupuestaria presentará todos los niveles
Una vez seleccionadas las opciones requeridas se debe presionar el botón Imprimir para que el
sistema genere el reporte en formato PDF.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Cédula presupuestaria de Gastos
Imagen: Cédula presupuestaria de Ingresos
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Estado de ejecución presupuestaria.
Es posible también, revisar el estado de la ejecución presupuestaria para lo cual es necesario ir
a la opción Presupuestos > Presupuestos > Estado Ejec. Prespuestaria. Al hacer esto el sistema
presentará la siguiente pantalla para los respectivos filtros:
Imagen: Opciones de filtrado para ejecución presupuestaria
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Fecha de corte: Fecha de corte del estado de la ejecución presupuestaria
2. Tipo de presupuesto: Seleccionar si es de Ingreso o Gasto
3. Presupuesto: Seleccionar el presupuesto
Una vez seleccionadas las opciones requeridas se debe presionar el botón Imprimir para que el
sistema genere el reporte en formato PDF.
Imagen: Estado de ejecución presupuestaria
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Documentos presupuesto
En esta opción es posible crear certificaciones y revisar cómo se va ejecutando el presupuesto
en base a estos documentos generados.
Para ingresar en esta opción es necesario ir a Presupuesto > Documentos > Documentos
presupuesto. Al seleccionar esta opción, se desplegará un listado de los documentos
registrados en el sistema.
Imagen: Listado de documentos presupuestarios
Para crear un nuevo documento, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar esta acción se
desplegará una ventana con toda la información necesaria para la creación de un nuevo
registro:
Imagen: Creación de un nuevo documento presupuestario
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Un documento puede pasar por diferentes estados, los cuales son los siguientes:
1. Borrador: Es un estado en el cual se puede realizar cualquier tipo de modificación sin
afectar a ningún otro módulo del sistema
2. Certificado: Cuando el documento ya está certificado y tiene afectación sobre otros
módulos
3. Comprometido: Cuando ya está asignado el valor exacto y un proveedor
4. Cancelado: Cuando por cualquier causa el documento fue anulado.
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Descripción: Describir el uso que se le va a dar, por ejemplo: Adquisición de un nuevo
vehículo.
2. Solicitado por: Se debe seleccionar quien es la persona que solicita la certificación
3. Fecha: Fecha en la que se realiza la certificación
4. Líneas de presupuesto: Aquí se debe especificar el o los presupuestos para los cuales
se está realizando la certificación. Es necesario ingresar la siguiente información:
a. Proyecto: Seleccionar el proyecto
b. Actividad: Seleccionar la actividad del proyecto
c. Partida: Seleccionar la partida sobre la cual se va a realizar la certificación. En
el listado para seleccionar aparece también el valor disponible.
d. Descripción: Descripción o concepto de la certificación
e. Valor certificado: Valor a certificar
Imagen: Detalle de partidas presupuestarias
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completado el ingreso de información se debe presionar el botón rojo
Guardar para finalizar la operación. Si por alguna razón no se desea grabar los cambios
realizados, se deberé presionar Descartar.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Después de completar exitosamente la operación o descartar la información, el sistema
regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Después de agregar un registro, el sistema lo creará en estado borrador, lo que significa que se
puede realizar cualquier modificación ya que el documento no afecta a otros módulos ni en
cálculos o procesos similares.
Cuando estemos seguros del contenido del documento se puede realizar el cambio de estado,
el primer estado es certificado. Para esto debemos presionar el botón que dice Certificado,
ubicado en la parte superior izquierda del área de trabajo.
Imagen: Botón para certificar un documento
Una vez que el documento ha sido certificado, el valor ingresado en el documento ya afectará
al saldo de la respectiva partida, es decir que el valor que se registró en el documento
disminuirá el valor disponible de la partida. Esto se puede verificar en los reportes de ejecución
presupuestaria explicados antes en este manual. También se puede verificar en la pantalla de
proyectos, en la sección de actividades, donde claramente se puede revisar el valor certificado.
Imagen: Pantalla de proyectos para revisión de valores
El estar el documento en estado certificado, también es posible imprimir la certificación
directamente desde el sistema, para lo cual hacemos click en Print y seleccionados
Certificación presupuestaria.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Opciones de impresión de Certificación presupuestaria
Imagen: Formato de impresión de Certificación presupuestaria
Luego de certificar el documento, el siguiente estado es Comprometido, para lo cual debemos
hacer click en el botón que dice Compromiso ubicado en la parte superior izquierda.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de visualización de documento presupuestario
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. Si se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro
nuevo. Si presionamos el botón Editar, el sistema presentará una pantalla en la cual se
presentará la información de acuerdo al estado del documento. Si el estado del documento es
Borrador, se puede editar toda la información, en caso de que el estado sea Certificado
únicamente no permitirá modificar el proveedor, la fecha de compromiso y el valor en cada
partida presupuestaria
Imagen: Pantalla de edición de documentos presupuestarios
En el caso del valor de cada partida, se podrá ingresar un valor inferior o igual al valor que se
certificó, no es posible ingresar un valor mayor.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de edición de partidas presupuestarias de un documento
Una vez finalizados la edición de información, es posible grabar los cambios presionando el
botón Guardar o si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera
de las dos formas el sistema volverá al listado inicial.
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar. El sistema no permitirá eliminar documentos
presupuestarios que ya estén relacionados con otros módulos, lo que se puede hacer en este
caso es cancelar el documento y con esto el sistema ya no tomará en cuenta a dicho
documento.
Detalle de Documentos Presupuestarios
Esta sección permite buscar a detalle las partidas presupuestarias utilizadas en los diferentes
documentos presupuestarios registrados en el sistema, en base a filtros y agrupaciones que se
pueden realizar desde el sistema.
Esta opción está ubicada en Presupuesto > Documentos > Detalle Documentos
Presupuestarios. Al hacer click en esta opción, se desplegará la siguiente pantalla.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de detalle de documentos presupuestarios
Con el fin de realizar búsquedas y agrupaciones se pueden utilizar las opciones de manera
similar a como se hizo en la Consulta de Presupuesto explicado en este manual anteriormente.
Gestión de Reformas al presupuesto
En esta opción se deberá registrar todas las reformas presupuestarias que se realicen en la
institución. Se pueden realizar aumentos, disminuciones o traspasos.
Para realizar la gestión de las reformas presupuestarias es necesario ir a Presupuesto >
Documentos > Reformas presupuesto. Al seleccionar esta opción, se desplegará un listado de
las reformas registradas en el sistema.
Imagen: Listado de reformas presupuestarias
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Para ingresar una nueva reforma presupuestaria, presionamos el botón rojo Crear. Al realizar
esta acción se desplegará una ventana con toda la información necesaria para la creación de
un nuevo registro:
Imagen: Declaración de una nueva reforma presupuestaria
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Tipo de reforma: Se debe especificar si es Traspaso, Suplemento de crédito o
disminución.
2. Fecha: La fecha en la que se aplicará la reforma
3. Descripción: Descripción de la reforma, pueden ir cualquier tipo de informacion
4. Líneas de detalle: En esta sección se deberán ingresar todas las partidas
presupuestarias en las que se van a realizar las modificaciones. En el caso de Traspaso
se presentará la siguiente pantalla:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Detalle de Traspaso de partidas presupuestarias
En el caso de Ampliaciones o suplementos de crédito se presentará la siguiente
pantalla:
Imagen: Detalle de Ampliación o disminución de partidas presupuestarias
Lo que se deberá ingresar dependiendo de la selección es lo siguiente:
a. Descripción: Descripción detallada de la reforma presupuestaria
b. Valor: Valor de la reforma
c. Proyecto origen: Proyecto sobre el cual se realizará la reforma. En el caso de
transferencias se deberá seleccionar el proyecto de donde se realizará la
disminución
d. Actividad origen: Actividad sobre la cual se realizará la reforma. En el caso de
transferencias se deberá seleccionar la actividad de donde se realizará la
disminución
e. Partida origen: Partida presupuestaria sobre la cual se realizará la reforma. En
el caso de transferencias se deberá seleccionar la partida presupuestaria de
donde se realizará la disminución
f. Proyecto destino: En el caso de transferencias se deberá seleccionar el
proyecto de donde se realizará el aumento. Disponible únicamente en
transferencias.
g. Actividad destino: En el caso de transferencias se deberá seleccionar la
actividad de donde se realizará el aumento. Disponible únicamente en
transferencias.
h. Partida origen: En el caso de transferencias se deberá seleccionar la partida
presupuestaria de donde se realizará el aumento. Disponible únicamente en
transferencias.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Al momento de presionar el botón Procesar, se registrará la trasferencia y afectará a todos los
módulos relacionados. Así también ya no será posible realizar ninguna modificación en los
datos ingresados a menos que se regrese a estado borrador, lo cual se podrá realizar
únicamente con los permisos respectivos.
Todos los campos que tiene de fondo el color azul son datos obligatorios, es decir que el
sistema no permitirá que se realice la grabación de la información exitosamente a menos que
se ingrese información en cada uno de estos campos.
Una vez que se ha completo el ingreso de información se debe presionar el botón rojo Guardar
para completar la operación. Si por alguna razón no se desea completar la información, se
deberé presionar Descartar.
Al registrar en el sistema la reforma, la misma, inicialmente se creará en estado borrador, es
decir todavía no tendrá ningún efecto y es susceptible de cualquier modificación. Es necesario
poner a la reforma en estado Realizado, para lo cual se debe presionar el botón colocado en la
parte superior izquierda Procesado.
Imagen: Botón para Procesar y Cancelar una reforma presupuestaria
Cuando se ha completado exitosamente la operación o se ha descartado la misma, el sistema
regresará al listado inicial donde aparecerán todos los registros.
Para modificar un registro existente, desde el listado se deberá seleccionar el registro que se
desea modificar y dar un clic en el mismo, tras lo cual aparecerá la siguiente pantalla de
visualización:
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de visualización de reformas presupuestarias
Una vez en esta pantalla es posible seleccionar el botón Editar que nos abrirá la pantalla para
editar la información actual. En el caso de que la reforma este en estado borrador será posible
realizar modificaciones, en cualquier otro caso ya no será posible modificar la información. Si
se presiona el botón Crear nos permitirá agregar un registro nuevo. Si presionamos el botón
Editar, y la reforma está en estado Borrador, el sistema presentará la siguiente pantalla:
Imagen: Pantalla de edición de reformas presupuestarias
Una vez finalizados los cambios, es posible grabar los cambios presionando el botón Guardar o
si el usuario lo desea también es posible Descartar los cambios. De cualquiera de las dos
formas el sistema volverá al listado inicial.
También es posible realizar la impresión de la reforma, para esto es necesario abrir la reforma
y desplegar el menú Print, o desde el listado seleccionar en las casillas de verificación
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
localizadas en la izquierda de cada registro, con lo cual aparecerá la opción Reforma
presupuestaria.
Imagen: Opción de impresión de Reforma Presupuestaria
Imagen: Formato de impresión de Reforma Presupuestaria
Para realizar la eliminación de un registro, desde el listado se selecciona la o las casillas de
verificación ubicadas al lado izquierdo de cada registro, tras lo cual el sistema presentará un
menú desplegable con la etiqueta Más en la parte superior del listado, con varias opciones, al
final se puede encontrar la opción Borrar. El sistema no permitirá eliminar reformas
presupuestarias que se estén usando actualmente en cualquier otro módulo.
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
Imagen: Pantalla de eliminación de reformas presupuestarias
Archivos E-SIGEF
Desde esta opción es posible generar los archivos para el Ministerio de Finanzas y que deben
enviarse periódicamente.
La opción está ubicada en Presupuesto > E-Sigef > Archivos E-Sigef. Al hacer click en esta
opción, el sistema presentará la siguiente información:
Imagen: Pantalla generación de Achivos E-Sigef
Los datos que se deberán ingresar son:
1. Tipo de Documento: Existen 5 tipos de documentos que se deben generar y enviar
periódicamente al Ministerio de Finanzas y son:
a. Apertura Inicial
b. Balance de comprobación
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Documento: MU-001
Manual de usuario del módulo de Presupuesto
c. Transferencias
d. Presupuesto inicial
e. Cédula de ingresos y gastos
2. Ejercicio fiscal: El ejercicio fiscal para el cual se generará la información
3. Periodo: Disponible únicamente cuando se trata de Balance de comprobación,
Transferencias y Cédula de ingresos y gastos
4. Archivo: Luego de presionar el botón generar, el sistema colocará aquí el enlace para
descargar el archivo.
Imagen: Archivo generado para E-Sigef
